CHUYÊN VIÊN HÀNH CHÍNH

Tiếp nhận, phân loại, đăng ký công văn đến.

Trình lãnh đạo xử lý và chuyển giao văn bản đến các bộ phận liên quan.

Soạn thảo, phát hành và theo dõi công văn, thông báo, quyết định theo quy định.

Quản lý số, ngày ban hành và lưu trữ văn bản.

• Quản lý hồ sơ, tài liệu

Sắp xếp, phân loại và lưu trữ hồ sơ theo quy định.

Cập nhật danh mục hồ sơ lưu trữ.

Bảo quản hồ sơ, tài liệu; thực hiện bàn giao, tiêu hủy hồ sơ khi đến thời hạn theo quy định.

Cung cấp hồ sơ khi có yêu cầu được phê duyệt.

• Quản lý con dấu (nếu được giao)

Quản lý và sử dụng con dấu đúng quy định.

Đóng dấu các văn bản sau khi được ký duyệt.

Theo dõi việc sử dụng con dấu và đảm bảo an toàn.

• Quản lý thư tín

Tiếp nhận, gửi và theo dõi thư, bưu phẩm, chuyển phát nhanh.

Phối hợp với các đơn vị chuyển phát để đảm bảo thư từ được giao nhận đầy đủ.

• Công tác hành chính

Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp.

Photo, scan, in ấn và sao lưu tài liệu.

Hỗ trợ các công việc hành chính khác theo phân công.

• Quản lý tài sản, trang thiết bị

Theo dõi, quản lý tài sản, trang thiết bị, công cụ dụng cụ của công ty.

Cập nhật sổ theo dõi, danh mục tài sản; ghi nhận việc cấp phát, điều chuyển, thu hồi tài sản.

Phối hợp thực hiện kiểm kê tài sản định kỳ hoặc đột xuất; đối chiếu số liệu và lập biên bản kiểm kê.

Theo dõi tình trạng sử dụng của tài sản; đề xuất sửa chữa, bảo dưỡng hoặc thay thế khi cần thiết.

Thực hiện thủ tục bàn giao tài sản cho nhân viên mới và thu hồi tài sản khi nhân viên nghỉ việc hoặc điều chuyển công tác.

Phối hợp với bộ phận kế toán trong công tác quản lý tài sản cố định và công cụ dụng cụ theo quy định của công ty.

• Quản lý và thanh toán chi phí hành chính

Theo dõi, tổng hợp và thực hiện thủ tục thanh toán các chi phí hành chính của công ty theo quy định.

Thực hiện thanh toán các chi phí định kỳ như: tiền điện, nước, internet, điện thoại, chuyển phát, thuê văn phòng và các chi phí hành chính khác.

Kiểm tra hóa đơn, chứng từ trước khi lập hồ sơ thanh toán; đảm bảo tính đầy đủ, hợp lệ và đúng thời hạn.

Phối hợp với bộ phận Kế toán trong việc hoàn thiện hồ sơ thanh toán và đối chiếu công nợ với nhà cung cấp.

Theo dõi thời hạn thanh toán, tránh phát sinh nợ quá hạn hoặc gián đoạn dịch vụ.

Lưu trữ hồ sơ, hóa đơn, chứng từ thanh toán theo quy định.

• Quản lý và cấp phát đồng phục, bảo hộ lao động

Lập kế hoạch và đề xuất mua sắm đồng phục, trang bị bảo hộ lao động theo nhu cầu của các bộ phận.

Tiếp nhận, kiểm tra số lượng và chất lượng đồng phục, bảo hộ lao động từ nhà cung cấp.

Thực hiện cấp phát đồng phục, bảo hộ lao động cho người lao động theo quy định của công ty.

Theo dõi việc cấp phát, thu hồi và lưu trữ hồ sơ, biên bản bàn giao đồng phục, bảo hộ lao động.

Phối hợp với các bộ phận kiểm tra việc sử dụng đồng phục, bảo hộ lao động theo quy định về an toàn lao động.

Theo dõi tồn kho, đề xuất bổ sung hoặc thay thế đồng phục, bảo hộ lao động khi cần thiết.

Thực hiện kiểm kê định kỳ và đối chiếu số liệu với bộ phận liên quan.

• Mức lương cạnh tranh.
• Đánh giá và điều chỉnh lương định kỳ.
• Thưởng theo kết quả công việc và hiệu quả kinh doanh của công ty.
• Được hưởng đầy đủ các chế độ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của pháp luật.
• Môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp và thân thiện.
• Cơ hội phát triển và thăng tiến trong công việc.
• Các phúc lợi khác theo quy định của công ty (du lịch, team building, sinh nhật…).

• Tốt nghiệp đại học trở lên chuyên ngành Quản trị nhân lực, Luật, Quản trị kinh doanh hoặc chuyên ngành liên quan.
• Có tối thiểu 03–05 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Hành chính – Nhân sự, trong đó có ít nhất 01–02 năm ở vị trí quản lý hoặc tương đương.
• Am hiểu pháp luật về lao động, BHXH, BHYT, BHTN, thuế thu nhập cá nhân (TNCN), an toàn vệ sinh lao động (ATVSLĐ), an toàn thực phẩm (ATTP) (nếu áp dụng), phòng cháy và chữa cháy (PCCC) và các quy định pháp luật có liên quan.
• Có kỹ năng quản lý, điều phối công việc, giao tiếp, đàm phán, giải quyết vấn đề và xử lý tình huống.
• Thành thạo tin học văn phòng và ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm sử dụng phần mềm quản trị nhân sự (HRM/ERP).
• Trung thực, trách nhiệm, bảo mật thông tin và có tinh thần hợp tác.

Điện thoại: 0365788292 và 078 336 2878