Trưởng bộ phận lễ tân

1. Quản lý hoạt động của bộ phận Lễ tân

Giám sát hoạt động hằng ngày của bộ phận Lễ tân, đảm bảo quy trình làm việc được thực hiện đúng tiêu chuẩn và hiệu quả.

Phân công ca làm việc, bố trí nhân sự phù hợp với tình hình hoạt động của khách sạn.

Giám sát và hỗ trợ nhân viên trong quá trình thực hiện các thủ tục check-in, check-out, đặt phòng, thu ngân và chăm sóc khách hàng.

Đảm bảo khu vực lễ tân luôn sạch sẽ, gọn gàng, chuyên nghiệp và sẵn sàng phục vụ khách.

2. Chăm sóc khách hàng và xử lý khiếu nại

Đảm bảo khách hàng được phục vụ nhanh chóng, lịch sự và chuyên nghiệp trong suốt quá trình lưu trú.

Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu, phản ánh và khiếu nại của khách theo đúng quy trình, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.

Giải quyết các tình huống phát sinh vượt quá thẩm quyền của nhân viên lễ tân và báo cáo kịp thời cho Quản lý Khách sạn khi cần thiết.

Theo dõi phản hồi của khách hàng, phối hợp với các bộ phận liên quan để cải thiện chất lượng dịch vụ.

3. Quản lý và đào tạo nhân viên

Hướng dẫn, đào tạo nhân viên lễ tân mới về quy trình làm việc, tiêu chuẩn phục vụ và sử dụng hệ thống quản lý khách sạn (PMS).

Tổ chức họp đầu ca để phổ biến các thông tin quan trọng như khách VIP, khách đoàn, tình trạng phòng và các lưu ý trong ca làm việc.

Giám sát tác phong, đồng phục, thái độ phục vụ, kỷ luật và hiệu quả làm việc của nhân viên.

Đánh giá hiệu suất làm việc, đề xuất khen thưởng, đào tạo hoặc cải thiện năng lực cho nhân viên.

4. Quản lý đặt phòng và doanh thu

Theo dõi tình trạng phòng, danh sách khách đến, khách đi, khách VIP và các đặt phòng đặc biệt.

Phối hợp với bộ phận Đặt phòng (Reservations), OTA và Buồng phòng để đảm bảo thông tin phòng luôn chính xác.

Giám sát việc áp dụng giá phòng, chương trình khuyến mãi và hỗ trợ nhân viên thực hiện bán nâng hạng phòng (Upselling) nhằm tăng doanh thu.

Kiểm tra tính chính xác của các giao dịch thanh toán, tiền mặt, thẻ tín dụng, tiền đặt cọc và các khoản công nợ phát sinh.

5. Báo cáo và quản lý hồ sơ

Lập và kiểm tra các báo cáo hằng ngày của bộ phận Lễ tân như:

Báo cáo công suất phòng.

Báo cáo khách đến/khách đi.

Báo cáo doanh thu.

Báo cáo khách hủy phòng, khách không đến (No-show).

Báo cáo sự cố và phản ánh của khách.

Kiểm tra việc bàn giao ca và lưu trữ đầy đủ các hồ sơ, chứng từ của bộ phận.

Hỗ trợ Quản lý Khách sạn lập báo cáo định kỳ và đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ.

6. Phối hợp với các bộ phận

Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận Buồng phòng, Đặt phòng, Kế toán, Kỹ thuật, An ninh và Kinh doanh để đảm bảo hoạt động của khách sạn diễn ra thông suốt.

Theo dõi tiến độ chuẩn bị phòng, xử lý các yêu cầu đặc biệt của khách và phối hợp giải quyết các tình huống khẩn cấp.

Hỗ trợ công tác đón tiếp khách VIP, khách đoàn và các sự kiện của khách sạn.

Thu nhập cạnh tranh, thưởng theo hiệu quả công việc.

Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của pháp luật.

Được đào tạo nghiệp vụ và có cơ hội thăng tiến.

Nghỉ phép, nghỉ lễ, Tết và các chế độ khác theo quy định của Công ty và pháp luật lao động.

Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên, ưu tiên các chuyên ngành Quản trị Khách sạn, Quản trị Du lịch hoặc các ngành liên quan.

Có tối thiểu 02 năm kinh nghiệm làm việc tại bộ phận Lễ tân hoặc Dịch vụ khách hàng trong ngành khách sạn, trong đó có ít nhất 01 năm kinh nghiệm ở vị trí giám sát hoặc quản lý nhóm (Giám sát Lễ tân/Trưởng nhóm Lễ tân).

Ưu tiên ứng viên đã có kinh nghiệm làm việc tại các chuỗi khách sạn.

2. Kỹ năng ngôn ngữ (Đặc biệt quan trọng đối với khách sạn có vốn đầu tư Trung Quốc)

Thành thạo tiếng Việt: Bắt buộc để quản lý nhân viên địa phương, phối hợp với các nhà cung cấp trong nước và xử lý các thủ tục theo quy định tại Việt Nam (ví dụ: đăng ký tạm trú cho khách nước ngoài).

Có khả năng giao tiếp tiếng Anh trong công việc là một lợi thế.

Biết tiếng Trung là một lợi thế.

3. Kỹ năng chuyên môn

Thành thạo sử dụng hệ thống quản lý khách sạn (PMS) hoặc các phần mềm tương đương; có khả năng quản lý tình trạng phòng, kiểm tra đặt phòng và lập các báo cáo vận hành.

Hiểu rõ quy trình thu ngân và quản lý tài chính tại quầy lễ tân; có khả năng kiểm tra, đối chiếu doanh thu và phát hiện các rủi ro liên quan đến tài chính.

Nắm vững quy định và quy trình đăng ký tạm trú cho khách nước ngoài theo quy định của pháp luật Việt Nam.

4. Năng lực quản lý

Có khả năng lập lịch làm việc, phân công ca trực, giám sát hoạt động hằng ngày của bộ phận lễ tân.

Có khả năng đào tạo nhân viên mới, hướng dẫn nghiệp vụ và đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên.

Có kỹ năng xử lý tình huống và ra quyết định trong các trường hợp phát sinh như: khiếu nại của khách, tình trạng overbooking (đặt phòng vượt công suất), sự cố hệ thống, khách say xỉn hoặc các tình huống khẩn cấp khác.

5. Phẩm chất cá nhân

Tác phong chuyên nghiệp, ngoại hình gọn gàng, thái độ thân thiện và nhiệt tình.

Có khả năng làm việc dưới áp lực cao; sẵn sàng làm việc theo ca, bao gồm ca đêm và các ngày lễ, Tết.

Độ tuổi ưu tiên: Từ 25 đến 40 tuổi.

Liên hệ qua zalo sẽ được tiếp nhận xử lý nhanh hơn zalo: 0332684783