Team Leader - A/R

• Administration

Giám sát và đảm bảo tất cả hồ sơ, chứng từ liên quan đến công nợ phải thu, hợp đồng khách hàng, hợp đồng thuê văn phòng, booking nhóm và các phụ lục được lưu trữ đầy đủ, chính xác và dễ dàng tra cứu.

Supervise and ensure all Accounts Receivable documentation, including sales contracts, office rental agreements, group bookings and amendments, are properly maintained and filed for reference.

Đảm bảo hồ sơ “Open Accounts” được cập nhật đầy đủ, chính xác và duy trì theo thứ tự nhằm phục vụ công tác theo dõi công nợ.

Ensure the Accounts Receivable Open Accounts file is maintained accurately and updated regularly for effective receivable management.

• Customer Service

Hướng dẫn và hỗ trợ đội ngũ A/R cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, kịp thời và hiệu quả cho khách hàng nội bộ và bên ngoài.

Lead and support the A/R team in delivering professional, timely and efficient service to internal and external customers.

Giám sát việc xử lý các yêu cầu, thắc mắc và khiếu nại liên quan đến công nợ; đảm bảo các vấn đề được giải quyết nhanh chóng hoặc được chuyển cấp phù hợp khi cần thiết.

Oversee the handling of billing and receivable-related inquiries and complaints, ensuring prompt resolution or escalation when necessary.

Xây dựng và duy trì mối quan hệ tích cực với khách hàng, đối tác kinh doanh và các phòng ban trong khách sạn.

Build and maintain positive relationships with customers, business partners and internal departments.

• Financial

Hỗ trợ Credit Manager trong việc quản lý các hoạt động công nợ phải thu, đảm bảo tuân thủ chính sách tín dụng và mục tiêu kiểm soát dòng tiền của khách sạn.

Support the Credit Manager in managing Accounts Receivable activities and ensuring compliance with the hotel’s credit policies and cash flow objectives.

Giám sát việc xử lý hóa đơn, bút toán điều chỉnh, thanh toán, bù trừ công nợ và các giao dịch City Ledger nhằm đảm bảo tính chính xác và kịp thời.

Supervise the processing of invoices, adjustments, settlements and City Ledger transactions to ensure accuracy and timeliness.

Kiểm tra và đảm bảo tất cả các khoản doanh thu chuyển vào City Ledger được đối chiếu chính xác với tài khoản kiểm soát.

Ensure all transfers to City Ledger are properly reconciled with the relevant control accounts.

Rà soát và xác nhận tính chính xác của các khoản ghi nợ, ghi có và công nợ phát sinh trên từng tài khoản khách hàng.

Review and validate all charges, credits and outstanding balances on individual customer accounts.

Giám sát việc phát hành hóa đơn, gửi sao kê, thư nhắc nợ và theo dõi thu hồi công nợ theo đúng thời hạn.

Oversee invoice issuance, statement distribution, collection notices and follow-up actions in accordance with established timelines.

Theo dõi báo cáo tuổi nợ (Aging Report), phân tích các khoản công nợ quá hạn và đề xuất biện pháp thu hồi hiệu quả.

Monitor aging reports, analyze overdue balances and recommend effective collection actions.

Đảm bảo các khoản thanh toán được hạch toán đúng thời hạn, chính xác và phản ánh đúng tuổi nợ.

Ensure payments are posted accurately and timely, with correct aging allocation.

Kiểm soát việc xử lý séc bị từ chối, các khoản tín dụng chưa phân bổ và chênh lệch thanh toán nhằm giảm thiểu công nợ tồn đọng.

Oversee the management of returned cheques, unapplied credits and payment discrepancies to minimize outstanding balances.

Thực hiện hoặc rà soát việc đối chiếu công nợ phải thu với sổ cái tổng hợp (General Ledger) và các tài khoản kiểm soát hàng tháng.

Perform or review monthly reconciliations between Accounts Receivable sub-ledgers and General Ledger control accounts.

Giám sát và đối chiếu các khoản tiền đặt cọc của khách hàng nhằm đảm bảo số dư khớp đúng với sổ sách kế toán cuối tháng.

Monitor and reconcile advance deposits to ensure balances agree with the General Ledger at month-end.

Phối hợp với Sales, Front Office, Revenue, Events và các bộ phận liên quan nhằm giải quyết các vấn đề phát sinh về hóa đơn, thanh toán và công nợ.

Coordinate with Sales, Front Office, Revenue, Events and other departments on billing, payment and receivable matters.

Đảm bảo việc lập hóa đơn cho các đại lý du lịch, công ty và đoàn khách được thực hiện đúng theo hợp đồng và điều khoản đã ký kết.

Ensure travel agent, corporate and group billings are processed accurately in accordance with contractual agreements.

Rà soát và hỗ trợ thanh toán hoa hồng đại lý du lịch dựa trên các báo cáo đã được xác minh.

Review and support the processing of travel agent commission payments based on verified reports.

Đề xuất các sáng kiến cải tiến quy trình, áp dụng công nghệ và tối ưu hóa hiệu quả làm việc nhằm nâng cao năng suất của bộ phận.

Recommend process improvements, technology adoption and workflow enhancements to improve departmental productivity.

Đảm bảo tuân thủ các quy định của khách sạn, tập đoàn, chuẩn mực kế toán và các yêu cầu pháp lý liên quan đến quản lý công nợ và báo cáo tài chính.

Ensure compliance with hotel policies, company standards, accounting requirements and applicable legal regulations related to receivables management.

Team Leadership & Personnel

Phân công, hướng dẫn và giám sát công việc hàng ngày của nhân viên Accounts Receivable nhằm đảm bảo khối lượng công việc được hoàn thành đúng hạn và đạt chất lượng yêu cầu.

Assign, coach and supervise the daily activities of Accounts Receivable team members to ensure accuracy, efficiency and timely completion of tasks.

Đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ và hỗ trợ phát triển năng lực chuyên môn cho nhân viên trong nhóm.

Provide training, coaching and development opportunities to strengthen team capability and performance.

Đánh giá hiệu quả làm việc, theo dõi KPI và đề xuất các biện pháp cải thiện hiệu suất của đội ngũ.

Monitor team performance, track KPIs and recommend actions to improve overall effectiveness.

Thúc đẩy văn hóa làm việc tích cực, hợp tác và phù hợp với Giá trị cốt lõi cùng Văn hóa của Hyatt.

Promote a positive, collaborative work environment aligned with Hyatt’s Values and Culture Characteristics.

Other Duties

Duy trì tác phong chuyên nghiệp, tiêu chuẩn hình ảnh cá nhân và đạo đức nghề nghiệp trong mọi thời điểm.

Maintain professional conduct, grooming standards and ethical behavior at all times.

Tuân thủ đầy đủ các chính sách, quy định và quy trình của khách sạn liên quan đến phòng cháy chữa cháy, vệ sinh, sức khỏe và an toàn lao động.

Comply with all hotel policies, procedures and regulations related to fire safety, hygiene, health and workplace safety.

Tham gia đầy đủ các chương trình đào tạo bắt buộc và các hoạt động phát triển năng lực do khách sạn tổ chức.

Participate in required training programs and professional development activities organized by the hotel.

Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Credit Manager, Assistant Director of Finance hoặc Director of Finance.

Perform any other duties and responsibilities assigned by the Credit Manager, Assistant Director of Finance or Director of Finance.

• Attractive salary/ Mức lương hấp dẫn
• Pre-opening allowace/ Phụ cấp cho giai đoạn tiền mở cửa
• Relocation allowance/ Hỗ trợ chi phí trợ cấp đi lại khi nhận việc
• Annual home leave allowance/ Hỗ trợ chi phí trợ cấp thăm nhà hàng năm
• Quarterly rest and relaxation allowance/ Trợ cấp nghỉ dưỡng
• Service charge allowance during pre-opening/ Hỗ trợ phụ cấp phí phục vụ trong giai đoạn tiền mở cửa
• Staff accommodation/ được cung cấp nhà ở tại Nhà nhân viên
• 3 meals per day including days off…./ Cung cấp 3 bữa ăn mỗi ngày kể cả ngày nghỉ
• 14 annual leave/ 14 ngày phép năm
• Social and Health insurance as per local law/ Bảo hiểm y tế và bảo hiểm xã hội theo luật lao động
• Training and developing plan/ Chương trình đào tạo và phát triển
• 12 complimentary rooms at Hyatt properties around the world/ được trải nghiệm 12 đêm phòng miễn phí tại các khách sạn của tập đoàn Hyatt

• Tốt nghiệp THPT trở lên.
• High school graduate or above.
• Sức khỏe tốt, nhanh nhẹn và có thể làm việc liên tục trong thời gian dài.
• Physically fit, energetic and able to work for extended periods.
• Trung thực, chăm chỉ, có tinh thần hỗ trợ và tuân thủ kỷ luật.
• Honest, hardworking, cooperative and disciplined.
• Có khả năng giao tiếp cơ bản và phối hợp với đồng đội.
• Basic communication skills and good teamwork.
• Có thể làm việc theo ca, bao gồm cuối tuần và ngày lễ.
• Willing to work shifts, including weekends and holidays.

We will be reviewing your qualifications and experience with available positions at the present time, and should your application be short-listed, we will then contact you for an interview.