THƯ KÝ TRƯỞNG BỘ PHẬN BUỒNG PHÒNG

Chức danh: Assistant Housekeeping Manager

Bộ phận: Housekeeping

Báo cáo trực tiếp: Housekeeping Manager (HKM)

Địa điểm làm việc: The Odys Boutique Hotel

I. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC

• Hỗ trợ Housekeeping Manager quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động của bộ phận Housekeeping, đảm bảo phòng khách, khu vực công cộng và các khu vực thuộc phạm vi Housekeeping luôn đạt tiêu chuẩn về vệ sinh, hình ảnh và chất lượng dịch vụ của khách sạn.
• Trực tiếp giám sát hoạt động hằng ngày, chất lượng phòng, năng suất nhân viên và phối hợp xử lý các vấn đề liên quan đến phòng khách. Thay mặt Housekeeping Manager điều hành bộ phận khi được phân công hoặc khi Housekeeping Manager vắng mặt.

II. NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM

1. Hỗ trợ quản lý vận hành Housekeeping

• Hỗ trợ HKM tổ chức và điều hành hoạt động Housekeeping hằng ngày.
• Phân công công việc cho Room Attendant, Public Area và các vị trí thuộc bộ phận theo tình hình công suất phòng.
• Theo dõi tình trạng phòng check-in, check-out, stay-over, VIP và các yêu cầu đặc biệt.
• Đảm bảo phòng được hoàn thành đúng thời gian và sẵn sàng bàn giao cho Front Office.
• Kiểm soát năng suất làm phòng và tiến độ công việc của nhân viên trong ca.
• Điều phối nhân sự phù hợp trong các ngày công suất cao, khách đoàn hoặc phát sinh nhiều phòng check-out.
• Thay mặt HKM điều hành bộ phận khi được phân công.

2. Kiểm tra chất lượng phòng

• Trực tiếp kiểm tra phòng sau khi nhân viên hoàn tất vệ sinh.
• Đảm bảo phòng đạt tiêu chuẩn về vệ sinh, setup, amenities, linen và trang thiết bị trước khi bàn giao.
• Kiểm tra kỹ phòng VIP, phòng khách đặc biệt, phòng long-stay hoặc các phòng có yêu cầu riêng.
• Phát hiện các vấn đề về thiết bị, nội thất, điện, nước, máy lạnh và báo Engineering xử lý.
• Theo dõi các phòng Out of Order (OOO), Out of Service (OOS) và tình trạng sửa chữa liên quan.
• Kiểm tra lại chất lượng phòng sau khi hoàn tất sửa chữa hoặc xử lý sự cố.

3. Quản lý vệ sinh khu vực công cộng

• Giám sát vệ sinh sảnh, hành lang, thang máy, cầu thang, toilet công cộng và các khu vực chung.
• Đảm bảo các khu vực khách tiếp xúc luôn sạch sẽ và đạt tiêu chuẩn hình ảnh của khách sạn.
• Tổ chức và theo dõi các chương trình deep cleaning định kỳ.

4. Quản lý Linen, Amenities và công cụ dụng cụ

• Theo dõi số lượng và chất lượng linen, khăn, amenities và vật dụng phòng khách.
• Kiểm soát việc cấp phát và sử dụng vật tư Housekeeping.
• Theo dõi tình trạng thất thoát, hư hỏng và đề xuất bổ sung hoặc thay thế.
• Hỗ trợ HKM thực hiện kiểm kê định kỳ.
• Kiểm soát việc lưu kho và sử dụng hóa chất vệ sinh đúng quy định.

5. Quản lý và đào tạo nhân sự

• Giám sát tác phong, đồng phục, giờ làm việc và kỷ luật của nhân viên.
• Hướng dẫn và đào tạo nhân viên mới về SOP và tiêu chuẩn làm phòng.
• Tổ chức training và coaching tại chỗ để cải thiện chất lượng công việc.
• Theo dõi hiệu suất và thái độ làm việc của nhân viên, báo cáo HKM.
• Hỗ trợ HKM sắp xếp lịch làm việc, ngày nghỉ và điều phối nhân sự.
• Xây dựng tinh thần làm việc nhóm và duy trì môi trường làm việc chuyên nghiệp.

6. Xử lý yêu cầu và phản hồi của khách

• Phối hợp với Front Office xử lý các yêu cầu của khách liên quan đến phòng.
• Tiếp nhận và xử lý nhanh các phản ánh về vệ sinh, mùi, linen, amenities hoặc tình trạng phòng.
• Trực tiếp kiểm tra các phòng có complaint và xác định nguyên nhân.
• Đề xuất phương án xử lý và biện pháp phòng ngừa sự cố tái diễn.
• Theo dõi đến khi vấn đề của khách được xử lý hoàn tất.

7. Phối hợp liên bộ phận

• Phối hợp chặt chẽ với Front Office trong việc cập nhật room status và ưu tiên phòng check-in.
• Phối hợp với Engineering xử lý các vấn đề kỹ thuật trong phòng khách và khu vực công cộng.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan trong việc chuẩn bị phòng VIP, khách đoàn và các yêu cầu đặc biệt.
• Tham gia các cuộc họp vận hành khi được HKM hoặc Ban Quản lý yêu cầu.

8. Lost & Found và kiểm soát tài sản

• Đảm bảo quy trình Lost & Found được thực hiện đúng quy định.
• Kiểm tra việc ghi nhận, bảo quản và bàn giao tài sản khách để quên.
• Theo dõi các trường hợp mất mát hoặc hư hỏng tài sản trong phòng.
• Báo cáo ngay các trường hợp bất thường cho HKM.

9. Báo cáo và bàn giao

• Kiểm tra và cập nhật tình trạng phòng hằng ngày.
• Báo cáo các phòng có sự cố, phòng cần sửa chữa hoặc cần theo dõi đặc biệt.
• Ghi nhận và bàn giao đầy đủ các công việc chưa hoàn thành cho ca tiếp theo.
• Hỗ trợ HKM thực hiện các báo cáo định kỳ của bộ phận.

Trình độ

• Tốt nghiệp Trung cấp/Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Quản trị Khách sạn hoặc lĩnh vực liên quan.
• Có kiến thức về tiêu chuẩn vận hành Housekeeping khách sạn.

Kinh nghiệm

• Tối thiểu 02–03 năm kinh nghiệm trong bộ phận Housekeeping.
• Có ít nhất 01 năm kinh nghiệm ở vị trí Housekeeping Supervisor hoặc tương đương.
• Ưu tiên ứng viên từng làm việc tại khách sạn 4 sao trở lên.

Kỹ năng

• Có khả năng kiểm tra và đánh giá chất lượng phòng.
• Kỹ năng quản lý, phân công và giám sát nhân sự.
• Kỹ năng đào tạo và hướng dẫn nhân viên.
• Kỹ năng xử lý complaint và tình huống phát sinh.
• Khả năng phối hợp tốt với Front Office, Engineering và các bộ phận liên quan.
• Có khả năng sử dụng phần mềm quản lý khách sạn và các ứng dụng văn phòng cơ bản.
• Tiếng Anh giao tiếp cơ bản trong môi trường khách sạn.

Phẩm chất

• Cẩn thận, chi tiết và có tiêu chuẩn cao về vệ sinh.
• Trung thực và có tinh thần trách nhiệm.
• Chủ động trong công việc và xử lý vấn đề.
• Có khả năng chịu áp lực trong những ngày công suất phòng cao.
• Có tinh thần dịch vụ và định hướng trải nghiệm khách hàng.

• Đơn xin việc
• Sơ yếu lý lịch (nêu chi tiết quá trình học tập và kinh nghiệm làm việc)
• Căn cước công dân (CCCD) và hồ sơ cá nhân có dán ảnh (đã được công chứng)
• Giấy khám sức khỏe (còn hiệu lực trong vòng 6 tháng)
• Các văn bằng, chứng chỉ liên quan (nếu có)
• Hai ảnh thẻ (kích thước 3x4 cm hoặc 4x6 cm)
• Sổ hộ khẩu hoặc giấy xác nhận đăng ký tạm trú (nếu có)
• Giấy xác nhận công tác hoặc thư giới thiệu (nếu có)