Trưởng phòng Thu mua

I. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC

Tổ chức và quản lý hoạt động thu mua phục vụ THELYA; bảo đảm hàng hóa, nguyên vật liệu và dịch vụ đáp ứng yêu cầu về chất lượng, số lượng, tiến độ và chi phí, duy trì nguồn cung ổn định cho hoạt động nhà hàng trên du thuyền.

II. NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM

1 Lập kế hoạch và kiểm soát nhu cầu

• Phối hợp bếp, bar, kho, nhà hàng và kỹ thuật lập kế hoạch mua theo thực đơn, lượng khách, sự kiện và nhu cầu vận hành.

• Kiểm tra đề nghị mua, tồn kho, quy cách và ngân sách; ưu tiên mua theo kế hoạch, hạn chế mua gấp và tồn kho dư thừa.

2 Phát triển và lựa chọn nhà cung cấp

• Tìm kiếm, thẩm định và xây dựng nguồn cung chính, dự phòng cho thực phẩm, hải sản, đồ uống, vật tư, thiết bị và dịch vụ.

• Thu thập, so sánh báo giá về chất lượng, giá mua, tiến độ, điều kiện thanh toán; trình phương án lựa chọn minh bạch.

3 Đàm phán và triển khai mua hàng

• Đàm phán giá, quy cách, giao nhận, thanh toán, đổi trả và bảo hành; trình hợp đồng, đơn đặt hàng theo quy trình phê duyệt.

• Theo dõi đơn hàng, xác nhận lịch giao; phối hợp xử lý chậm giao, thiếu hàng và thay thế hàng hóa sau khi được chấp thuận.

4 Kiểm soát giao nhận và chất lượng

• Phối hợp bộ phận sử dụng và kho kiểm tra số lượng, quy cách, chất lượng; kiểm soát nguồn gốc, hạn sử dụng và điều kiện bảo quản thực phẩm.

• Theo dõi nghiệm thu, chứng từ giao nhận; phối hợp xử lý hàng không đạt, đổi trả, khiếu nại và theo dõi biện pháp khắc phục.

5 Kiểm soát chi phí và hồ sơ

• Cập nhật biến động giá, phân tích chi phí và đề xuất tiết kiệm gắn với tiêu chuẩn chất lượng; phối hợp kiểm soát hao hụt, tồn kho.

• Hoàn thiện hợp đồng, đơn hàng, hóa đơn và hồ sơ thanh toán; đối chiếu với kho, kế toán, nhà cung cấp theo phân công.

6 Quản lý bộ phận và hiệu quả cung ứng

• Phân công, giám sát nhân viên; đánh giá nhà cung cấp, báo cáo chi phí, tiến độ giao hàng và chất lượng hàng hóa.

• Tuân thủ phân quyền, lưu trữ hồ sơ mua hàng; kiểm soát xung đột lợi ích, không nhận hoa hồng hoặc lợi ích cá nhân trái quy định.

III. QUYỀN HẠN VÀ PHỐI HỢP

• Đàm phán, đề xuất nhà cung cấp và phương án mua; phê duyệt, ký đơn hàng hoặc hợp đồng trong phạm vi được ủy quyền.

• Yêu cầu bộ phận sử dụng làm rõ nhu cầu, quy cách và thời hạn; đề xuất từ chối, đổi trả hàng không đáp ứng tiêu chuẩn.

• Quản lý, đánh giá nhân sự thuộc bộ phận; phối hợp phân tách trách nhiệm đề nghị mua, phê duyệt, nhận hàng và thanh toán.

QUYỀN LỢI

• Thu nhập thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm.

• Được tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và hưởng các chế độ theo quy định.

• Thưởng các dịp lễ, Tết và lương tháng 13 theo chính sách của Công ty.

• Môi trường làm việc chuyên nghiệp, cơ hội phát triển nghề nghiệp và thăng tiến.

YÊU CẦU ỨNG VIÊN

• Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Kinh tế, Quản trị kinh doanh, Quản lý chuỗi cung ứng, Logistics hoặc chuyên ngành có liên quan.

• Có ít nhất 05 năm kinh nghiệm thu mua, trong đó tối thiểu 02 năm quản lý ở vị trí tương đương; ưu tiên ngành nhà hàng, khách sạn hoặc dịch vụ ăn uống (F&B).

• Am hiểu nguồn cung thực phẩm, hải sản, đồ uống và vật tư nhà hàng; có kinh nghiệm đánh giá nhà cung cấp, quy cách và chất lượng hàng hóa.

• Có kỹ năng đàm phán, phân tích báo giá, quản lý hợp đồng và tổ chức cung ứng; xử lý tốt tình huống thiếu hàng, chậm giao.

• Thành thạo Excel và công cụ quản lý mua hàng, kho; có khả năng lập kế hoạch, kiểm soát ngân sách và quản lý đội ngũ.

• Trung thực, minh bạch, có trách nhiệm và ý thức bảo mật; chủ động phối hợp, chịu được áp lực về tiến độ và chi phí.