Personal Assistant to General Manager

1/ MISSION | SỨ MỆNH:

A Personal Assistant is responsible for performing administrational and secretarial duties to Executive Office and General Manager.

Trợ lý Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm thực hiện các công việc hành chính và thư ký cho Văn phòng Điều hành và Tổng Giám đốc.

2/ MAIN RESPONSIBILITIES | TRÁCH NHIỆM CHÍNH:

Maintain the strictness confidentiality on all matters relating to Melia International, including all other internal matters directed to the General Manager’s Office and the Hotel.

Đảm bảo tuyệt đối bảo mật mọi thông tin liên quan đến Meliá Hotels International, bao gồm các vấn đề nội bộ của Văn phòng Tổng Giám đốc và khách sạn.

Provide full PA and secretarial assistance to the General Manager, including preparation of correspondence, screening telephone calls and organizing appointments.

Hỗ trợ toàn diện công tác trợ lý và thư ký cho Tổng Giám đốc, bao gồm soạn thảo văn bản, tiếp nhận và sàng lọc cuộc gọi, sắp xếp lịch làm việc.

Liaise with Department Heads and associates in relation to necessary follow-up on queries, deadlines, requests and special functions instigated by the General Manager.

Phối hợp với Trưởng bộ phận và nhân viên để theo dõi các yêu cầu, thời hạn, công việc phát sinh và sự kiện theo chỉ đạo của Tổng Giám đốc.

Liaise with the Executive Committee members to ensure reporting deadlines to Division/Regional Offices and Owners Representatives are met.

Phối hợp với Ban Điều hành nhằm đảm bảo các báo cáo gửi Văn phòng Khu vực và Đại diện Chủ đầu tư đúng hạn.

Coordinate Monthly Management Report to ensure Regional deadlines are met.

Điều phối báo cáo quản lý hàng tháng đảm bảo đúng thời hạn khu vực.

Attend and transcribe minutes of weekly Department Heads Meeting for distribution to Department Heads.

Tham dự, ghi biên bản họp Trưởng bộ phận hàng tuần và gửi đến các bên liên quan.

Coordinate travel arrangement for the General Manager, Excom and Department Heads as requested.

Sắp xếp công tác, di chuyển cho Tổng Giám đốc, Ban Điều hành và Trưởng bộ phận khi cần.

Draft Guest Questionnaire responses to be approved and signed by the General Manager.

Soạn thảo phản hồi khảo sát khách hàng để Tổng Giám đốc xem xét và ký duyệt.

Assist Department Heads with preparation of correspondence in answer to guest queries and complaints.

Hỗ trợ Trưởng bộ phận soạn thảo phản hồi các yêu cầu và khiếu nại của khách.

Maintain an efficient filing system.

Quản lý hệ thống lưu trữ hồ sơ khoa học, hiệu quả.

Represent the General Manager’s Office at guest/staff functions as required.

Đại diện Văn phòng Tổng Giám đốc tham dự các sự kiện của khách và nhân viên khi cần.

Coordinate and allocate overflow work amongst hotel secretaries.

Điều phối và phân bổ công việc cho đội ngũ thư ký khi cần.

Assist in preparing the yearly Budget documents.

Hỗ trợ chuẩn bị ngân sách hàng năm.

Sort and distribute daily mail and coordinate courier services

Phân loại, chuyển phát thư từ hằng ngày và điều phối dịch vụ chuyển phát.

Liaison for office equipment and maintenance requirements (i.e. copier, printers), including control and cost containment of Executive Office stationery supplies.

Quản lý, phối hợp bảo trì thiết bị văn phòng và kiểm soát chi phí văn phòng phẩm của Văn phòng Điều hành.

Ensure compliance with legislated health and safety requirements within the workplace.

Đảm bảo tuân thủ các quy định về an toàn và sức khỏe tại nơi làm việc.

Comply with all Corporate and Hotel Standards and Procedures.

Tuân thủ các tiêu chuẩn và quy trình của Tập đoàn và khách sạn.

Actively promote a work environment, which cares for guests and associates alike.

Xây dựng môi trường làm việc tích cực, quan tâm đến cả khách hàng và nhân viên.

Prepare “Manager on Duty” roster.

Lập lịch trực “Manager on Duty”.

It is not the intent of this job description to cover all aspects of the position but to highlight the most important areas of responsibility.

Mô tả công việc này nêu các nhiệm vụ chính và không bao gồm toàn bộ trách nhiệm.

BENEFITS | QUYỀN LỢI:

Dynamic International Working Environment: Be part of a global hospitality network that values diversity and fosters professional growth.

Môi trường làm việc quốc tế năng động

Competitive Salary Package: Attractive compensation to match your expertise and contributions.

Mức lương cạnh tranh, hấp dẫn

13th Month Salary: Enjoy an additional month’s salary as a year-end bonus.

Lương tháng 13

Celebratory Birthday Benefit: Receive special recognition and rewards on your birthday.

Quà tặng/ưu đãi sinh nhật

Exciting Annual Outing Trips: Strengthen team spirit and create memorable experiences during our company outings.

Du lịch công ty hằng năm

Exclusive Hotel Discounts: Access special room rates and benefits across Melia Hotels International properties.

Ưu đãi nội bộ tại hệ thống khách sạn

Convenient Employee Transportation: Shuttle buses provided for employees, with routes from Vung Tau to Melia Ho Tram and additional stops in Long Hai and Phuoc Hai.

Xe đưa đón nhân viên (Vũng Tàu – Hồ Tràm, Long Hải, Phước Hải)

Work-Life Balance: Enjoy 2 days off per week to recharge and spend quality time.

Cân bằng công việc – cuộc sống (2 ngày nghỉ/tuần)

REQUIREMENTS | YÊU CẦU:

Bachelor’s degree in business administration, English Linguistics, Hotel Management, or related field

Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Ngôn ngữ Anh, Quản trị Khách sạn hoặc lĩnh vực liên quan

Fluent in English both speaking and writing

Thành thạo tiếng Anh (nói và viết)

Secretarial skills

Nghiệp vụ thư ký

Detail-oriented

Cẩn thận, chú trọng chi tiết

Confident with strong public communication skills

Tự tin, giao tiếp tốt trước đám đông

At least 1-year experience in similar position

Tối thiểu 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương

HOW TO APPLY |CÁCH ỨNG TUYỂN:

• Interested candidates, please submit your CV in English via email to the Human Resources Department.

• Ứng viên quan tâm vui lòng gửi CV bằng tiếng Anh về Phòng Nhân sự qua email.

• For further inquiries, feel free to contact us:

• Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ:

• Phone: 0254 378 9000 (Ext: 5203)

• HR Hotline, Zalo: 0911 721 747