Sales Coordinator (On-site)

I/ OBJECTIVE OF THE POSITION| MỤC TIÊU CÔNG VIỆC:

Job Overview: We are seeking a highly organized and proactive Sales Coordinator to support the Director of Sales (DOS). The ideal candidate will manage a wide range of administrative responsibilities, ensuring smooth office operations and providing key support to the Sales & Marketing team.

Tổng quan công việc: Chúng tôi đang tìm kiếm một Nhân viên Kinh doanh có kỹ năng tổ chức tốt và tinh thần chủ động để hỗ trợ Giám đốc Kinh doanh (DOS). Ứng viên phù hợp sẽ quản lý đa dạng các công việc hành chính, đảm bảo hoạt động văn phòng diễn ra hiệu quả và hỗ trợ thiết yếu cho bộ phận Kinh doanh & Tiếp thị.

II/ MAIN RESPONSIBILITIES|TRÁCH NHIỆM CHÍNH:

Prepare, update, and distribute relevant documents such as contracts, Proforma Invoices, Banquet Event Orders (BEOs), Group Instructions (GI), contract addendums, etc.

Chuẩn bị, cập nhật và phân phối các tài liệu liên quan như hợp đồng, hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice), Banquet Event Orders (BEOs), Group Instruction (GI), phụ lục hợp đồng,…

Maintain accurate group/event files and ensure all details are logged in the resort’s system (Opera/S&C or similar).

Lưu trữ hồ sơ đoàn/sự kiện chính xác và đảm bảo tất cả thông tin được cập nhật đầy đủ trên hệ thống của khu nghỉ dưỡng (Opera/S&C hoặc hệ thống tương tự).

Monitor deadlines for deposits, payments, and client deliveries; coordinate with Finance to ensure compliance.

Theo dõi thời hạn đặt cọc, thanh toán và các hạng mục khách hàng cần cung cấp; phối hợp với bộ phận Tài chính để đảm bảo tuân thủ đúng quy định.

Prepare reports, presentations, and other sales materials as required.

Chuẩn bị báo cáo, bài thuyết trình và các tài liệu bán hàng khác theo yêu cầu.

Act as liaison between clients and internal departments to relay accurate information.

Là cầu nối giữa khách hàng và các bộ phận nội bộ nhằm truyền đạt thông tin chính xác.

Support Sales Teams in preparing pre-event briefings and post-event summaries.

Hỗ trợ Bộ phận Kinh doanh trong việc chuẩn bị họp tiền sự kiện và báo cáo tổng kết sau sự kiện.

Track changes to group/event requirements and ensure updates are communicated internally.

Theo dõi các thay đổi liên quan đến yêu cầu của đoàn/sự kiện và đảm bảo các cập nhật được truyền đạt nội bộ kịp thời.

Coordinate meeting schedules, site inspections, and client appointments on behalf of Sales Team.

Điều phối lịch họp, lịch khảo sát thực tế và các cuộc hẹn với khách hàng thay mặt Bộ phận Kinh doanh.

Assist with welcome arrangements, signage, name tags, event kits, and printed materials.

Hỗ trợ công tác đón tiếp, chuẩn bị bảng chỉ dẫn, bảng tên, bộ tài liệu sự kiện và các ấn phẩm in ấn.

Support the Sales Team during site inspections, pre-convention meetings, and group arrivals.

Hỗ trợ Bộ phận Kinh doanh trong các buổi khảo sát thực tế, họp tiền hội nghị và đón đoàn khách.

Update client information, contracts, and historical records in the filing systems or similar.

Cập nhật thông tin khách hàng, hợp đồng và dữ liệu lịch sử vào hệ thống lưu trữ hồ sơ hoặc hệ thống tương tự.

Maintain group/event calendars, ensuring all operational teams have visibility on upcoming activities.

Quản lý lịch đoàn/sự kiện, đảm bảo các bộ phận vận hành nắm được các hoạt động sắp diễn ra.

Compile client feedback forms and ensure follow-up communication is logged.

Tổng hợp phiếu phản hồi của khách hàng và đảm bảo việc theo dõi, phản hồi được ghi nhận đầy đủ.

Prepare weekly and monthly reports on group/event production, revenue, and pipeline for management review.

Chuẩn bị báo cáo tuần và tháng về sản lượng đoàn/sự kiện, doanh thu và tình hình kinh doanh để Ban Quản lý xem xét.

Track and monitor group performance against contracted terms (room nights, F&B minimums, etc.).

Theo dõi và giám sát hiệu quả thực hiện của đoàn theo các điều khoản đã ký kết (số đêm phòng, doanh thu F&B tối thiểu,…).

Audit group files to ensure all contracts, addendums, correspondence, and approvals are properly filed and compliant with resort standards.

Kiểm tra hồ sơ đoàn nhằm đảm bảo tất cả hợp đồng, phụ lục, thư từ trao đổi và phê duyệt được lưu trữ đầy đủ và tuân thủ tiêu chuẩn của khu nghỉ dưỡng.

Support internal audits by providing accurate documentation and follow-up on outstanding requirements.

Hỗ trợ các đợt kiểm toán nội bộ bằng cách cung cấp tài liệu chính xác và theo dõi các yêu cầu còn tồn đọng.

Maintain updated records of post-event feedback and summarize findings for continuous improvement.

Lưu trữ và cập nhật phản hồi sau sự kiện, đồng thời tổng hợp kết quả nhằm phục vụ cải tiến liên tục.

1. Dynamic International Working Environment: Be part of a global hospitality network that values diversity and fosters professional growth.
2. Competitive Salary Package: Attractive compensation to match your expertise and contributions.
3. 13th Month Salary: Enjoy an additional month’s salary as a year-end bonus.
4. Celebratory Birthday Benefit: Receive special recognition and rewards on your birthday.
5. Exciting Annual Outing Trips: Strengthen team spirit and create memorable experiences during our company outings.
6. Exclusive Hotel Discounts: Access special room rates and benefits across Melia Hotels International properties.
7. Convenient Employee Transportation: Shuttle buses provided for employees, with routes from Vung Tau to Melia Ho Tram and additional stops in Long Hai and Phuoc Hai.
8. Work-Life Balance: Enjoy 2 days off per week to recharge and spend quality time.

------------------------

Good command of written and spoken English.

Có khả năng giao tiếp và viết tiếng Anh tốt.

At least 01 year of experience in a similar position within the hospitality industry.

Tối thiểu 01 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương trong ngành khách sạn.

Strong organizational, coordination, and multitasking skills with attention to detail.

Có kỹ năng tổ chức, điều phối và quản lý nhiều công việc cùng lúc với sự chú ý đến chi tiết.

Proficient in Microsoft Office applications and familiar with hotel management systems such as Opera/S&C or similar platforms.

Thành thạo các ứng dụng Microsoft Office và quen thuộc với hệ thống quản lý khách sạn như Opera/S&C hoặc các nền tảng tương tự.

Professional communication, teamwork, and problem-solving skills with a positive working attitude.

Có kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm và giải quyết vấn đề chuyên nghiệp cùng thái độ làm việc tích cực.

Candidates who are interested in the above vacancies are kindly invited to apply through the following channels:

Submit your application via Melia Ho Tram’s recruitment email.

Or contact: 0254 378 9000 (Ext: 5203)

HR Department Hotline/Zalo: 0911 721 747

----------------------------------------------

Nộp hồ sơ qua email tuyển dụng của Melia Hồ Tràm.

Hoặc liên hệ: 0254 378 9000 (Nhấn: 5203)

Hotline Phòng Nhân Sự/Zalo: 0911-721-747