Assistant Banquet Manager

To assist the Banquet Manager in ensuring the efficien operation of the Outlet in support of all other operatingdepartments, supplying services as required to the entireoperation

Hỗ trợ Quản lý Tiệc trong việc đảm bảo Bộ phận hoạt động hiệu quả, hỗ trợ các bộ phận phục vụ khách khác,cung cấp dịch vụ theo yêu cầu của Khách sạn

DUTIES & RESPONSIBILITIES – NGHĨA VỤ & TRÁCH NHIỆM

ADMINISTRATION – HÀNH CHÍNH

 Assists with the maintenance and update of Department Operation Manual that reflects policies and procedures, work processes and standards of performance within the Outlet asappropriate

Hỗ trợ trong việc duy trì và cập nhật Cẩm nang Hoạt động của Bộ phận, phản ánh chi tiết các chính sách và thủ tục, quy trình làm việc và các tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả làm việctrong Bộ phận

 Assists to conduct regular Outlet communications meetings and ensure that briefings and meetings are effective and conducted as necessary

Hỗ trợ việc tổ chức các buổi họp cập nhật thông tin trong Bộ phận, đảm bảo những buổi họp giao ban và các buổi họp cần thiết khác được tiến hành hiệu quả

 Monitors the Outlet’s Daily Log Sheet

Theo dõi Sổ Nhật ký Ca trực của Bộ phận

 Ensures the Department’s Monthly Taxi Expenses Report is compiled accurately and submitted to Accounting Department in a timely manner, in case the Banquet Manager isabsent

Đảm bảo Báo cáo Chi phí Taxi được thực hiện chính xác và nộp cho Bộ phận Kế toán đúng thời hạn trong trường hợp Quản lý Tiệc vắng mặt

CONFIDENTIALITY– BAO MÂT THÔNG TIN

 Ensures confidentiality and secure storage of all intellectual property and databases, both hard copy and electronic. Adheres to Caravelle Confidentiality Policy

Đảm bảo tính bảo mật và lưu trữ an toàn tài sản trí tuệ và tất cả cá cơ sở dữ liệu, bao gồm cả bản in và bản điện tử. Tuân thủ Chính sách Bảo mật của Caravelle

 Ensures Hotel, guest and employee information or transactions are kept confidential during and after employment with the Hotel

Đảm bảo các thông tin hoặc giao dịch của Khách sạn, khách và nhân viên được bảo mật trong và sau khi hoàn tất thời gian công tác với Khách sạn

CUSTOMER SERVICE– CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG

 Ensures that all employees follow the Hotel standards and deliver exceptional guest service at all times

Đảm bảo mọi nhân viên đều thực hiện các tiêu chuẩn của Khách sạn và luôn cung cấp dịch vụ tốt vượt sự mong đợi của khách

 Ensures that employees also provide excellent service to internal customers in other departments as appropriate

Đảm bảo nhân viên cũng hỗ trợ những nhân viên thuộc các bộ phận khác một cách chu đáo

 Handles all guest and internal customer complaints and inquiries on setup, food, beverage and service in a courteous and efficient manner

Xử lý tất cả các khiếu nại của khách hàng bên ngoài lẫn khách hàng nội bộ cũng như giải quyết các thắc mắc về cách bố trí phòng tiệc, thức ăn, thức uống và dịch vụ một cách lịch sựvà hiệu quả

 Reports guest complaints or problems to supervisors if no immediate solution can be found and assures problems are resolved satisfactorily

Báo cáo với cấp trên các than phiền của khách hoặc vấn để không thể giải quyết ngay, theo sát nhằm đảm bảo vấn đề được giải quyết thỏa đáng

 Ensures that all guest and colleague interactions are positive and professional, showing humility and respect to guests, colleagues and employees

Đảm bảo tất cả các tương tác với khách và đồng nghiệp luôn được thực hiện một cách tích cực và chuyên nghiệp, thể hiện sự khiêm tốn và tôn trọng đối với khách, đồng nghiệp và nhânviên

 Spends time at conferences and banquets (during peak periods) to ensure that they are managed well by the respective employees and functions to the fullest expectations

Có mặt tại các buổi họp và tiệc (những lúc đông khách) nhằm đảm bảo nhân viên phục vụ tốt và đáp ứng đúng yêu cầu của khách

 Personally and frequently verifies that guests at conferences and banquets are receiving the best possible service

Thường xuyên trực tiếp kiểm tra sự hài lòng của khách nhằm đảm bảo họ nhận được sự phục vụ tốt nhất có thể

FINANCE – TÀI CHÍNH

 Maximizes employee productivity through building and developing multi-skilling, multitasking team members and flexible scheduling to meet the financial goals of the business as well as guest expectations

Tối đa hóa hiệu suất làm việc của nhân viên thông qua việc xây dựng và phát triển những nhân viên đa năng, đa nhiệm và sắp xếp thời gian biểu làm việc linh động nhằm đạt đượcnhững mục tiêu tài chính của Khách sạn cũng như sự kỳ vọng của khách

 Ensures that all Hotel and local rules, policies and regulations relating to financial record keeping, money handling and licensing are adhered to

Đảm bảo tất cả các quy định, chính sách và điều lệ của Khách sạn cũng như Nhà nước liên quan đến các vấn đề về lưu trữ hồ sơ kế toán, xử lý thanh toán và giấy phép được tuân thủ

 Assists the Banquet Manager in control on all costs and expenses properly to maximize profits

Hỗ trợ Quản lý Tiệc trong việc kiếm soát tốt chi phí nhằm tối đa hóa lợi nhuận

 Ensures the par stocks for all operating equipment, supplies, inventoried items is adequately equipped to meet operational and service needs

Đảm bảo trang thiết bị, vật tư, hàng kho được dự trữ đầy đủ nhằm đáp ứng nhu cầu kinh doanh và dịch vụ

 Assists in conducting monthly inventory checks on all operating equipment and supplies in the Outlet

Hỗ trợ trong việc kiểm kê hàng tháng tất cả các trang thiết bị và hàng hóa trong Bộ phận

 Has a complete understanding of policies and procedures related to the banquet and eventrevenue, listed in the Department’s Operation Manual

Hiểu rõ các chính sách và quy trình liên quan đến kế toán doanh thu tiệc, hội nghị được liệt kê trong Cẩm nang Hoạt động của Bộ phận

 Prepares Banquet Checks/Billings by following the Banquet Event Order, ensuring to charge according to the function order

In Hóa đơn Dịch vụ Yến tiệc theo Bảng Tóm tắt Trình tự Tổ chức Tiệc và Sự kiện (BEO), đảm bảo đúng số tiền và chi tiết dịch vụ được liệt kê

 Handles voiding, correcting, changing of Outlet checks/billing in accordance with the prescribed procedures and accounts for all checks used during each shift

Xử lý việc hủy, chỉnh sửa, thay đổi nội dung của tất cả các Hóa đơn Dịch vụ Yến tiệc đã sử dụng trong mỗi ca trực được thực hiện theo đúng quy trình

 Obtains and accounts for the correct settlement of all sales and be overall responsible for cashier/bar floats of the functions or events when requested

Quản lý việc thu tiền bán hàng/dịch vụ trực tiếp cũng như lượng tiền mặt lưu động của tiệc hoặc sự kiện khi được yêu cầu

HEALTH & SAFETY – SƯC KHOE & AN TOÀN

 Understands and strictly adheres to the rules and regulations established in the Employee Handbook and the Hotel’s policy on fire, hygiene, health and safety

Hiểu rõ và nghiêm túc tuân thủ các Nguyên tắc và Quy định được ghi trong Sổ tay Nhân viên cũng như các Chính sách và Quy trình của Khách sạn liên quan đến an toàn cháy nổ, vệ sinhvà sức khỏe

 Ensures that all potential and real hazards are reported immediately and rectified

Đảm bảo tất cả các mối nguy tiềm tang và hiện hữu đều được báo cáo và khắc phục kịp thời

 Be fully conversant with all Outlet’s Fire, Emergency and Bomb procedures

Thông thuộc tất cả các quy trình ứng phó liên quan đến Cháy nổ, Trường hợp Khẩn cấp và Bom của Bộ phận

 Ensures that all emergency procedures are rehearsed, implemented and enforced to provide the most secure and safest environment for guests and employees

Đảm bảo tất cả các quy trình ứng phó trong trường hợp khẩn cấp phải được luyện tập, thi hành và áp dụng nghiêm túc nhằm tạo môi trường an toàn và an ninh tuyệt đối cho khách vànhân viên

 Practices safe work habits following Caravelle Health, Safety and Environment policies, maintains procedures to minimize our impact on the environment and prevent pollution

Tuân thủ thói quen làm việc an toàn theo các chính sách về Sức khỏe, An toàn và Môi trường của Caravelle, duy trì những quy trình làm việc giảm thiểu tác động xấu đến môi trường vàngăn ngừa ô nhiễm

 Maintains a healthy work/life balance to maximize effectiveness at work and time with family

Duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân để tối ưu hóa hiệu suất làm việc cũng như thời gian dành cho gia đình

HUMAN RESOURCES – NHÂN SƯ

 Assists in the recruitment and selection of all Banquet employees. Adheres to Hotel guidelines when recruiting and uses a competency-based approach to selecting employees

Hỗ trợ trong công tác tuyển dụng. Thực hiện theo các chỉ dẫn của Khách sạn về việc tuyển dụng và sử dụng chuẩn đánh giá năng lực để lựa chọn nhân viên

 Oversees the punctuality and appearance of all Outlet employees, making sure that they wear the correct uniform and maintain a high standard of personal appearance and hygiene,according to the Hotel and Outlet’s grooming standards

Giám sát việc tuân thủ giờ giấc làm việc và tiêu chuẩn diện mạo của toàn bộ nhân viên Bộ phận, đảm bảo nhân viên mặc đúng đồng phục, duy trì tiêu chuẩn cao về diện mạo và vệ sinhcá nhân theo các tiêu chuẩn về diện mạo của Khách sạn và Bộ phận

 Maximizes the effectiveness of employees by developing each of their skills and abilities through appropriate training, coaching, and/or mentoring

Tối đa hóa năng lực của nhân viên qua việt phát triển kỹ năng và khả năng của họ bằng các chương trình đào tạo, huấn luyện và/hoặc tư vấn

 Assists to conduct annual Performance Development Discussion with employees and to support them in their professional development goals

Hỗ trợ trong việc Đánh giá Hiệu quả Công việc hàng năm của Nhân viên và giúp họ đề ra mục tiêu phát triển nghề nghiệp

 Assists in the development of Departmental Trainers through ongoing feedback and monthly meetings

Hỗ trợ phát triển các Đào tạo viên cấp Bộ phận thông qua những thông tin phản hồi thường xuyên và các kỳ họp hàng tháng

 Assists in the preparation and posting of the Outlet’s weekly roster based on business pattern, ensuring that employees are fairly and professionally allocated assignments which areppropriate for their rank and capability to meet the demands expected

Hỗ trợ trong việc sắp xếp lịch làm việc hàng tuần của Bộ phận theo nhu cầu kinh doanh, đảm bảo nhân viên được đối xử công bằng và chuyên nghiệp trong việc sắp xếp việc phù hợp vớivị trí và khả năng nhằm đáp ứng nhu cầu công việc

 Encourages employees to be creative and innovative, challenging and recognizing them for their contribution to the success of the operation

Khuyến khích nhân viên sáng tạo, đưa ra những thách thức và ghi nhận những đóng góp của họ cho sự thành công trong hoạt động của Bộ phận

 Supports the implementation (demonstrating and reinforcing) Caravelle vision, mission and values

Hỗ trợ trong việc áp dụng (thực thi và củng cố) sứ mệnh, tầm nhìn và các giá trị của Caravelle

 Ensures that all employees have a complete understanding of and adhere to Employee Rules and Regulations

Đảm bảo mọi nhân viên hiểu rõ và tuân thủ các nguyên tắc và quy định dành cho nhân viên

 Assists to feedback the results of the Employee Opinion Survey and ensures that the relevant changes are implemented

Hỗ trợ trong việc phản hồi kết quả Khảo sát Ý kiến Nhân viên và đảm bảo những thay đổi liên quan được thực hiện

 Delegates as appropriate the duties and responsibilities necessary to trained employees who are well equipped and resourced to correctly accomplish these tasks

Giao việc và trách nhiệm phù hợp cho nhân viên đã qua đào tạo, được trang bị đầy đủ và có khả năng hoàn thành tốt công việc

 Provides sufficient training, development and learning opportunities to ensure that employees are developed to their full potential and are confident whilst maintaining standards ofoperation and safety

 Tạo cơ hội đào tạo, phát triển và học hỏi, đảm bảo nhân viên phát huy được tiềm năng và tự tin đồng thời vẫn duy trì những tiêu chuẩn vận hành và an toàn

 Monitors employee morale and provides honest performance feedback and development opportunities

Theo dõi tinh thần làm việc của nhân viên và đưa ra những góp ý trung thực cũng như cơ hội phát triển cho nhân viên

 Ensures that colleagues/employees are always fairly treated without favors or unfair expectations

Đảm bảo luôn đối xử công bằng với đồng nghiệp/nhân viên

 Provides guidance, advice, counseling and transparent diplomatic feedback as appropriate

Đưa ra những chỉ dẫn, lời khuyên, tư vấn và phản hồi xác thực, lịch sự

MAIN DUTIES – TRÁCH NHIÊM CHÍNH

 Assists the Banquet Manager to ensures that the Outlet is managed efficiently, providing a courteous, professional, efficient and flexible service at all times, following CaravelleStandards

Hỗ trợ Quản lý Tiệc trong việc đảm bảo Bộ phận được quản lý hiệu quả, luôn cung cấp dịch vụ lịch sự, chuyên nghiệp, hiệu quả và linh động theo các tiêu chuẩn của Caravelle

 Ensures that the Food & Beverage Top 10 are implemented

Đảm bảo Danh sách 10 Sản phẩm Hàng đầu của Bộ phận Ẩm thực được áp dụng

 Works closely with other Managers in a supportive and flexible manner, focusing on the overall success of the Hotel and guest satisfaction

Phối hợp chặt chẽ với các Quản lý khác trên tinh thần tương trợ và linh động, tập trung vào thành công chung của Khách sạn và sự hài lòng của khách

 Ensures that all employees work in a supportive and flexible manner with other departments, in a spirit of “We work through Teams”

Đảm bảo mọi nhân viên luôn làm việc với bộ phận khác trên tinh thần tương trợ và linh hoạt, phản ánh triết lý “Làm việc với tinh thần đồng đội”

 Ensures that Banquet storage and Audio Visual areas are neat and organized, including the proper storage props and equipment

Đảm bảo kho của Bộ phận Tiệc và các khu vực có gắn thiết bị âm thanh ánh sáng được sắp xếp gọn ghẽ và ngăn nắp, bao gồm cả các dụng cụ sử dụng cho sân khấu và trang thiết bị

 Ensures Hotel Strategies, initiatives, communications and employee information pieces are appropriately communicated to employees in a timely manner

Đảm bảo các chiến lược của Khách sạn, sáng kiến và thông tin được truyền đạt đến nhân viên một cách thích hợp và kịp thời

 In the absence of Banquet Manager, conducts daily pre-shift briefings to employees on setup, service and menu

Chủ trì các cuộc họp trước giờ phục vụ tiệc/sự kiện thông báo cho nhân viên về cách thức bày trí, phục vụ và thực đơn trong trường hợp Quản lý Tiệc vắng mặt

 Assists the Banquet Sales team with creative suggestions and ideas

Hỗ trợ Bộ phận Kinh doanh tiệc trong việc đưa ra những đề nghị và ý tưởng sáng tạo

 Has a thorough knowledge and understanding of all food and beverage items in the menu and the ability to recommend Food and Beverage combinations and up sell alternative

Có kiến thức rộng về thức ăn và thức uống được liệt kê trong thực đơn, có khả năng giới thiệu các kiểu phối hợp thức ăn và thức uống phù hợp cho tiệc cùng các lựa chọn thay thế

 Has a full working knowledge and capability to supervise and demonstrate all duties and tasks in the assigned work place (see attached master task list) to the standard. Please notethat the master task lists are revised and changed on a regular bases reflecting change intrends, guest expectations an operating philosophies

Hiểu biết rõ về công việc và có khả năng quản lý và thực hiện tất cả các trách nhiệm và công việc được giao (xem Bảng Kê Công việc Tổng hợp đính kèm) theo tiêu chuẩn. Xin lưu ý rằngcác Bảng Kê Công việc có thể thường xuyên được chỉnh sửa và thay đổi dựa trên những thayđổi về xu hướng, sự kỳ vọng của khách và triết lý điều hành

 Constantly involves in the operation, to ensure that there is a senior manager opening and closing every single function or event

Thường xuyên tham gia vào hoạt động kinh doanh của Bộ phận, đảm bảo quản lý cấp cao luôn có mặt vào lúc bắt đầu và kết thúc của mỗi bữa tiệc hoặc sự kiện

 Liaises with Kitchen Department on daily operations and quality control

Phối hợp với Bộ phận Bếp trong hoạt động phục vụ hàng ngày và việc kiểm tra chất lượng

 Ensures that the Outlet is kept clean and organized, both at front as well as back of the house

Đảm bảo Phòng Khánh tiết và các phòng họp luôn được gọn gàng, ngăn nắp, cả khu vực phục vụ khách lẫn khu vực hậu cần

 Coordinates all repair and maintenance with Engineering Department and issues repair and maintenance job orders to ensure the proper maintenance of the Outlet

Phối hợp với Bộ phận Kỹ thuật về các công việc sửa chữa và bảo trì của Bộ phận, gửi yêu cầu kỹ thuật và đảm bảo việc bảo trì được thực hiện tốt

 Liaises and organizes with Stewarding and Housekeeping Departments that the established cleaning and pest control schedules are strictly adhered to as well as related matters

Liên hệ và sắp xếp với các bộ phận Tạp vụ và Quản gia lên kế hoạch vệ sinh và diệt côn trùng, thực hiện và giải quyết các vấn đề có liên quan

 Supervises all setups to ensure that it is done according to the Banquet Event Order, and on time

Giám sát tất cả việc bày trí tiệc, đảm bảo đúng chỉ dẫn trong Trình tự Tổ chức Tiệc/Sự kiện (BEO) và đúng giờ

 Checks and tests all audio and visual equipment prior to each function

Kiểm tra tất cả các thiết bị âm thanh ánh sáng trước khi phục vụ tiệc/sự kiện

 Constantly monitors and ensures the proper handling and control of lost and found items

Thường xuyên giám sát và đảm bảo đồ vật bị bỏ quên được xử lý đúng quy định

OTHER DUTIES – NHỮNG TRÁCH NHIÊM KHÁC

  Always willing to learn and willing to teach others

Luôn thể hiện tinh thần cầu thị và sẵn lòng truyền đạt kiến thức cho người khác

 Exercises responsible practices and personal behavior at all times

Luôn thể hiện tinh thần trách nhiệm trong hành vi và công việc

 Ensures high standards of personal presentation and grooming, acting as a positive role model

Đảm bảo thực hiện tốt các tiêu chuẩn về diện mạo và trang phục, là hình mẫu tiêu biểu cho nhân viên

 Attends training sessions, meetings and othe related activities as required

Tham gia các khóa đào tạo, các cuộc họp và những hoạt động liên quan khác khi được yêu cầu

 Responds to requests to undertake any reasonable tasks and secondary duties and adjusts to changes as dictated by the Hotel and industry

Đáp ứng những yêu cầu phân công công việc hợp lý và trách nhiệm phụ thêm cũng như những thay đổi theo quy định của Khách sạn và ngành

TO BE CONVERSANT WITH – THÔNG THUỘC

 Hotel fire procedures

Các quy trình phòng cháy chữa cháy của Khách sạn

 Hotel security procedures

Các quy trình về an ninh của Khách sạn

 Hotel health and safety policies and procedures

Các chính sách và quy trình về sức khỏe và an toàn của Khách sạn

 Hotel standards of operation and departmental procedures

Các tiêu chuẩn vận hành của Khách sạn và quy trình làm việc của Bộ phận

 Methods of accepted payment of the Hotel

Các hình thức thanh toán được chấp nhận tại Khách sạn

 Caravelle mission, vision and values

Sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị của Caravell

• Career development opportunity through training programs

• Competitive salary/ wage

• Annual salary review

• Holiday bonus

• Committed year-end bonus

• Attractive leave day policy – 1,5 days off per week, plus 15 annual leaves for new hired

• Health care insurance including in/out patient and dental care

• Two duty meals per day

• Uniform with laundry service

• Yearly outing trip

- Fluent English both spoken and listen.

- Confident outgoing personality

- Excellent communication skills with people of all levels.

- Creative thinker

- Highly organized

- Previous hotel experience with Banquet segment is a must.

- Excellent time management.

- Leadership skill

- Negotiation skill

- Familiar with Opera system

- Time management.

Phone number : 028 3823 4999

Address: 19 Lam Son, Ben Nghe Ward, District 1, HCM City