Guest Service Supervisor (Giám Sát Lễ Tân)

1. ABOUT THE ROLE

Phạm vi công việc

• Responsible for the smooth operation of the Front Office department during shift, ensure that all Front Desk staff are inline, maintain good hotel service standard, supervise workload and handle special feedback/complaint as first level of Hotel Management.

Chịu trách nhiệm về hoạt động trơn tru của bộ phận Lễ tân trong ca làm việc, đảm bảo rằng tất cả nhân viên Lễ tân đều làm việc, duy trì tiêu chuẩn dịch vụ tốt của khách sạn, giám sát khối lượng công việc và xử lý phản hồi / khiếu nại đặc biệt như cấp quản lý đầu tiên của Quản lý khách sạn.

• Assist the Front Office Manager with all aspects of departmental operations, making decisions for the unit in the absence of thereof, taking into account the Hotel’s philosophies, standards and procedures.

Hỗ trợ Giám đốc Bộ phận Tiền sảnh về tất cả các khía cạnh của hoạt động bộ phận, đưa ra quyết định cho đơn vị khi không có họ, có tính đến các triết lý, tiêu chuẩn và thủ tục của Khách sạn.

• Maintain the staff on duty in a courteous, safe and efficient manner, in accordance with the hotel’s policies and procedures.

Duy trì đội ngũ nhân viên trực trong ca làm việc một cách lịch sự, an toàn và hiệu quả, phù hợp với các chính sách và thủ tục của khách sạn.

• Ensure the service is quick and efficient for guest, as well as safe and professional at all time.

Đảm bảo dịch vụ mang đến cho khách nhanh chóng và hiệu quả cũng như luôn đảm bảo an toàn và chuyên nghiệp.

2. KEY RESPONSIBILITIES

NHIỆM VỤ CHÍNH

a. General

Tổng quát

• To implement flexible scheduling based on business patterns.

Để thực hiện lập kế hoạch linh hoạt dựa trên mô hình kinh doanh.

• To ensure that the par stocks for all operating equipment and supplies are strictly adhered to and that the outlet is adequately equipped.

Đảm bảo rằng lượng dự trữ cho tất cả các thiết bị và nguồn cung cấp đang hoạt động được tuân thủ nghiêm ngặt và ổ cắm được trang bị đầy đủ.

• To assist in controlling the requisitioning, storage and careful use of all operating equipment and supplies. To assist in conducting monthly inventory checks on all operating equipment and supplies.

Hỗ trợ kiểm soát việc trưng dụng, lưu trữ và sử dụng cẩn thận tất cả các thiết bị và vật tư đang vận hành. Hỗ trợ tiến hành kiểm tra hàng tồn kho hàng tháng đối với tất cả các thiết bị và vật tư đang hoạt động.

• To ensure that all room rate and guest data is posted and correct into the hotel property management system.

Đảm bảo rằng tất cả giá phòng và dữ liệu về khách đã được đăng tải và chính xác vào hệ thống quản lý tài sản của khách sạn.

• Assist to prepare, update, and maintain the Front Office Departmental Operation Reports, Procedures, Guidelines and Manuals.

Hỗ trợ chuẩn bị, cập nhật và duy trì các Báo cáo, Quy trình, Hướng dẫn và Sổ tay Hoạt động của Bộ phận Tiền sảnh.

• Familiarize self with all kinds of emergency procedures and take command post until a hotel executive arrives and takes over during emergency situations.

Tự làm quen với tất cả các loại quy trình khẩn cấp và nắm quyền chỉ huy cho đến khi giám đốc điều hành khách sạn đến và tiếp quản trong các tình huống khẩn cấp.

• Offer assistance to all sections at Front Office and supervise the lobby activities when the traffic is busy.

Cung cấp hỗ trợ cho tất cả các bộ phận tại Văn phòng Tiền sảnh và giám sát các hoạt động ở tiền sảnh khi giao thông đông đúc.

• Attend daily briefing/ debriefing and any monthly meeting on time.

Tham dự họp giao ban/thuyết trình hàng ngày và bất kỳ cuộc họp hàng tháng nào đúng giờ.

• To conduct daily pre-shift briefings to employees on room occupancy, arrival & departures, functions/event and special attention that is needed.

Thực hiện các cuộc họp giao ban hàng ngày trước ca làm việc cho nhân viên về tình trạng sử dụng phòng, đến và đi, chức năng/sự kiện và những lưu ý đặc biệt cần thiết.

• To strictly adhere to the established operating expenses and that all costs are controlled.

Tuân thủ nghiêm ngặt các chi phí hoạt động đã được thiết lập và mọi chi phí đều được kiểm soát.

• To identify and correct any errors, submit all guest/ employees’ incident reports. Account for all rooms related rebates for the day, and ensure that all room discrepancy is checked and follow-up.

Để xác định và sửa bất kỳ lỗi nào, hãy gửi tất cả các báo cáo sự cố của khách/nhân viên. Tính tất cả các khoản giảm giá liên quan đến phòng trong ngày và đảm bảo rằng tất cả sự khác biệt về phòng đều được kiểm tra và theo dõi.

• To assist in the training of Front Office service ensuring that they have the necessary skills to perform their duties with maximum efficiency.

Hỗ trợ đào tạo bộ phận Tiền sảnh đảm bảo rằng họ có những kỹ năng cần thiết để thực hiện nhiệm vụ của mình với hiệu quả tối đa.

• To ensure that the cashiering procedures are strictly adhered to.

Để đảm bảo rằng các thủ tục thu ngân được tuân thủ nghiêm ngặt.

• To have a thorough understanding and knowledge of all Rooms-related services and product and upsell alternatives.

Có hiểu biết và kiến thức thấu đáo về tất cả các dịch vụ cũng như sản phẩm liên quan đến Phòng và các lựa chọn thay thế bán thêm.

• Train new employees as assigned by Front Office Manager and perform other tasks required.

Đào tạo nhân viên mới theo sự phân công của Trưởng bộ phận tiền sảnh và thực hiện các nhiệm vụ khác được yêu cầu.

• Assist Executive Housekeeper and Security in case of incident, accident and valuable lost and found when necessary.

Hỗ trợ Quản gia điều hành và An ninh trong trường hợp sự cố, tai nạn và đồ đạc bị mất và tìm thấy khi cần thiết.

• To have full working knowledge and capability to supervise, correct and demonstrate all duties and tasks in the assigned tasks to the standard set, which is reviewed and changed on a regular base reflecting changes in trends, guest expectations and operating philosophies.

Có đầy đủ kiến thức làm việc và năng lực giám sát, hiệu chỉnh và thể hiện tất cả các nhiệm vụ, công việc trong nhiệm vụ được giao theo bộ tiêu chuẩn được xem xét và thay đổi thường xuyên phản ánh những thay đổi về xu hướng, kỳ vọng của khách hàng và triết lý điều hành.

• To assign responsibilities to subordinates by implementing the multi-tasking principle and checking their performance periodically.

Phân công trách nhiệm cho cấp dưới bằng cách thực hiện nguyên tắc đa nhiệm và kiểm tra định kỳ việc thực hiện của cấp dưới.

• To maintain a pool of qualified part-time employees in conjunction with the Human Resources Department.

Phối hợp với Phòng Nhân sự để duy trì đội ngũ nhân viên bán thời gian có trình độ.

• Problem-solving in all outlets in the absence of F&B, HK executives.

Giải quyết vấn đề ở tất cả các cửa hàng khi không có giám đốc điều hành F&B, HK.

• To liaise with housekeeping and other related departments on daily operations.

Liên lạc với bộ phận dọn phòng và các bộ phận liên quan khác trong các hoạt động hàng ngày.

b. Guest Services

Dịch vụ khách hàng

• Inspect rooms assigned to VIP guests and make sure those rooms are in good condition with amenities prior to guest arrival.

Kiểm tra các phòng dành cho khách VIP và đảm bảo các phòng đó ở trong tình trạng tốt với các tiện nghi trước khi khách đến.

• Ensure appropriate room assignment was given to all guests, especially VIPs and long stays.

Đảm bảo phân chia phòng phù hợp cho tất cả khách, đặc biệt là khách VIP và khách lưu trú dài ngày.

• Handle guests’ sleep out, double-locked and unlocked as requested by guests.

Xử lý tình trạng khách ngủ quên, khóa đôi, mở khóa theo yêu cầu của khách.

• Greet all guests upon their arrival, and check-in. and escort VIPs to the room. Bid farewell to them upon their departure from the hotel.

Chào đón tất cả khách khi họ đến và nhận phòng. và hộ tống các VIP vào phòng. Chia tay họ khi họ rời khách sạn.

• To handle guest enquiries in a courteous and efficient manner and report guest complaints or problems to supervisors if no immediate solution can be found and assure follow-up with guests.

Xử lý các thắc mắc của khách một cách lịch sự và hiệu quả, đồng thời báo cáo các khiếu nại hoặc vấn đề của khách cho người giám sát nếu không thể tìm ra giải pháp ngay lập tức và đảm bảo việc theo dõi với khách.

• To establish a rapport with guests and maintain good customer relationships.

Thiết lập mối quan hệ với khách và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng.

• Perform GSA Tasks where needed.

Thực hiện các Nhiệm vụ GSA khi cần.

• To ensure that guest history is maintained accurately and up-to-date. To obtain an account for the correct room revenue.

Để đảm bảo rằng lịch sử của khách được duy trì chính xác và cập nhật. Để có được một tài khoản cho doanh thu phòng chính xác.

• Record and handle the turn-away guests and arrange an alternative accommodation when the hotel is fully booked.

Ghi nhận và xử lý các trường hợp khách bỏ đi và sắp xếp chỗ ở thay thế khi khách sạn đã kín phòng.

Yêu Cầu Công Việc:

• At least 2 years of hands-on experience in a similar position.

Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm thực tế ở vị trí tương đương.

• Well-developed communication and customer relation skills.

Kỹ năng giao tiếp và quan hệ khách hàng được phát triển tốt.

• Highly organized, good team player, sociable, friendly and integrity.

Có tính tổ chức cao, tinh thần đồng đội tốt, hòa đồng, thân thiện và chính trực

• Excellent command of the English language

Trình độ tiếng Anh xuất sắc

• Ability to express effective, clear and concise written and verbal communication

Khả năng diễn đạt giao tiếp bằng văn bản và lời nói hiệu quả, rõ ràng và súc tích.

• Must be able to handle difficult situations with tact and high diplomacy.

Phải có khả năng xử lý các tình huống khó bằng sự khéo léo và khả năng ngoại giao cao.

• Strong sense of urgency, ability to prioritize and delegate tasks, commitment and of unquestionable integrity.

Tinh thần cấp bách mạnh mẽ, khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên và ủy thác nhiệm vụ, cam kết và tính chính trực không thể nghi ngờ.

• Being able to communicate in Chinese/ Japanese is an advantage.

Có khả năng giao tiếp tiếng Trung/Nhật là một lợi thế.

• Willing to assist other departments where needed.

Sẵn sàng hỗ trợ các bộ phận khác khi cần thiết.

Lương thưởng hấp dẫn, cạnh tranh

• Accident insurance (24/24)

Bảo hiểm tai nạn (24/24)

• Full participation in insurances

Chế độ bảo hiểm đầy đủ

• Working time: 45 hrs/week, 2 days off

Thời gian làm việc: 45 giờ/tuần, 2 ngày nghỉ

• Star Stay Program

Nghỉ dưỡng ưu đãi nội bộ

• Friendly & dynamic working environment

Môi trường làm việc thân thiện, năng động

• Great job opportunities

Nhiều cơ hội phát triển nghề nghiệp

• Monthly Service Charge

Hưởng phí phục vụ hàng tháng

• At least 2 years of hands-on experience in a similar position.

Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm thực tế ở vị trí tương đương.

• Well-developed communication and customer relation skills.

Kỹ năng giao tiếp và quan hệ khách hàng được phát triển tốt.

• Highly organized, good team player, sociable, friendly and integrity.

Có tính tổ chức cao, tinh thần đồng đội tốt, hòa đồng, thân thiện và chính trực

• Excellent command of the English language

Trình độ tiếng Anh xuất sắc

• Ability to express effective, clear and concise written and verbal communication

Khả năng diễn đạt giao tiếp bằng văn bản và lời nói hiệu quả, rõ ràng và súc tích.

• Must be able to handle difficult situations with tact and high diplomacy.

Phải có khả năng xử lý các tình huống khó bằng sự khéo léo và khả năng ngoại giao cao.

• Strong sense of urgency, ability to prioritize and delegate tasks, commitment and of unquestionable integrity.

Tinh thần cấp bách mạnh mẽ, khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên và ủy thác nhiệm vụ, cam kết và tính chính trực không thể nghi ngờ.

• Being able to communicate in Chinese/ Japanese is an advantage.

Có khả năng giao tiếp tiếng Trung/Nhật là một lợi thế.

• Willing to assist other departments where needed.

Sẵn sàng hỗ trợ các bộ phận khác khi cần thiết.

Vui lòng gửi hồ sơ CV ứng tuyển qua Website hoặc gửi qua Zalo Phòng Nhân Sự 034 830 1727