[Melia Vinpearl Huế] Chuyên viên Hành chính

A Personal Assistant is responsible for performing administrational and secretarial duties to Executive Office and General Manager.

Thư ký cá nhân sẽ chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ hành chính và thư ký cho Văn phòng điều hành và Tổng Quản lý.

• Maintain the strictness confidentiality on all matters relating to Melia International, including all other internal matters directed to the General Manager’s Office and the Hotel.

Duy trì bảo mật nghiêm ngặt đối với tất cả các vấn đề liên quan đến tập đoàn Melia International, bao gồm tất cả các thông tin nội bộ khác liên quan đến Văn phòng Tổng quản lý và khách sạn.

• Provide full PA and secretarial assistance to the General Manager, including preparation of correspondence, screening telephone calls and organizing appointments

Thực hiện các nhiệm vụ Thư ký và hành chính cho Tổng Quản lý, bao gồm chuẩn bị về các lời phản hồi, sàng lọc các cuộc gọi điện thoại và sắp xếp các cuộc hẹn

• Liaise with Department Heads and associates in relation to necessary follow-up on queries, deadlines, requests and special functions instigated by the General Manager.

Làm việc cùng các Trưởng bộ phận và các bộ phận liên quan để theo dõi các thắc mắc, hạn chót, yêu cầu và các nhiệm vụ chuyên biệt được đặt ra bởi Tổng Quản lý.

• Liaise with the Executive Committee members to ensure reporting deadlines to Division/Regional Offices and Owners Representatives are met.

Phối hợp với các thành viên Ban điều hành để đảm bảo hoàn thành báo cáo đúng tiến độ và thời hạn cho Văn phòng khu vực/phòng ban và các đại diện Chủ Đầu tư.

• Coordinate Monthly Management Report to ensure Regional deadlines are met.

Điều phối Báo cáo Quản lý Hàng tháng để đảm bảo hoàn thành đúng hạn các báo cáo nộp Vùng.

• Attend and transcribe minutes of weekly Department Heads Meeting for distribution to Department Heads.

Tham dự và ghi chép báo cáo cho các cuộc họp Trưởng bộ phận Hàng tuần để gửi lại cho các Trưởng bộ phận.

• Coordinate travel arrangement for the General Manager, Excom and Department Heads as requested.

Lập kế hoạch và sắp xếp lịch trình công tác cho Tổng Quản lý, các Trưởng bộ phận và Ban điều hành theo yêu cầu

• Draft Guest Questionnaire responses to be approved and signed by the General Manager.

Soạn thảo bản Khảo sát dành cho Khách hàng để Tổng Quản lý phê duyệt và ký duyệt.

• Assist Department Heads with preparation of correspondence in answer to guest queries and complaints.

Hỗ trợ các Trưởng bộ phận chuẩn bị các mẫu câu trả lời dựa theo các thắc mắc và khiếu nại của khách.

• Maintain an efficient filing

Quản lý hồ sơ hiệu quả

• Represent the General Manager’s Office at guest/staff functions as required.

Đại diện cho Văn phòng Tổng Quản lý thực hiện các chức năng liên quan đến khách/nhân viên khi được yêu cầu

• Coordinate and allocate overflow work amongst hotel secretaries.

Phối hợp và phân bổ công việc hợp lý cho các thư ký bộ phận khác trong khách sạn khi quá tải.

• Assist in preparing the yearly Budget documents.

Hỗ trợ chuẩn bị các tài liệu Ngân sách hàng năm.

• Sort and distribute daily mail and coordinate courier services

Sắp xếp và phân loại thư tín hàng ngày, quản lý các dịch vụ bưu tá.

• Liaison for office equipment and maintenance requirements (i.e. copier, printers), including control and cost containment of Executive Office stationery supplies.

Quản lý thiết bị văn phòng và các yêu cầu bảo trì (máy photocopy, máy in), đồng thời kiểm soát hợp lý chi phí cung cấp văn phòng phẩm của Văn phòng Điều hành.

• Ensure compliance with legislated health and safety requirements within the workplace.

Đảm bảo tuân thủ các yêu cầu về sức khỏe và an toàn lao động theo quy định tại nơi làm việc.

• Comply with all Corporate and Hotel Standards and Procedures.

Tuân thủ tất cả các Tiêu chuẩn và Quy trình của Tập đoàn và Khách sạn.

• Actively promote a work environment, which cares for guests and associates alike.

Tích cực thúc đẩy môi trường làm việc thân thiện với khách hàng cũng như đồng nghiệp.

- Gói bảo hiểm PVI sau 6 tháng, thăm khám răng, thai sản… (áp dụng chế độ khác nhau theo từng cấp bậc)

- Miễn phí cơm ca tại canteen

- Mức thu nhập theo tùy vị trí, kinh nghiệm, vùng miền

- Được hưởng lương tháng 13, khen thưởng cá nhân nếu có nổi trội

- Được làm việc trong môi trường Chuyên nghiệp 5 sao, tiêu chuẩn quốc tế

- Được đào tạo, kèm cặp

- Cơ hội thăng tiến

- Cơ hội làm việc tại 6 cơ sở miền Trung: Đà Nẵng=> Nghệ An

- Làm việc 48h/tuần , nghỉ chủ nhật

- Phụ cấp làm việc ca đêm

- Được công ty cung cấp và hỗ trợ giặt ủi đồng phục làm việc

- Áp dụng chi phí hỗ trợ nhà ở, nhận việc cho cấp quản lý theo thỏa thuận

- Lương thử việc =100% lương thỏa thuận

- Thời gian thử việc 02 tháng

- Đóng thuế TNCN theo luật lao động

- 12-15 ngày phép năm tùy cấp bậc

- Thăm hỏi ốm đau, hiếu hỉ

- Mức thưởng theo quy định cho các ngày lễ trong năm cùng với các hoạt động tổ chức cho nhân viên hàng năm như ngày 8/3, tham quan nghĩ dưỡng, khám sức khỏe, quà tết…

- Được hưởng chế độ Melia Rewards áp dụng theo từng cấp bậc

- Miễn phí/ giảm giá các dịch vụ tại hệ thống khách sạn Melia Vinpearl toàn quốc cũng như Melia theo quy định riêng của từng cấp bậc

- Và các hạng mục khác theo từng cấp bậc

…

- Kỹ năng tiếng Anh khá (làm việc với người nước ngoài)

- Từng có kinh nghiệm tương đương/ hành chính nhân sự lĩnh vực khách sạn 

- Kỹ năng văn phòng tốt, kỹ năng sắp xếp tốt

- Khả năng chịu áp lực cao

...

- Số điện thoại: 0775 507 007