Thư Ký Giám Đốc Phòng Khám (Q.2 & Q.7)

- Nắm vững và sử dụng thành thạo các biểu mẫu, văn bản, qui định, qui trình nội bộ cũng như của nhà nước ban hành để hướng dẫn thực hiện kịp thời tại bộ phận.

- Lưu giữ, bảo quản, cập nhật kịp thời, đúng và đủ các văn bản pháp qui, qui định, qui trình nội bộ và của nhà nước ban hành…cần sử dụng trong công tác điều hành hàng ngày.

- Đối với các hợp đồng của Bộ phận thuê ngoài ( Bảo vệ, Vệ sinh, bãi giữ xe...) và bộ phận hậu cần nội bộ như: Bảo trì, Văn thư, Tài xế...thì:

• Lưu trữ, nắm vững các điều khoản/chi tiết công việc

• Giám sát, nhắc nhở, đảm bảo chất lượng công việc

• Báo cáo chất lượng công việc định kì cho Ban quản lý.

• Lập biên bản vi phạm khi cần thiết.

2. Quản lý Trang thiết bị Y tế/ cung ứng vật tư:

- Tổng hợp các đơn hàng vật tư tiêu hoa, vật tư của Phòng khám từ bộ phận Điều dưỡng và Chăm sóc khách hàng để trình ký/ gửi đơn hàng cho phòng Cung ứng và Mua hàng đúng qui định.

- Tổng hợp báo cáo hàng tồn kho/xuất/nhập.

- Cập nhật và báo cáo tiến độ thực hiện các đơn đặt hàng mỗi đầu tuần, không để hàng bị thiếu, hụt do không theo dõi thông tin từ các bộ phận cung cấp liên quan.

- Báo cáo mỗi đầu tuần các số liệu tồn kho/xuất/nhập.

- Quản lý các trang thiết bị Y tế. Phối hợp bộ phận Bảo trì và Nhà cung cấp cho các kế hoạch kiểm tra sửa chữa; bảo trì và bảo dưỡng định kỳ theo hợp đồng.

3. Thư kí Ban Quản lý Phòng khám:

- Tổ chức/ mời họp ban quản lý

- Theo dõi các công việc của ban quản lý

- Lập biên bản họp

- Soạn thảo văn bản theo yêu cầu

4. Tương tác với khách hàng:

- Thực hiện đúng quy trình làm việc và nội quy Công ty: thể hiện thái độ tích cực, hợp tác, tuân thủ nội qui Công ty, tính kỷ luật

- Tuân thủ nghiêm ngặt chế độ và quy định bảo mật thông tin của Công ty, bao gồm thông tin cá nhân của đồng nghiệp và khách hàng/ đối tác, thông tin hồ sơ/ bệnh án của bệnh nhân

- Duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng (cả bên trong và bên ngoài) với mức độ chuyên nghiệp.

- Liên lạc với các Trưởng bộ phận trong Công ty hoặc các đối tác bên ngoài để triển khai các kế hoạch/yêu cầu của BGĐ.

- Đối với khách hàng/ đối tác/ Sở ban nghành liên quan: thể hiện sự tôn trọng, giao tiếp lịch sự, ân cần, sẵn sàng hỗ trợ và giải quyết tận tình các yêu cầu của khách hàng.

- Đối với đồng nghiệp: ân cần, lịch sự, hợp tác, sẵn sàng hỗ trợ khi cần.

• Thời gian làm việc: Thứ hai đến sáng Thứ 7 hàng tuần

• Cơ hội huấn luyện:

- Kinh nghiệm quản lý văn bản hành chính/ vận hành Phòng khám trong lĩnh vự Y tế

- Cơ hội phát triển những vị trí khác trong lĩnh vực Y tế

• Đồng nghiệp:

- Thân thiện và hỗ trợ

- Môi trường làm việc ổn định, lành mạnh

• Ngày nghỉ: Phép năm 14 ngày

• Phúc lợi:

- Quyền lợi chăm sóc sức khỏe miễn phí tại toàn bộ hệ thống Victoria.

- Bảo hiểm xã hội đóng theo mức 100% lương

- Bảo hiểm Chăm sóc Sức khỏe

- Lương tháng 13

- Các chế độ phúc lợi khác...

• Phụ cấp khác :

- Phụ cấp tiền cơm trưa 35,000 VNĐ/ngày.

- Phụ cấp điện thoại 300,000 VNĐ/tháng

- Tốt nghiệp Cao đẳng/ Đại học trở lên các ngành xã hội hay quản trị kinh doanh. Ưu tiên có các chứng chỉ về nghiệp vụ thư ký, quản trị hành chính- văn phòng

- Ít nhất 2 – 3 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương. Có kinh nghiệm trợ lý vận hành tòa nhà, trợ lý dự án hoặc có kinh nghiệm làm việc trong mô hình Bệnh viện/ Phòng khám là lợi thế.

- Kỹ năng Word, Excel, Powperpoint. Kỹ năng thảo văn bản, hợp đồng…thành thạo, chuyên nghiệp.

- Kỹ năng tiếng Anh khá

• Năng lực chuyên môn:

- Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc.

- Có kiến thức tốt về kế toán căn bản: đọc, hiểu và có thể sử dụng, kiểm tra chứng từ kế toán.

- Kỹ năng giao tiếp, điều phối xuất sắc.

- Có khả năng phân tích và hướng tới kết quả.

- Chi tiết, cẩn thận và độ chính xác, tin cậy.

• Yêu cầu khác:

- Năng động và đa năng

- Kỹ năng thương lượng và đàm phán

- Hướng tới khách hàng.

-Thẳng thắn, trung thực

- Kiên nhẫn, lắng nghe

- Có khả năng làm việc độc lập

- Chịu áp lực công việc tốt

- Sẵn sàng học hỏi và nhận thêm công việc mới khi có yêu cầu.