Coordinator, Facility Management

Admin coordinator is responsible for provides administrative services and support to the immediate superior. Further, this position assists the Leaders and team in discharging all duties and responsibilities related to the back-end support of the department. The position always displays the highest level of professionalism, customer service and administrative support to both internal and external customers.

Nhân viên điều phối hành chính chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ hành chính và hỗ trợ cho cấp trên trực tiếp. Hơn nữa, vị trí này hỗ trợ các trưởng nhóm và nhóm thực hiện tất cả các nhiệm vụ và trách nhiệm liên quan đến hỗ trợ phía sau của bộ phận. Vị trí này luôn thể hiện mức độ chuyên nghiệp, dịch vụ khách hàng và hỗ trợ hành chính cao nhất cho cả khách hàng nội bộ và bên ngoài.

ADMINISTRATIVE SUPPORT/ HỖ TRỢ MẢNG HÀNH CHÍNH

• Manage and maintain stationary supplies for the Facilities Management Department.

Quản lý và duy trì nguồn cung cấp văn phòng phẩm cho Bộ phận Cơ sở vật chất.

• Receive information about purchasing requirements from teams to synthesize and make plan purchases.

Nhận thông tin về yêu cầu mua hàng từ các phòng/ban để tổng hợp và lập kế hoạch mua hàng.

• Support to arrange working schedules for sections at the request of team leaders in FM department and update changes if any for Work Force department.

Hỗ trợ sắp xếp lịch làm việc cho các phòng/ban theo yêu cầu của các trưởng nhóm trong bộ phận FM và cập nhật các thay đổi nếu có cho bộ phận Work Force.

• Support related administrative work.

Hỗ trợ các công việc hành chính liên quan.

• Make payment claims for contracts of department.

Thực hiện các yêu cầu thanh toán cho các hợp đồng của bộ phận.

• Follow and process Certificate of Inspection of whole project.

Theo dõi và xử lý Giấy chứng nhận kiểm định kiểm soát toàn bộ dự án.

• Perform tasks assigned by line manager.

Thực hiện các công việc do quản lý trực tiếp giao.

• Professional and multicultural working environment
  
• Good and competitive HR benefits (Additional insurance, staff housing, daily shuttle bus Danang - Hoiana, duty meal, ...)
• Big-scale project in central Vietnam
• Career Development Opportunity

• B.S. Degree or equivalent professional training.

Bằng cấp hoặc đào tạo chuyên môn ngiệp vụ tương đương.

2. Work experience/ Kinh nghiệm

• 2-4 years working in administration department.

2-4 năm làm việc tại phòng hành chính.

3. Skills competencies/Kĩ năng

• Computer literate in MS Office applications.

Thông thạo vi tính trong các ứng dụng MS Office.

• Good interpersonal / presentation skills are preferred to deal effectively with all incoming calls and requests from the management.

Kỹ năng trình bày / giao tiếp tốt được ưu tiên để giải quyết hiệu quả tất cả các cuộc gọi đến và yêu cầu từ cấp quản lý.

• Independent and able to work with minimal supervision.

Độc lập và có thể làm việc với sự giám sát tối thiểu.

• Ability to work under pressure and meet deadlines.

Có khả năng làm việc dưới áp lực và đúng thời hạn.

• Ability to work on flexible shift including weekends and holiday on rotation basis.

Ability to work on overtime when needed.

Có khả năng làm việc theo ca linh hoạt kể cả cuối tuần và ngày lễ theo luân phiên.

Có khả năng làm việc ngoài giờ khi cần thiết.

4. Languages/ Ngôn ngữ

• Proficiency in both spoken and written Vietnamese/ English is a must.

Phải thông thạo cả tiếng Việt / tiếng Anh nói và viết