Giám sát Lễ tân

A. NỘI DUNG CÔNG VIỆC

I NHÂN SỰ

1 Đánh giá nhân viên theo tháng, quý, năm để nắm rõ năng lực của từng CBNV.

2 Sàng lọc, phân loại nhân viên chủ chốt, nhân viên yếu kém.

3 Lắng nghe tâm tư nguyện vọng của nhân viên cấp dưới, đưa kiến nghị với TBP về việc thay đổi nhân sự, chế độ lương/thưởng,... đối với các nhân viên dưới quyền.

4 Phân chia nhân sự phù hợp để hạn chế tối đa việc tăng ca và sắp xếp cho nhân viên nghỉ phép, nghỉ bù.

II ĐÀO TẠO

1 Hoàn thành các chứng chỉ, chương trình đào tạo cá nhân.

2 Tham gia và sắp xếp cho CBNV trong bộ phận tham gia đầy đủ các khóa đào tạo của Bộ phận và Công ty, các khóa huấn luyện, nâng cao trình độ khi được STH tạo điều kiện.

3 Hỗ trợ Quản lý Tiền Sảnh triển khai cập nhật các quy định quy chế, bộ tiêu chuẩn, và các tài liệu vận hành cho CBNV trong bộ phận Tiền sảnh.

4 Giám sát việc thực hiện công việc của từng thành viên để có kế hoạch đào tạo nghề cho nhân viên theo các hình thức và phương pháp phù hợp, bảo đảm duy trì và nâng cao chất lượng dịch vụ.

5 Hỗ trợ QL Tiền sảnh triển khai huấn luyện nghiệp vụ/Hướng dẫn công việc cho nhân viên bộ phận thông qua các chương trình và kế hoạch đào tạo của Bộ phận.

6 Trực tiếp đào tạo hoặc phân công đào tạo nhân viên mới.

III LẬP KẾ HOẠCH

1 Phối hợp cùng QL Tiền sảnh xây dựng kế hoạch hoạt động cụ thể của quý, năm, đánh giá năng lực và kết quả công việc của bộ phận Tiền sảnh.

2 Hỗ trợ Quản lý lập kế hoạch và đào tạo nhân viên trong ca hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm

2 Phối hợp với Quản lý Tiền sảnh lập kế hoạch ngân sách hàng năm của Bộ phận.

IV QUẢN LÝ NGÂN SÁCH CHI PHÍ

1 Kiểm soát việc thực hiện đúng ngân sách Capex/Opex/Định mức hạn mức;

2 Đề xuất điều chỉnh ngân sách bộ phận phù hợp với thực tế, nhu cầu.

3 Lập Dự kiến kế hoạch mua sắm và thực hiện kế hoạch mua sắm đúng nhu cầu thực tế và hiệu quả; Xem xét và chịu trách nhiệm đối với các đề xuất mua hàng của bộ phận, đảm bảo tiết kiệm chi phí và đúng thẩm quyền phê duyệt.

4 Kiểm soát việc sử dụng, bảo quản, báo cáo hỏng, hủy các lại tài sản, hàng hóa, vật tư…của bộ phận Tiền Sảnh.

V QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH CHUNG

1 Quản lý và chịu trách nhiệm về điều phối các hoạt động trong ca của bộ phận Tiền Sảnh một cách hiệu quả

1,1 Phân công, sắp xếp và giám sát các hoạt động vận hành và báo cáo của nhân viên Lễ tân, Hành lý, Đặt phòng, Quản gia trong ca.

1,2 Kết nối các nhân viên Tiền sảnh để phục vụ khách hàng và giải quyết các vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng và hiệu quả.

1,3 Cập nhật các thông tin liên quan đến công suất phòng, số lượng phòng nhận, phòng trả, khách VIP, khách đoàn, các sự kiện nổi bật diễn ra trong KDL.

1,4 Thực hiện kiểm tra vệ sinh khu vực phụ trách và đồng phục nhân viên trong ca.

1,5 Giám sát việc thực hiện sử dụng tiền trong Quỹ (Cash Float) đúng mục đích và nguyên tắc; Giám sát và nắm tình hình giao dịch tiền trong ngày của Lễ tân và đảm bảo cuối ca trực phải đủ số tiền Cash Float dựa trên báo cáo của Lễ tân cuối ca trực.

1,6 Hỗ trợ triển khai thực hiện các chương trình/hoạt động tiết kiệm (như: tiết kiệm năng lượng, kiểm soát tiêu hao nguyên liệu, vật tư...).

1,7 Phổ biến các quy định và chính sách của KDL cho nhân viên. Tuân thủ toàn bộ các quy trình, quy định và các tiêu chuẩn của KDL.

2 Kiểm soát hiệu quả vận hành

2,1 Giám sát việc xử lý sự cố trong ca và việc bàn giao ca của nhân viên.

2,2 Rà soát và giám sát trực tiếp các nhân viên Tiền sảnh thực hiện công việc đúng theo quy chuẩn, quy định của KDL.

2,3 Kiểm soát các CBNV Tiền sảnh thực hiện thao tác thanh toán liên quan đến doanh thu đúng theo nguyên tắc và quy định của Công ty.

VI CÁC CÔNG VIỆC KHÁC

1 Thường xuyên kiểm tra nhật ký hoạt động của bộ phận trong ca để đảm bảo mọi công việc đều được giải quyết kịp tiến độ.

2 Đảm bảo CBNV trong ca tuân thủ nghiêm túc các quy trình của bộ phận Tiền sảnh và chính sách của KDL.

3 Hỗ trợ Quản lý Tiền sảnh cập nhật mô tả công việc của Bộ phận.

4 Báo cáo Quản lý Tiền sảnh các trường hợp ngoài khả năng/thẩm quyền xử lý và các sự cố, sự việc quan trọng, khẩn cấp xảy ra trong ca trực.

5 Tham gia đầy đủ các cuộc họp hàng ngày/ tuần…của Bộ phận.

6 Thiết lập, xây dựng và giữ gìn mối quan hệ tốt với khách, cộng sự và đồng nghiệp.

7 Làm các báo cáo công việc theo quy định.

8 Thực hiện các công việc phát sinh theo yêu cầu Quản lý cấp trên.

- Thu nhập thỏa thuận (cạnh tranh)

- Hỗ trợ cơm trưa, lưu trú và 3 bữa ăn/ngày ( áp dụng cho nhân sự ngoại tỉnh)

- Thưởng theo chính sách của công ty

- Bảo hiểm đầy đủ theo quy định nhà nước

- Teambuiding, du lịch….

- Các chính sách theo quy định công ty, miễn giảm các dịch vụ tham quan, lưu trú, ăn uống tại khu du lịch

Yêu cầu về chuyên môn Cao đẳng/Đại học

Năng lực / kỹ năng Có khả năng quản lý công việc, soạn thảo, lưu trữ hồ sơ

Kinh nghiệm tối thiểu 1 năm hành chính, 1 năm kế toán

Chứng chỉ hoặc Giấy phép hành nghề N/A

Trình độ ngoại ngữ / tin học Tin học văn phòng

Giới tính/Độ tuổi Nam/Nữ, <40 tuổi

Ngoại hình/ Sức khỏe Ngoại hình ưu nhìn/Sức khỏe tốt

Yêu cầu khác Ưu tiên người địa phương

CCCD

Hộ khẩu

Lý lịch tư pháp

Giấy khám sức khỏe

Bằng cấp