Trưởng bộ phận Tiền sảnh

A. Quản lý hoạt động Bộ phận Tiền sảnh

• Tổ chức, điều hành toàn bộ hoạt động của bộ phận Tiền sảnh theo tiêu chuẩn dịch vụ của Công ty.
• Phân công công việc, sắp xếp ca làm việc và điều phối nhân sự phù hợp với công suất phòng và tình hình khách thực tế.
• Giám sát hoạt động của các vị trí: Lễ tân, Tổng đài và các vị trí thuộc phạm vi quản lý.
• Đảm bảo quy trình Check-in – Check-out, tiếp nhận và xử lý yêu cầu của khách được thực hiện nhanh chóng, chính xác.
• Kiểm soát tình trạng phòng, phối hợp với Buồng phòng để đảm bảo phòng sẵn sàng trước giờ khách nhận phòng.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan để xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình khách lưu trú.

B. Quản lý chất lượng dịch vụ & trải nghiệm khách hàng

• Xây dựng và duy trì tiêu chuẩn phục vụ của bộ phận Tiền sảnh.
• Trực tiếp kiểm tra chất lượng phục vụ và thái độ của nhân viên khi giao tiếp với khách hàng.
• Tiếp nhận, xử lý và phản hồi các khiếu nại, yêu cầu của khách hàng thuộc phạm vi thẩm quyền.
• Chủ động xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình khách lưu trú, đặc biệt với khách VIP, đoàn khách và các trường hợp đặc biệt.
• Theo dõi phản hồi của khách hàng và đề xuất giải pháp cải thiện chất lượng dịch vụ.
• Đảm bảo hình ảnh nhân viên Tiền sảnh luôn chuyên nghiệp, lịch sự và đúng tiêu chuẩn.

C. Quản lý đặt phòng & doanh thu

• Kiểm soát tình trạng phòng, booking, room allotment và các yêu cầu đặc biệt của khách.
• Phối hợp với bộ phận Kinh doanh/Đặt phòng trong việc quản lý booking đoàn, khách lẻ, khách VIP và các chương trình bán phòng.
• Theo dõi công suất phòng, tình trạng phòng và các vấn đề liên quan đến doanh thu.
• Phối hợp kiểm soát giá phòng, chính sách nâng hạng phòng, bán thêm dịch vụ và các chương trình gia tăng doanh thu theo chính sách Công ty.
• Đảm bảo thông tin booking được cập nhật đầy đủ và chính xác trên hệ thống.

D. Quản lý hệ thống & hồ sơ khách hàng

• Kiểm soát việc nhập, cập nhật và lưu trữ thông tin khách hàng trên hệ thống
• Đảm bảo thông tin đặt phòng, check-in, check-out, thanh toán và các yêu cầu dịch vụ được cập nhật chính xác.
• Kiểm soát việc thực hiện các quy định về đăng ký khách lưu trú và khai báo thông tin theo quy định.
• Phối hợp với Kế toán trong việc kiểm soát công nợ, doanh thu và các vấn đề liên quan đến thanh toán.
• Đảm bảo bảo mật thông tin khách hàng và dữ liệu vận hành.

E. Quản lý nhân sự

• Xây dựng kế hoạch nhân sự và định biên nhân sự của Bộ phận Tiền sảnh.
• Phân công, đào tạo và hướng dẫn nhân viên thực hiện đúng quy trình nghiệp vụ.
• Đánh giá năng lực, hiệu quả làm việc và mức độ hoàn thành KPI của nhân viên.
• Đề xuất tuyển dụng, điều chuyển, khen thưởng hoặc xử lý vi phạm đối với nhân sự thuộc bộ phận.
• Xây dựng đội ngũ nhân viên Tiền sảnh chuyên nghiệp, chủ động và có tinh thần phục vụ khách hàng.
• Đào tạo đội ngũ kế cận cho các vị trí Giám sát/Trưởng ca.

F. Xây dựng và kiểm soát quy trình

• Xây dựng, cập nhật và cải tiến các SOP của Bộ phận Tiền sảnh.
• Kiểm soát việc thực hiện đúng quy trình check-in, check-out, đặt phòng, thanh toán, xử lý khiếu nại và bàn giao ca.
• Xây dựng quy trình xử lý các tình huống đặc biệt và tình huống khẩn cấp.
• Thường xuyên kiểm tra việc tuân thủ quy trình và đề xuất điều chỉnh nhằm nâng cao hiệu quả vận hành.

G. Phối hợp liên bộ phận

• Phối hợp chặt chẽ với Buồng phòng để cập nhật tình trạng phòng và đảm bảo phòng sẵn sàng phục vụ khách.
• Phối hợp với Nhà hàng, Onsen & Spa và các bộ phận dịch vụ để đáp ứng nhu cầu của khách.
• Phối hợp với Kinh doanh trong việc tiếp nhận và phục vụ khách đoàn, khách sự kiện, khách VIP.
• Phối hợp với Kế toán/Doanh thu trong việc kiểm soát doanh thu, công nợ và thanh toán.
• Phối hợp với Kỹ thuật, An ninh và các bộ phận liên quan để xử lý sự cố trong quá trình khách lưu trú.

H. Báo cáo & cải tiến

• Thực hiện báo cáo định kỳ về tình hình hoạt động của Bộ phận Tiền sảnh.
• Theo dõi các chỉ số: công suất phòng, số lượng booking, doanh thu, phản hồi khách hàng, khiếu nại và chất lượng dịch vụ.
• Phân tích các vấn đề phát sinh và đề xuất giải pháp cải thiện.
• Tham mưu cho Giám đốc Vận hành các giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ và hiệu quả hoạt động của bộ phận.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Ban Lãnh đạo/Giám đốc Vận hành.

• Mức lương: Thỏa thuận theo năng lực, Service Charge Hàng tháng
• Thưởng Lễ, Tết, Sinh nhật
• Được hưởng các chế độ bảo hiểm theo quy định của Nhà nước.
• Môi trường làm việc năng động, thân thiện, chuyên nghiệp hướng đến sự phát triển bền vững.
• Các phụ cấp: hỗ trợ ăn/ở và các phụ cấp khác theo quy định Công ty.

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Quản trị Khách sạn, Du lịch, Quản trị Kinh doanh hoặc các ngành liên quan.
• Có tối thiểu 3–5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực khách sạn/resort, trong đó có kinh nghiệm ở vị trí Trưởng bộ phận Tiền sảnh hoặc vị trí quản lý tương đương.
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm tại khách sạn/resort 4–5 sao hoặc mô hình nghỉ dưỡng quy mô lớn.
• Am hiểu nghiệp vụ Lễ tân, Đặt phòng và quy trình vận hành tiền sảnh.
• Có kinh nghiệm sử dụng hệ thống PMS và các phần mềm quản lý khách sạn.
• Có kỹ năng quản lý, đào tạo và phát triển đội ngũ.
• Kỹ năng giao tiếp, xử lý tình huống và giải quyết khiếu nại tốt.
• Có khả năng tổ chức công việc, điều phối nhân sự và làm việc dưới áp lực cao.
• Tiếng Anh giao tiếp tốt; biết thêm ngoại ngữ khác là lợi thế.
• Tác phong chuyên nghiệp, dịch vụ khách hàng tốt, chủ động và có tinh thần trách nhiệm cao.

Liên hệ: 0965******