Front Office Coordinator | Thư ký Bộ phận Tiền sảnh

VIP & Guest Services Coordination / Phối hợp Dịch vụ VIP & Khách hàng
• Review and prepare for daily VIP arrivals, ensuring personalized amenities and special requests are arranged.
   Kiểm tra và chuẩn bị đón khách VIP hàng ngày, đảm bảo cung cấp đúng amenities và yêu cầu đặc biệt.
• Preview next-day VIP arrivals and highlight needs to relevant departments for action.
   Xem trước danh sách VIP ngày hôm sau và thông báo cho các bộ phận liên quan để thực hiện.
• Support Front Desk with updating guest profiles, especially Vietnamese guests for immigration reports.
   Hỗ trợ Lễ tân cập nhật hồ sơ khách, đặc biệt là khách Việt Nam để khai báo nhập cư hàng ngày.
• Assist Reception team with airport pick-ups when needed.
   Hỗ trợ Lễ tân trong việc đón khách tại sân bay khi cần thiết.
• Ensure excellent guest service delivery through liaison with other departments and vendors.
   Đảm bảo dịch vụ khách hàng tốt thông qua việc phối hợp với các bộ phận và nhà cung cấp khác.
• Stay updated with daily memos to align with relevant parties for smooth operations.
   Cập nhật thông tin hàng ngày để phối hợp công việc với các bộ phận liên quan.
• Be familiar with hotel policies, services, promotions, local attractions, and communicate them when appropriate.
   Nắm rõ các chính sách, dịch vụ, chương trình khuyến mãi và thông tin địa phương để tư vấn cho khách

Procurement & Inventory Management / Quản lý Mua sắm & Hàng tồn
• Monitor departmental inventory and prepare purchase requests with managerial approval.
   Theo dõi tồn kho và lập đề nghị mua sắm theo sự phê duyệt của quản lý.
• Keep track of amenity orders and submit monthly reports to FOM.
   Theo dõi việc đặt amenities và nộp báo cáo hàng tháng cho Trưởng bộ phận Lễ tân.
• Coordinate stock reviews and ensure timely procurement of guest-related items.
   Phối hợp kiểm kê hàng hóa và đảm bảo việc mua sắm được thực hiện đúng thời gian.

Transport & Logistics Support / Hỗ trợ Vận chuyển & Điều phối
• Assist the Head Driver with all transportation-related documentation.
   Hỗ trợ Trưởng bộ phận tài xế với các thủ tục, giấy tờ liên quan đến vận chuyển.
• Schedule drivers when the Head Driver is absent.
   Sắp xếp lịch làm việc cho tài xế khi Trưởng tài xế vắng mặt.
• Coordinate with Reception for guest transportation and logistics.
   Phối hợp với Lễ tân trong việc điều phối phương tiện và hỗ trợ đưa đón khách.

Additional Responsibilities / Nhiệm vụ Bổ sung
• Ensure daily VAT issuance for all guest check-outs.
   Chịu trách nhiệm xuất hóa đơn VAT cho khách khi trả phòng hàng ngày.
• Update systems such as Cadena in a timely manner.
   Cập nhật hệ thống Cadena đúng thời hạn.
• Follow up and coordinate with HR on monthly payroll process, training reports, HR activities, and projects.
   Theo dõi và phối hợp với bộ phận Nhân sự trong các báo cáo đào tạo, hoạt động và dự án hàng tháng.

• Communication skills are utilized a significant amount of time when interacting with others; demonstrated ability to interact with customers, employees and third parties that reflects highly on the hotel, the brand and the Company.
• Must speak fluent English. Other languages preferred.
• Proficient in the use of Microsoft Office and Front Office System is a plus

• High School or Vocational Certificate in Hotel Administration, Hotel Management or equivalent

• 1 year experience in guest / customer service, or an equivalent combination of education and experience.