Hành Chính Lễ Tân Tòa Nhà/ Base Hà Nội ( Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội)

1. Công việc hành chính:

- Đảm bảo hoàn thành tất cả các mục tiêu của bộ phận tại bất kỳ thời gian nào.

- Tham gia vào việc thiết lập và thực thi những thủ tục và tiêu chuẩn làm việc cho sự hoạt động của bộ phận.

- Tham gia vào hoạt động soạn thảo, cập nhật, lưu trữ văn bản thuộc ban quản lý, giữ gìn bảo mật thông tin theo quy định.

- Tham gia vào hoạt động tìm kiếm đánh giá nhà thầu phụ cung cấp dịch vụ (vệ sinh, bảo vệ, diệt công trùng…).

- Chuẩn bị công việc hàng ngày cho các hoạt động hội họp, in ấn tài liệu và theo dõi việc hoàn tất các công việc đó.

- Giám sát thời gian biểu và tình hình nghỉ phép của nhân viên Ban QLTN.

- Cập nhật tất cả các sổ sách hàng ngày và phản hồi đến cấp trên bất kỳ sai lệch nào.

- Chuẩn bị các báo cáo hoạt động hàng tuần theo chỉ đạo từ cấp trên.

- Chuẩn bị các báo cáo tuần và tháng của bộ phận bao gồm:

- Liệt kê tất cả các khách (VD: Khách của khách thuê, những người giao hàng, chủ hợp đồng…v.v…).

- Phối hợp giải quyết triệt để các nhu cầu/yêu cầu của khách thuê.

- Kết hợp cùng Bộ phận Kế toán tham gia vào hoạt động kiểm tra rà soát các hoạt động tài chính phát sinh trong tháng.

- Phối hợp và hỗ trợ công tác lễ tân chăm sóc khách hàng .

- Duy trì quan hệ và hợp tác tốt với tất cả các bộ phận khác.

- Thông báo tới các bộ phận có liên quan và văn phòng quản lý về những yêu cầu, thắc mắc, phàn nàn..v.v.. và theo dõi để đảm bảo để những điều này được giải quyết.

- Đảm bảo rằng tất cả đồ đạc, đồ trang trí và/hoặc các vật dụng được để bên trong hoặc ngay phía ngoài khu vực tiếp tân được giữ trong tình trạng ngăn nắp và sẵn sàng làm việc và ở nơi cần thiết, phối hợp với văn phòng quản lý và các bộ phận khác để đảm bảo việc sửa chữa, lau dọn..v.v...được tiến hành đúng giờ giấc.

- Tham gia với Trợ lý Giám đốc trong việc cập nhật danh sách khách thuê..v.v..

- Phối hợp với Trợ lý Giám đốc để giải quyết bất kì vấn đề nào có khả năng xảy ra ở bộ phận tiếp tân và/hoặc giữa các nhân viên

2. Công việc Lễ tân tòa nhà:

- Góp phần làm hài lòng khách thuê.

- Đảm bảo các ghi nhận chi tiết trong sổ tay để bàn giao.

- Nhận thức tốt về các thủ tục khẩn cấp và danh sách các số điện thoại cần gọi.

- Duy trì quan hệ và hợp tác tốt với tất cả các bộ phận khác.

- Thỏa mãn các giải pháp có thể cho tất cả các yêu cầu, thông điệp, nhu cầu, phàn nàn, giao hàng, của khách thuê và khách đến làm việc một cách hiệu quả.

- Thông báo với các bộ phận liên quan và văn phòng quản lý về những yêu cầu, thắc mắc, phàn nàn…và theo dõi để đảm bảo những điều này được giải quyết kịp thời.

- Đảm bảo rằng tất cả các đồ đạc, trang trí và/hoặc các vật dụng được để trong hoặc ngay phía ngoài khu vực tiếp tân được giữ trong tình trạng ngăn nắp và sẵn sàng làm việc và ở vị trí cần thiết, phối hợp với văn phòng quản lý và các bộ phận khác để đảm bảo việc sửa chữa, lau dọn…được tiến hành đúng giờ giấc.

- Hạn chế những khách đứng chờ ở khu vực Tiếp tân để đảm bảo rằng các lái xe, người bán hàng, người giao hàng, bạn bè của nhân viên không được phép lai vãng ở khu vực này.

- Tham gia với Phụ trách Hành chính/Trợ lý Giám đốc trong việc cập nhật danh sách khách thuê bao gồm khách hàng tạm thời…

- Thu tiền từ những khách thuê tiền ngoài giờ hành chính, cung cấp Giấy đề nghị thanh toán (cung cấp bởi bộ phận tài chính) và phát hóa đơn.

- Hợp tác hợp lý với Phụ trách Hành chính để giải quyết bất kì vấn đề nào có khả năng xảy ra ở bộ phận tiếp tân và/hoặc giữa các nhân viên.

- Thực hiện các nhiệm vụ hợp lý khác được đưa ra bởi quản lý trực tiếp.

3. Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.

- Mức lương thỏa thuận theo năng lực công việc;

- Được hưởng đầy đủ tất cả các chế độ của công ty;

- Chế độ đãi ngộ xứng đáng với năng lực chuyên môn và hiệu quả công việc;

- Được đóng bhxh đầy đủ, khám sức khỏe, đi du lịch, thưởng tết, lương tháng thứ 13;

- Làm việc trong một môi trường ổn định, chuyên nghiệp, thân thiện, nhân văn;

- Nghỉ Chủ Nhật, ngày lễ tết và nghỉ phép theo quy định của công ty

- Ăn trưa tại Nhà hàng của Công ty

(Thời gian làm việc từ Thứ 2 - sáng Thứ 7; Từ 08h00 – 17h00)

- Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học hoặc tương đương.

- Ngoại ngữ : Tiếng Anh và ưu tiên biết thêm 1 ngoại ngữ khác.

- Kỹ năng:

+ Kỹ năng giao tiếp cá nhân tốt.

+ Ý thức kỷ luật tốt.

+ Kỹ năng tổ chức tốt.

+ Khả năng biểu đạt cá nhân xuất sắc.

+ Hiểu biết và tận tụy với dịch vụ và mối quan hệ với người thuê ở cấp cao nhất.

+ Có khả năng hợp tác với cá nhân khác và đưa ra những định hướng/ hướng dẫn.

- Kinh nghiệm: Có ít nhất 02 năm kinh nghiệm trong vị trí tương đương.

- Phẩm chất cá nhân: Trung thực, nhanh nhẹn, nhiệt huyết, phong thái điềm tĩnh, kiên nhẫn và hòa đồng trong công việc.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

 Địa chỉ: Tháp CEO, đường Phạm Hùng, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội

 Tell: Không hai bốn bảy ba không năm chín chín sáu chín

 Email: tchc(a vòng)ceohospitality chấm com chấm vn