[HCM] Trợ lý Hành chính (Spa)

Mục tiêu công việc: Hỗ trợ trực tiếp cho Tổng Giám Đốc trong các công việc điều hành, hành chính và quản lý lịch làm việc. Đảm bảo luồng thông tin giữa CEO và các phòng ban diễn ra hiệu quả, bảo mật và chuyên nghiệp.

Báo cáo cho: Tổng Giám Đốc Spa (CEO)

NHIỆM VỤ CHÍNH

1. Hỗ trợ công việc điều hành của Tổng Giám Đốc

• Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, công tác và các cuộc hẹn cho CEO.
• Chuẩn bị tài liệu, báo cáo, biên bản họp theo yêu cầu của CEO.
• Hỗ trợ CEO trong các công việc đối nội, đối ngoại.
• Theo dõi tiến độ các công việc được giao cho các phòng ban, nhắc nhở và báo cáo tiến độ.

2. Hành chính – Văn phòng

• Soạn thảo công văn, thông báo, email theo chỉ đạo
• Quản lý hồ sơ, tài liệu mật và lưu trữ theo hệ thống.
• Tổ chức và hỗ trợ các cuộc họp nội bộ hoặc với đối tác.
• Thực hiện các thủ tục đặt vé máy bay, khách sạn, phương tiện cho CEO khi công tác.

3. Điều phối nội bộ

• Là cầu nối giữa CEO và các phòng ban, đảm bảo thông tin được truyền đạt đầy đủ và chính xác.
• Phối hợp với các bộ phận triển khai chỉ đạo từ CEO đến thực tế.
• Ghi nhận, tổng hợp ý kiến đóng góp và báo cáo cho CEO.
• Hỗ trợ quản lý dự án và vận hành
• Tham gia hỗ trợ theo dõi tiến độ các dự án (mở mới spa, cải tiến vận hành, phát triển thương hiệu...).
• Cập nhật báo cáo kinh doanh định kỳ và báo cáo KPI từ các bộ phận cho CEO.
• Hỗ trợ kiểm tra chất lượng dịch vụ theo chỉ đạo của CEO.

• Quà sinh nhật các ngày lễ tết, quà hiếu hỷ, sinh con kết hôn...đầy đủ theo chính sách công đoàn.
• Được công ty tham gia BHXH, BHTN, BHYT đầy đủ, phúc lợi toàn diện với bảo hiểm sức khỏe Nova-care, ưu đãi đặc quyền trong hệ sinh thái tập đoàn,...
• Ưu đãi chiết khấu 20% - 40% khi sử dụng sản phẩm/ dịch vụ Novaservice.
• Lộ trình thăng tiến rõ ràng, minh bạch. 100% nhân sự được tạo cơ hội thăng tiến dựa trên năng lực.
• Thưởng tháng 13 theo quy định công ty.

• Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên.
• Có kinh nghiệp làm trong ngành dịch vụ, kiến thức chuyên môn về ngành Spa/Wellness.
• Kỹ năng giao tiếp tốt, ngoại hình ưa nhìn. Tác phong tốt, thái độ và phong cách chuyên nghiệp.
• Tính kỷ luật tốt, luôn tuân thủ theo đúng quy định của Spa.
• Có tinh thần đồng đội, hợp tác tốt với các đồng nghiệp.
• Luôn tuân thủ đạo đức nghề nghiệp, theo đúng kênh thông tin và kênh báo cáo.
• Duy trì các tiêu chuẩn về chất lượng dịch vụ và hiệu suất làm việc của Spa.
• Yếu tố khác: hiệu quả, chính trực, chuyên nghiệp.