HK COORDINATOR

1. MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC

Chịu trách nhiệm điều phối các công việc hành chính và vận hành của Bộ phận Housekeeping, bao gồm cập nhật tình trạng phòng, điều phối thông tin giữa các bộ phận, quản lý hồ sơ, Linen, Uniform và các yêu cầu liên quan đến Housekeeping, nhằm đảm bảo hoạt động của bộ phận diễn ra hiệu quả và đúng tiêu chuẩn khách sạn.

2. TRÁCH NHIỆM CHÍNH

A. Điều phối hoạt động Housekeeping

Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu liên quan đến Housekeeping từ các bộ phận.

Cập nhật và theo dõi tình trạng phòng trên hệ thống.

Phối hợp với Front Office trong việc cập nhật tình trạng phòng và ưu tiên phòng.

Tiếp nhận các yêu cầu của khách liên quan đến Housekeeping và chuyển đến nhân viên phụ trách.

Theo dõi và cập nhật các yêu cầu sửa chữa, Lost & Found và các vấn đề phát sinh.

Hỗ trợ Executive Housekeeper trong việc điều phối công việc hàng ngày.

B. Linen Management

Theo dõi số lượng Linen sạch, Linen bẩn và Linen đang được giặt.

Phối hợp với Laundry/Vendor trong việc giao nhận Linen.

Kiểm tra số lượng và tình trạng Linen khi nhận và bàn giao.

Theo dõi Linen bị hư hỏng, thất lạc hoặc cần loại bỏ.

Thực hiện kiểm kê Linen định kỳ và đối chiếu số liệu.

Chuẩn bị báo cáo Linen hàng ngày/tháng.

Đảm bảo Linen được phân loại, lưu trữ và sử dụng đúng quy định.

Theo dõi mức tồn kho và đề xuất bổ sung Linen khi cần thiết.

C. Uniform Management

Quản lý việc cấp phát, thu hồi và thay thế Uniform cho nhân viên.

Cập nhật hồ sơ Uniform theo từng nhân viên/bộ phận.

Phối hợp với HR trong việc chuẩn bị Uniform cho nhân viên mới.

Thu hồi Uniform khi nhân viên nghỉ việc hoặc chuyển bộ phận.

Theo dõi tình trạng Uniform: mới, đang sử dụng, hư hỏng, thất lạc hoặc cần thay thế.

Phối hợp với Tailor/Laundry/Vendor để sửa chữa hoặc thay thế Uniform.

Thực hiện kiểm kê Uniform định kỳ và báo cáo cho Executive Housekeeper.

D. Administration & Reporting

Chuẩn bị các báo cáo Housekeeping theo yêu cầu.

Cập nhật daily briefing, logbook và các hồ sơ của bộ phận.

Theo dõi attendance, roster và các thông tin nhân sự của bộ phận theo phân công.

Quản lý và lưu trữ các biểu mẫu, checklist và hồ sơ Housekeeping.

Theo dõi các yêu cầu mua hàng, vật tư và hóa chất của bộ phận.

Hỗ trợ kiểm soát chi phí và sử dụng vật tư hiệu quả.

E. Guest Service & Communication

Tiếp nhận và điều phối các yêu cầu của khách liên quan đến Housekeeping.

Theo dõi tiến độ xử lý và đảm bảo yêu cầu được hoàn thành đúng thời gian.

Phối hợp với Front Office, Engineering, Security và các bộ phận liên quan để giải quyết vấn đề.

Ghi nhận và báo cáo các phản hồi của khách liên quan đến Housekeeping.

F. Quality & Compliance

Đảm bảo các hoạt động Housekeeping tuân thủ tiêu chuẩn khách sạn và IHG.

Hỗ trợ kiểm tra chất lượng phòng, Linen và Uniform.

Đảm bảo các checklist và hồ sơ vận hành được cập nhật đầy đủ.

Báo cáo ngay cho cấp trên các vấn đề về chất lượng, an toàn hoặc thất thoát tài sản.

How You’ll Deliver

At Rêve HCMC, Vignette Collection by IHG, you’ll express True Hospitality through care, respect, and attention to detail:

True Attitude: Be kind, thoughtful, and proud of the spaces you help create.

True Confidence: Know your standards and perform your duties with pride and consistency.

True Listening: Notice what guests and teammates need and respond with care.

True Responsiveness: Act quickly and thoughtfully to ensure every guest feels valued.

Có kinh nghiệm từ 1 năm trong Housekeeping hoặc vị trí Coordinator/Admin trong khách sạn là lợi thế.

Có kiến thức về Linen, Uniform và hoạt động Laundry là lợi thế.

Sử dụng tốt Microsoft Office, đặc biệt Excel.

Có khả năng giao tiếp tiếng Anh cơ bản đến khá.

Kỹ năng tổ chức và điều phối công việc tốt.

Cẩn thận, tỉ mỉ và có khả năng theo dõi số liệu.

Giao tiếp tốt, phối hợp hiệu quả với các bộ phận.

Có tinh thần dịch vụ và trách nhiệm cao.

Có khả năng làm việc trong môi trường khách sạn có tốc độ cao.