Personal Assistant

A. Direct Support to the Board of Directors

• Manage calendars, schedule meetings, reminders, and business trips. Quản lý lịch làm việc, nhắc lịch, sắp xếp họp & công tác.

• Prepare documents, reports, and meeting minutes (English & Vietnamese). Chuẩn bị tài liệu, báo cáo, biên bản họp (tiếng Anh & tiếng Việt).

• Track action items assigned by the BOD and update progress regularly. Theo dõi các hạng mục mà BOD giao cho các bộ phận và cập nhật tiến độ.

B. Project Coordination Support (Admin Support)

• Coordinate with the Project Manager to consolidate technical documents, contracts, and timelines. Phối hợp với Project Manager để tổng hợp tài liệu kỹ thuật, hợp đồng, timeline.

• Follow up on design approvals, MEP submissions, legal documentation, and licensing progress. Theo dõi tiến độ phê duyệt thiết kế, MEP, hồ sơ pháp lý, giấy phép

• Maintain project files and documentation with proper confidentiality. Quản lý file, tài liệu dự án theo chuẩn bảo mật.

C. Coordination with Partners & Tenants

• Serve as the contact point for contractors, partners, and tenants as requested by the BOD. Là đầu mối liên lạc với nhà thầu, đối tác, tenants khi BOD yêu cầu.

• Arrange meetings, send information, follow up on deadlines, and support issue resolution. Sắp xếp lịch họp, gửi thông tin, nhắc deadline và hỗ trợ xử lý tình huống phát sinh.

• Assist in preparing commercial materials (tenant mix, contract documentation). Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu thương mại (tenant mix, hồ sơ hợp đồng).

D. Administrative & Office Tasks

• Support payment requests, expense procedures, and invoice filing with the Accounting team. Hỗ trợ thanh toán, đề nghị chi, lưu trữ hóa đơn với phòng kế toán.

• Assist with tasks related to Soft Opening and Grand Opening (when applicable). Hỗ trợ các nhiệm vụ liên quan đến Soft Opening & Grand Opening (nếu có).

• Perform other duties as assigned by the BOD. Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu từ BOD.

• 2–4 years of experience as PA/Executive Assistant/Admin Coordinator.

• Prefer candidates with experience in Hospitality, F&B, Retail, or project-based environments.

• Strong English communication skills (spoken & written).

• Excellent organizational and follow-up skills.

• Strong communication skills, quick handling, able to multitask.

• Proficient in MS Office and Google Workspace.

• Professional, detail-oriented, and highly confidential.

• Proactive, flexible, and able to work under pressure.

• Strong service mindset and problem-solving attitude.

CV