[NOVOTEL PHU QUOC RESORT] Engineering Secretary - Thư ký kỹ thuật

1. Quản lý hành chính & Văn phòng (Administrative Support)

- Soạn thảo, quản lý và lưu trữ các văn bản, báo cáo, hợp đồng bảo trì và hồ sơ kỹ thuật của Resort. - Quản lý lịch làm việc, lịch họp và ghi biên bản họp cho Trưởng bộ phận Kỹ thuật (Chief Engineer). - Thực hiện các thủ tục hành chính về nhân sự cho bộ phận: chấm công, theo dõi phép năm, lịch ca của nhân viên kỹ thuật.

2. Điều phối công việc & Hệ thống sửa chữa (Work Order Coordination)

- Tiếp nhận các yêu cầu sửa chữa (Work Orders) từ các bộ phận (Buồng phòng, Nhà hàng, Tiền sảnh...) qua điện thoại hoặc hệ thống phần mềm.

- Phân loại mức độ ưu tiên và điều phối kỹ thuật viên xử lý kịp thời để không ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách.

- Theo dõi tiến độ và cập nhật trạng thái hoàn thành công việc trên hệ thống.

3. Quản lý Kho & Thu mua (Inventory & Purchasing)

- Theo dõi lượng hàng tồn kho (linh kiện, bóng đèn, phụ tùng thay thế...).

- Lập phiếu yêu cầu mua hàng (Purchase Requisition) khi vật tư sắp hết hoặc có yêu cầu phát sinh.

- Phối hợp với bộ phận Thu mua và Kho để nhận hàng, kiểm tra chứng từ và theo dõi thanh toán cho nhà cung cấp.

4. Theo dõi Bảo trì định kỳ (Preventive Maintenance Tracking)

- Hỗ trợ Trưởng bộ phận lập kế hoạch và theo dõi lịch bảo trì định kỳ cho các hệ thống: điện, nước, máy lạnh, hồ bơi, PCCC.

- Lưu trữ hồ sơ bảo hành và nhật ký vận hành của các thiết bị máy móc trong Resort.

5. Báo cáo & Ngân sách (Reporting & Budgeting)

- Tổng hợp số liệu tiêu thụ điện, nước, gas hàng tháng để làm báo cáo vận hành.

- Hỗ trợ theo dõi chi phí hoạt động của bộ phận so với ngân sách đã đề ra.

• Friendly Accommodation and Meals / Hỗ trợ nhà ở tiện nghi, thân thiện cho nhân viên ở xa, cung cấp bữa ăn dinh dưỡng theo ca, 3 bữa khi ở nhà nhân viên
• Free uniform / Cung cấp đồng phục khi làm việc
• Monthly service charge / Thưởng phí dịch vụ hàng tháng
• Employee benefit card offering discounted rates in Accor Hotels / Được hưởng ưu đãi khi sử dụng dịch vụ tại các khách sạn thuộc tập đoàn Accor
• Dynamic working environment / Làm việc trong môi trường năng động
• Participate in activities: birthday party, year-end party, sports... / Tham gia các hoạt động: sinh nhật, tiệc cuối năm, thể thao...
• Join English coures with foreign teacher / Tham gia khóa học Tiếng Anh cùng với giáo viên người nước ngoài

• Education: College degree in Hospitality, Administration, or any related field.

(Học vấn: Tốt nghiệp Cao đẳng chuyên ngành Quản trị khách sạn, Hành chính hoặc các lĩnh vực liên quan.)

• Technical Skills: Strong user knowledge of Microsoft Outlook and Microsoft Office tools (Word, Excel, PowerPoint).

(Kỹ năng kỹ thuật: Kiến thức tốt về sử dụng Microsoft Outlook và các công cụ Microsoft Office.)

• Stakeholder Engagement: Experience in partnering and working closely with different stakeholders at various levels.

(Giao tiếp các bên: Có kinh nghiệm trong việc hợp tác và làm việc chặt chẽ với nhiều bên liên quan ở các cấp bậc khác nhau.)

• Mindset: Open-minded to adapt to a diversity workplace and multicultural environment. (Tư duy: Sẵn sàng thích nghi với môi trường làm việc đa dạng và đa văn hóa.)

• Attitude: Detail-oriented, proactive, and embodying the Heartist spirit.

(Thái độ: Tỉ mỉ, chủ động và thể hiện tinh thần Heartist.)

Liên hệ 0297 626 0999 hoặc 0399 868 783