Training Manager - Quản Lý Đào Tạo

1/ MISSION | SỨ MỆNH

1.1/ Responsible for performing training duties of such nature to relieve Human Resources Manager all the possible routines and details.

Chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ đào tạo nhằm hỗ trợ Trưởng phòng Nhân sự giảm tải các công việc thường nhật và chi tiết.

1.2/ Participating in training programme formulation and recommendation for implementation and execution of Hotel’s Training Policies and Programmes.

Tham gia vào việc xây dựng chương trình đào tạo và đề xuất triển khai, thực hiện các Chính sách và Chương trình Đào tạo của Khách sạn.

2/ MAIN RESPONSIBILITIES | TRÁCH NHIỆM CHÍNH

2.1/ Training | Đào tạo: (55%)

Actively contributes to the development, implementation and maintenance of the Training and Development strategy of the hotel.

Tích cực đóng góp vào việc phát triển, thực hiện và duy trì chiến lược Đào tạo và Phát triển của khách sạn.

Prepares the annual training plan and budget to submit to HRD and GM.

Chuẩn bị kế hoạch đào tạo và ngân sách hàng năm để trình Giám đốc Nhân sự (HRD) và Tổng Quản lý (GM).

Analyses training needs of the department by running the monthly meeting with departmental trainers.

Phân tích nhu cầu đào tạo của bộ phận thông qua việc điều hành cuộc họp hàng tháng với các đào tạo viên của bộ phận.

Elaborates monthly training calendar which is based on the training needs of the departments and the guest feedbacks.

Lập lịch đào tạo hàng tháng dựa trên nhu cầu đào tạo của các bộ phận và phản hồi của khách hàng.

Works closely with Guest Experience Manager to have a prompt action of the guest feedbacks.

Làm việc chặt chẽ với Quản lý Trải nghiệm Khách hàng để có hành động kịp thời đối với các phản hồi của khách.

Ensures the training sessions are regularly and professionally conducted, including and not limited orientation, general training, skill training topics, simulation programs and language classes.

Đảm bảo các buổi đào tạo được tổ chức thường xuyên và chuyên nghiệp, bao gồm nhưng không giới hạn ở đào tạo định hướng, đào tạo chung, các chủ đề đào tạo kỹ năng, chương trình mô phỏng và các lớp ngoại ngữ.

Ensures compulsory training courses by the government are conducted on time such aid First aid, Fire Safety & Prevention, Food Hygiene Standard, etc.…

Đảm bảo các khóa đào tạo bắt buộc của nhà nước được thực hiện đúng hạn như Sơ cấp cứu, An toàn & Phòng cháy chữa cháy, Tiêu chuẩn Vệ sinh An toàn Thực phẩm, v.v.

Coordinates with requisitioning departments in the training of employees following the Hotel’s standards, policies and procedures. Assists staff in the skills development and evaluation of their training.

Phối hợp với các bộ phận yêu cầu trong việc đào tạo nhân viên theo các tiêu chuẩn, chính sách và quy trình của Khách sạn. Hỗ trợ nhân viên phát triển kỹ năng và đánh giá quá trình đào tạo của họ.

Conducts departmental skills audits at least 2 times/month/department and sends the report to HRD.

Thực hiện kiểm tra kỹ năng của bộ phận ít nhất 2 lần/tháng/bộ phận và gửi báo cáo cho Giám đốc Nhân sự (HRD).

Keeps a set of SOP and P&P of each department in HR department. Ensures new employees are well trained of SOP and P&P of his/her department.

Lưu giữ bộ Quy trình Tiêu chuẩn (SOP) và Chính sách & Quy trình (P&P) của từng bộ phận tại phòng Nhân sự. Đảm bảo nhân viên mới được đào tạo kỹ lưỡng về SOP và P&P của bộ phận mình.

Reviews and establishes effective business relationships with external training suppliers for the implementation of training strategy in accordance with business requirements of the hotel.

Đánh giá và thiết lập các mối quan hệ kinh doanh hiệu quả với các nhà cung cấp đào tạo bên ngoài để thực hiện chiến lược đào tạo phù hợp với yêu cầu kinh doanh của khách sạn.

List of all trainees under training sections and manages the attendance records which will be verified by Human Resources Manager. Ensures that the training sessions are kept strictly disciplined.

Lập danh sách tất cả học viên trong các bộ phận đào tạo và quản lý hồ sơ điểm danh (sẽ được xác nhận bởi Trưởng phòng Nhân sự). Đảm bảo các buổi đào tạo được giữ kỷ luật nghiêm ngặt.

Copy of Training Attendance Record and Training Evaluation Form must be kept in training folder at the end of each training.

Bản sao Hồ sơ Điểm danh Đào tạo và Biểu mẫu Đánh giá Đào tạo phải được lưu trữ trong thư mục đào tạo vào cuối mỗi buổi đào tạo.

Collects the departmental training report of each department on a monthly basis.

Thu thập báo cáo đào tạo của từng bộ phận hàng tháng.

Provides Human Resources Director all monthly summaries and statistics related to training by latest the 30th of every month.

Cung cấp cho Giám đốc Nhân sự tất cả các bản tóm tắt và thống kê hàng tháng liên quan đến đào tạo muộn nhất vào ngày 30 hàng tháng.

The feedback on trainees’ performance focus on scores and the trainees’ attention on the relevant key points of each stage of training to be verified by Human Resources Manager before submitting to the respective Departments.

Phản hồi về kết quả học tập của học viên tập trung vào điểm số và sự chú ý của học viên vào các điểm chính có liên quan của từng giai đoạn đào tạo (được xác nhận bởi Trưởng phòng Nhân sự) trước khi nộp cho các Bộ phận tương ứng.

Promotes and facilitate cross training, job rotation, and multi skilling.

Thúc đẩy và tạo điều kiện cho đào tạo chéo, luân chuyển công việc và phát triển đa kỹ năng.

All the training matters to be kept strictly confidential.

Tất cả các vấn đề đào tạo phải được giữ bảo mật tuyệt đối.

Keeps up a proper training documents and materials.

Lưu giữ các tài liệu và hồ sơ đào tạo phù hợp.

Prepares all the training schedules and set up classes as discussed with all concerned Departments Heads. Training schedules to be submitted to Human Resources Manager.

Chuẩn bị tất cả các lịch đào tạo và thiết lập các lớp học như đã thảo luận với tất cả các Trưởng Bộ phận liên quan. Lịch đào tạo phải được nộp cho Trưởng phòng Nhân sự.

Keeps the training environment as closely as possible to the work environment.

Giữ cho môi trường đào tạo càng gần với môi trường làm việc thực tế càng tốt.

Ensure cleanliness of classrooms and training areas.

Đảm bảo vệ sinh sạch sẽ khu vực lớp học và khu vực đào tạo.

2.2/ Administration | Hành chính: (15%)

Coordinates with HR Officer to welcome new comers.

Phối hợp với Chuyên viên Nhân sự để chào đón nhân viên mới.

Briefs new comers the general rules & regulations of the hotel: grooming, canteen, locker.

Phổ biến cho nhân viên mới các nội quy & quy định chung của khách sạn: diện mạo, nhà ăn, tủ đồ.

Maintains the Training Task List of each position.

Duy trì Danh sách Nhiệm vụ Đào tạo của từng vị trí.

Take lead in organizing any social and staff activities in the hotel.

Dẫn dắt việc tổ chức các hoạt động xã hội và các hoạt động dành cho nhân viên trong khách sạn.

Ensures Staff and Manager awareness of HR Policies and procedures.

Đảm bảo Nhân viên và Quản lý nắm rõ các Chính sách và quy trình Nhân sự.

Creates training SOP and P&P.

Tạo Quy trình Tiêu chuẩn (SOP) và Chính sách & Quy trình (P&P) về đào tạo.

Arranges the schedules and lists of staff conducting the Employee Satisfaction Survey on which dimension general score to be made by Training Manager for perusal by Human Resources Manager and General Manager before mailing to Melia Hotels International.

Sắp xếp lịch trình và danh sách nhân viên thực hiện Khảo sát Mức độ Hài lòng của Nhân viên, đánh giá điểm số chung theo từng tiêu chí để Trưởng phòng Nhân sự và Tổng Quản lý xem xét trước khi gửi cho Meliá Hotels International.

Maintain confidentiality at all times on all matters.

Duy trì tính bảo mật trong mọi thời điểm đối với mọi vấn đề.

2.3/ Recruitment | Tuyển dụng: (15%)

Updates the recruitment status report on a weekly basis from the Personnel Requisition Form of HODs including permanent and casual staff.

Cập nhật báo cáo tình trạng tuyển dụng hàng tuần từ Phiếu Yêu cầu Nhân sự của các Trưởng bộ phận, bao gồm cả nhân viên chính thức và nhân viên thời vụ.

Handles manning requests from department.

Xử lý các yêu cầu nhân sự từ bộ phận.

Advertising - get the job descriptions and personnel specifications, prepare job advertisements and suggest how and where jobs will be advertised and prepare other recruitment material such as brochures, posters, notices.

Quảng cáo - nhận bản mô tả công việc và các yêu cầu về nhân sự, chuẩn bị các mẫu quảng cáo tuyển dụng, đề xuất phương thức và địa điểm đăng tin, cũng như chuẩn bị các tài liệu tuyển dụng khác như tờ rơi, áp phích, thông báo.

Maintains the JD database.

Duy trì cơ sở dữ liệu Mô tả công việc (JD).

Liaises with individuals outside the hotel including, but not limited to, government officers, colleges and universities, hotel schools, recruitment agencies, competitors and other members of the local community.

Liên hệ với các cá nhân bên ngoài khách sạn bao gồm (nhưng không giới hạn): cán bộ chính quyền, các trường cao đẳng, đại học, trường nghề khách sạn, các công ty môi giới tuyển dụng, đối thủ cạnh tranh và các thành viên khác trong cộng đồng địa phương.

Corrects and timely places internal and external advertisements.

Chỉnh sửa và đăng tải kịp thời các quảng cáo tuyển dụng nội bộ và bên ngoài.

Attracts and help to select the right and qualified candidates for position vacancies.

Thu hút và hỗ trợ lựa chọn các ứng viên phù hợp, đủ điều kiện cho các vị trí đang trống.

Provides professional support and advice on recruitment to line and departmental managers, and advice managers on best practice recruitment and selection.

Cung cấp hỗ trợ chuyên môn và tư vấn tuyển dụng cho các quản lý trực tiếp và trưởng bộ phận; tư vấn cho quản lý về các quy trình tuyển dụng và lựa chọn tốt nhất.

Develops and manages the database, candidate pool for each position (internally and externally). Ensures the candidate database is up-to-date.

Phát triển và quản lý cơ sở dữ liệu, nguồn ứng viên cho từng vị trí (cả nội bộ và bên ngoài). Đảm bảo cơ sở dữ liệu ứng viên luôn được cập nhật.

Implements recruitment/selection strategy and mobility process, screen application forms, shortlist applicants, conduct pre-screening interviews, language tests and personality questionnaires as required.

Thực hiện chiến lược tuyển dụng/lựa chọn và quy trình thuyên chuyển, sàng lọc hồ sơ ứng tuyển, lên danh sách ứng viên đạt yêu cầu, thực hiện phỏng vấn sơ bộ, kiểm tra ngôn ngữ và đánh giá tính cách theo yêu cầu.

Is responsible for candidate reference check from job level 5 and above.

Chịu trách nhiệm kiểm tra thông tin tham khảo (reference check) của ứng viên từ cấp bậc (job level) 5 trở lên.

Is responsible of the employee recruitment from receiving Personnel Requisition phase until hiring confirmation.

Chịu trách nhiệm tuyển dụng nhân viên từ giai đoạn nhận Yêu cầu Nhân sự cho đến khi xác nhận tuyển dụng.

Handles-over the hiring confirmation to HRS and follows up until the Offer Letter is done.

Bàn giao việc xác nhận tuyển dụng cho Nhân sự (HRS) và theo dõi cho đến khi hoàn thành Thư mời làm việc (Offer Letter).

Builds scholarship with vocational schools, colleges, and universities to create a talent pool.

Xây dựng chương trình học bổng với các trường dạy nghề, cao đẳng và đại học để tạo nguồn nhân tài.

Selects potential trainees from schools to be interns at the hotel.

Lựa chọn các học viên tiềm năng từ các trường để làm thực tập sinh tại khách sạn.

Conduct exit interviews for line staff and provide feedback on reasons for turnover.

Tiến hành phỏng vấn khi nghỉ việc đối với nhân viên tuyến đầu và cung cấp phản hồi về lý do nghỉ việc.

2.4/ Employee relations | Quan hệ & Gắn kết Lao động: (15%)

Regularly communicates with staff and maintains good relations.

Thường xuyên giao tiếp với nhân viên và duy trì các mối quan hệ tốt đẹp.

Coaches, counsels and disciplines staff, providing constructive feedback to enhance performance.

Đào tạo, tư vấn và kỷ luật nhân viên, cung cấp phản hồi mang tính xây dựng để nâng cao hiệu suất làm việc.

Arranging the office in tidy and proper order to make the HR office become an “attractive place” for associates.

Sắp xếp văn phòng gọn gàng, ngăn nắp để văn phòng Nhân sự trở thành "nơi hấp dẫn" đối với nhân viên.

Actively participates in staff activities preparation.

Tích cực tham gia vào việc chuẩn bị các hoạt động cho nhân viên.

Perform any other duties which may be assigned by the management from time to time.

Thực hiện các nhiệm vụ khác có thể được ban quản lý phân công theo từng thời điểm.

Checking, reporting and ensuring Emergency and safety hazards are removed, handled and reported for remedial action.

Kiểm tra, báo cáo và đảm bảo các nguy cơ về khẩn cấp và an toàn được loại bỏ, xử lý và báo cáo để có hành động khắc phục.

Assists in evaluation the performance of the department’s personnel.

Hỗ trợ đánh giá hiệu suất làm việc của nhân sự trong bộ phận.

Conducts regular Departmental Communication meetings and ensures follow through.

Tổ chức các cuộc họp Giao tiếp Bộ phận thường xuyên và đảm bảo việc theo dõi thực hiện.

Assists in preparation of the annual budget.

Hỗ trợ chuẩn bị ngân sách hàng năm.

Assists in overseeing all activities under the responsibilities of the HR Department.

Hỗ trợ giám sát mọi hoạt động thuộc trách nhiệm của phòng Nhân sự.

Thoroughly familiar with the HR Standards & Procedure, “Knowing Your Product” booklet, Fire & Emergency Manual as well as Employee’s Handbook (House Rule).

Nắm rõ các Tiêu chuẩn & Quy trình của phòng Nhân sự, sổ tay "Knowing Your Product", Sổ tay Phòng cháy & Khẩn cấp cũng như Sổ tay Nhân viên (Nội quy khách sạn).

Môi trường làm việc quốc tế năng động

4.2/ Competitive Salary Package: Attractive compensation to match your expertise and contributions.

Mức lương cạnh tranh, hấp dẫn

4.3/ 13th Month Salary: Enjoy an additional month’s salary as a year-end bonus.

Lương tháng 13

4.4/ Celebratory Birthday Benefit: Receive special recognition and rewards on your birthday.

Quà tặng/ưu đãi sinh nhật

4.5/ Exciting Annual Outing Trips: Strengthen team spirit and create memorable experiences during our company outings.

Du lịch công ty hằng năm

4.6/ Exclusive Hotel Discounts: Access special room rates and benefits across Melia Hotels International properties.

Ưu đãi nội bộ tại hệ thống khách sạn

4.7/ Convenient Employee Transportation: Shuttle buses provided for employees, with routes from Vung Tau to Melia Ho Tram and additional stops in Long Hai and Phuoc Hai.

Xe đưa đón nhân viên (Vũng Tàu – Hồ Tràm, Long Hải, Phước Hải)

4.8/ Work-Life Balance: Enjoy 2 days off per week to recharge and spend quality time.

Cân bằng công việc – cuộc sống (2 ngày nghỉ/tuần)

Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị / Tiếng Anh hoặc các lĩnh vực liên quan.

3.2/ Good level of English, both written and spoken.

Có khả năng sử dụng tiếng Anh tốt, cả nói và viết.

3.3/ Training Skills, Soft Skills, Basic Training Courses for hotel staff.

Có kỹ năng đào tạo, kỹ năng mềm, có khả năng đứng lớp các khóa đào tạo cơ bản cho nhân viên khách sạn.

3.4/ 2 years in a similar position in large hotels or international companies.

Có ít nhất hai năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương tại các khách sạn quy mô lớn hoặc các công ty quốc tế.

• Interested candidates, please submit your CV in English via email to the Human Resources Department.
• Ứng viên quan tâm vui lòng gửi CV bằng tiếng Anh về Phòng Nhân sự qua email.
• For further inquiries, feel free to contact us:
• Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ:
• Phone: 0254 378 9000 (Ext/ Nhấn: 5203)
• HR Hotline, Zalo: 0911-721-747