Administrative Assistant (Sales & Marketing)

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Phân công công việc

Hỗ trợ hoạt động kinh doanh

• Hỗ trợ đội ngũ kinh doanh trong các hoạt động bán hàng hàng ngày và theo dõi tiến độ thực hiện các cơ hội kinh doanh.
• Chuẩn bị báo giá, hợp đồng, thư chào hàng, thư xác nhận đặt dịch vụ và các tài liệu bán hàng theo hướng dẫn của cấp quản lý.
• Theo dõi quá trình phê duyệt hợp đồng và đảm bảo các hồ sơ kinh doanh được lưu trữ đầy đủ, chính xác.
• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ đấu thầu, báo giá và các tài liệu phục vụ khách hàng doanh nghiệp khi được yêu cầu.
• Phối hợp theo dõi việc thực hiện các điều khoản hợp đồng và hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình cung cấp dịch vụ.

Công tác hành chính

• Quản lý, lưu trữ và cập nhật hồ sơ khách hàng, hợp đồng và các tài liệu của Bộ phận Kinh doanh.
• Soạn thảo thư từ, biên bản họp, báo cáo và các văn bản hành chính của bộ phận.
• Quản lý lịch họp, lịch công tác và sắp xếp các cuộc hẹn của Giám đốc Kinh doanh và đội ngũ kinh doanh khi được phân công.
• Tiếp nhận, xử lý và chuyển tiếp các cuộc gọi, email và thư từ đến đúng người phụ trách.
• Quản lý văn phòng phẩm và các tài sản, trang thiết bị phục vụ hoạt động của Bộ phận Kinh doanh.

Quản lý dữ liệu và báo cáo

• Cập nhật và duy trì dữ liệu khách hàng trên hệ thống CRM, Delphi, Opera PMS hoặc các hệ thống quản lý của khách sạn.
• Chuẩn bị các báo cáo doanh thu, báo cáo bán hàng, dự báo kinh doanh và các báo cáo định kỳ theo yêu cầu của cấp quản lý.
• Theo dõi các hợp đồng sắp hết hạn, công nợ khách hàng (khi được phân công) và nhắc lịch gia hạn hợp đồng.
• Hỗ trợ tổng hợp số liệu phục vụ công tác lập kế hoạch và đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Phối hợp với các bộ phận

• Phối hợp với Bộ phận Lễ tân, Đặt phòng (Reservations), Hội nghị & Sự kiện (Events), Nhà hàng, Buồng phòng, Tài chính và các bộ phận liên quan để đảm bảo việc triển khai dịch vụ theo đúng cam kết với khách hàng.
• Theo dõi các yêu cầu của khách hàng và đảm bảo thông tin được truyền đạt đầy đủ, chính xác đến các bộ phận liên quan.
• Hỗ trợ tổ chức các chương trình khảo sát khách hàng (Site Inspection), Fam Trip, hội nghị, triển lãm và các sự kiện quảng bá của khách sạn.

Chăm sóc khách hàng

• Hỗ trợ phản hồi các yêu cầu của khách hàng qua điện thoại, email hoặc các kênh liên lạc khác một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.
• Duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng, đối tác và hỗ trợ đội ngũ kinh doanh trong công tác chăm sóc khách hàng.
• Hỗ trợ xử lý các phản hồi hoặc khiếu nại của khách hàng và phối hợp với các bộ phận liên quan để giải quyết kịp thời.

Tuân thủ quy định

• Tuân thủ các chính sách, quy trình vận hành và tiêu chuẩn thương hiệu của khách sạn.
• Đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và bảo mật đối với toàn bộ dữ liệu khách hàng, hợp đồng và tài liệu kinh doanh.
• Tuân thủ các quy định về quản lý hồ sơ, hợp đồng, chính sách giá và đạo đức nghề nghiệp.

Các nhiệm vụ khác

• Tham gia các cuộc họp, chương trình đào tạo và hoạt động của Bộ phận Kinh doanh.
• Hỗ trợ các dự án, chương trình khuyến mại và chiến dịch bán hàng theo yêu cầu của Ban Quản lý.
• Chủ động đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả hỗ trợ kinh doanh và chất lượng dịch vụ.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Giám đốc Kinh doanh, Giám đốc Kinh doanh & Tiếp thị hoặc Ban Quản lý khách sạn.

1. Lương:

• Mức lương cạnh tranh, tương xứng với năng lực và kinh nghiệm.
• Hưởng 100% mức lương theo thỏa thuận trong thời gian thử việc.

2. Thưởng:

• Hưởng Service Charge theo chính sách của khách sạn khi khách sạn chính thức đi vào hoạt động.

3. Bảo hiểm:

• Tham gia Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp trên 100% mức lương.
• Được tham gia Bảo hiểm Quốc tế của Tập đoàn dành cho cả gia đình (áp dụng theo vị trí quy định trong chính sách của khách sạn).

4. Nhà ở: Hỗ trợ nhà ở dành cho nhân viên ngoài tỉnh Quảng Ninh (theo cấp bậc).

5. Cơ hội phát triển nghề nghiệp:

• Lộ trình thăng tiến rõ ràng, minh bạch với nhiều cơ hội phát triển lên các vị trí quản lý trong hệ thống.
• Thường xuyên tham gia các chương trình đào tạo nhằm nâng cao chuyên môn, kỹ năng quản lý và phát triển nghề nghiệp.

6. Môi trường làm việc:

• Môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động và thân thiện.
• Văn hóa doanh nghiệp đề cao tinh thần hợp tác, sáng tạo và phát triển bền vững.

YÊU CẦU CÔNG VIỆC:

• Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Quản trị Khách sạn, Du lịch, Marketing, Ngoại ngữ hoặc các chuyên ngành liên quan.
• Có tối thiểu 01–02 năm kinh nghiệm ở vị trí Sales Administrator, Sales Coordinator hoặc vị trí hành chính kinh doanh trong khách sạn từ 4–5 sao; ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực khách sạn hoặc du lịch.
• Am hiểu quy trình bán hàng, quy trình đặt phòng, tổ chức hội nghị và sự kiện (MICE) cũng như các hoạt động kinh doanh trong môi trường khách sạn.
• Có kỹ năng soạn thảo báo giá, hợp đồng, thư chào hàng, thư xác nhận đặt dịch vụ và các tài liệu kinh doanh một cách chính xác, chuyên nghiệp.
• Có khả năng quản lý hồ sơ, hợp đồng, dữ liệu khách hàng và sắp xếp công việc khoa học.
• Thành thạo tin học văn phòng (Microsoft Word, Excel, PowerPoint và Outlook); ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm sử dụng Opera PMS, Delphi, CRM hoặc các phần mềm quản lý khách sạn và bán hàng.
• Có khả năng tổng hợp, phân tích số liệu và lập các báo cáo kinh doanh định kỳ.
• Có kỹ năng giao tiếp và phối hợp hiệu quả với các bộ phận trong khách sạn như Kinh doanh, Đặt phòng, Lễ tân, Hội nghị & Sự kiện, Buồng phòng, Tài chính và các bộ phận liên quan.
• Có kỹ năng tổ chức công việc, quản lý thời gian và xử lý đồng thời nhiều nhiệm vụ với độ chính xác cao.
• Có khả năng giao tiếp tiếng Anh tốt (nghe, nói, đọc, viết); có thể trao đổi qua email, điện thoại và làm việc với khách hàng hoặc đối tác quốc tế.
• Có kỹ năng chăm sóc khách hàng, tác phong lịch sự, chuyên nghiệp và định hướng cung cấp dịch vụ chất lượng.
• Có khả năng làm việc độc lập cũng như làm việc nhóm trong môi trường có nhịp độ nhanh và áp lực cao.
• Cẩn thận, trung thực, chủ động, có tinh thần trách nhiệm và chú trọng đến tính chính xác của dữ liệu và hồ sơ.
• Có khả năng bảo mật thông tin khách hàng, hợp đồng và các tài liệu kinh doanh của khách sạn.
• Sẵn sàng hỗ trợ các hoạt động kinh doanh, hội chợ, sự kiện, chương trình quảng bá hoặc các dự án đặc biệt theo yêu cầu của Ban Quản lý.
• Cam kết tuân thủ các chính sách, quy trình vận hành, tiêu chuẩn thương hiệu, quy định về đạo đức nghề nghiệp và bảo mật thông tin của khách sạn.

• HỒ SƠ ỨNG TUYỂN
• CV nêu rõ kinh nghiệm, kỹ năng, thành tích nổi bật; ghi rõ mức lương mong muốn và thời gian có thể nhận việc.
• Bản sao bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn và các chứng chỉ liên quan (nếu có).