Quản lý Tiền Sảnh - Front Office Manager

Business Performance/ Hiệu quả hoạt động kinh doanh

• Prepare and analyze monthly P&L and month-end reports, identify deviation from business plan goals / Chuẩn bị và phân tích báo cáo lãi lỗ hàng tháng và báo cáo cuối tháng, xác định sự sai lệch so với mục tiêu kế hoạch kinh doanh

• Work with the Finance in the preparation and management of the department’s budget and financial forecasts / Phối hợp với bộ phận Tài chính trong việc chuẩn bị và quản lý ngân sách cũng như dự báo tài chính của phòng ban.

• Participate in management meetings to review progress towards achievement of business plan goals and develop the annual business plan related for the department / Tham gia các cuộc họp quản lý để xem xét tiến độ đạt được mục tiêu kế hoạch kinh doanh và xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng năm liên quan đến phòng ban.

• Coordinate with Reservations, Sales & Marketing departments to work on appropriate strategies to enable the company to make sound business decisions and meet business plan goals / Phối hợp với các bộ phận Đặt phòng, Kinh doanh & Tiếp thị để xây dựng các chiến lược phù hợp, giúp công ty đưa ra quyết định kinh doanh đúng đắn và đạt được mục tiêu kế hoạch kinh doanh.

Front Office Operation/Hoạt động vận hành của bộ phận tiền sảnh

• Tour hotel daily, audit team members’ adherence to hotel policies and procedures in all phases of service and job functions. Follow up with designated personnel when needed / Đi kiểm tra khách sạn hàng ngày, đánh giá việc tuân thủ của nhân viên đối với các chính sách và quy trình của khách sạn trong mọi giai đoạn dịch vụ và chức năng công việc. Theo dõi với nhân sự được chỉ định khi cần thiết

• Conduct line-ups, review all information pertinent to the day’s business / Tổ chức họp đầu ca, xem xét tất cả thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh trong ngày

• Conduct weekly meetings with divisional managers and review all information pertinent to the week’s business / Tổ chức các cuộc họp hàng tuần với các trưởng bộ phận và xem xét tất cả thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh trong tuần

• Review departmental/divisional profits, payroll expenses, rooms’ expenses, cost per occupied room, previous day’s occupancy and room revenues / Xem xét lợi nhuận của phòng ban/bộ phận, chi phí lương, chi phí phòng, chi phí trên mỗi phòng có khách, công suất phòng ngày hôm trước và doanh thu phòng.

• Analyze market trends and review clientele to work on upsell opportunity to increase the hotel’s revenue / Phân tích xu hướng thị trường và xem xét tập khách hàng để tìm cơ hội bán thêm nhằm tăng doanh thu cho khách sạn.

• Monitor and handle guest complaints in an expedient and effective manner / Theo dõi và xử lý khiếu nại của khách một cách nhanh chóng và hiệu quả.

• Anticipate sold-out situations; assist in locating alternative accommodations for guests and assist in following up with guests in accordance with hotel policies and procedures / Dự đoán tình huống hết phòng; hỗ trợ tìm chỗ ở thay thế cho khách và hỗ trợ theo dõi khách theo đúng chính sách và quy trình của khách sạn

• Review all out-of-order rooms daily with respective departments to determine most current status and estimated date for return to room inventory / Xem xét tất cả các phòng hỏng hàng ngày với các bộ phận liên quan để xác định tình trạng mới nhất và ngày dự kiến đưa phòng trở lại danh mục sử dụng.

Team Management/Quản lý bộ phận

• Plan for future staffing needs / Lập kế hoạch cho nhu cầu nhân sự trong tương lai

• Interview, select and recruit direct reports / Phỏng vấn, lựa chọn và tuyển dụng nhân viên trực tiếp báo cáo

• Identify and develop team members with potential. Mentor and train appropriate employees for upward growth / Xác định và phát triển các thành viên có tiềm năng. Hướng dẫn và đào tạo nhân viên phù hợp để thăng tiến.

• Conduct performance review with the team / Thực hiện đánh giá hiệu suất làm việc với đội ngũ

• Constantly monitor team members’ appearance, attitude and degree of professionalism / Liên tục theo dõi ngoại hình, thái độ và mức độ chuyên nghiệp của nhân viên.

• Develop, conduct maintain all staff training programs for team members, focusing on their development needs, providing them with new skills to meet the changing needs of the business / Xây dựng, triển khai và duy trì tất cả các chương trình đào tạo cho nhân viên, tập trung vào nhu cầu phát triển của họ, cung cấp kỹ năng mới để đáp ứng nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp

• Prepare weekly staff schedules keeping in mind anticipated business, operating budgets and standards of service / Chuẩn bị lịch làm việc hàng tuần cho nhân viên, cân nhắc hoạt động kinh doanh dự kiến, ngân sách vận hành và tiêu chuẩn dịch vụ.

• Prepare payroll and gratuity reports / Chuẩn bị báo cáo lương và tiền thưởng

• Conduct monthly departmental meetings to provide information to team members, obtain their feedback, rectify operation issues and provide a regular forum for department communication / Tổ chức các cuộc họp phòng ban hàng tháng để cung cấp thông tin cho nhân viên, lấy ý kiến phản hồi, khắc phục vấn đề vận hành và tạo diễn đàn giao tiếp thường xuyên cho phòng ban.

Other Responsibilities/Trách nhiệm khác.

• Maintain complete knowledge of all food & beverage services, outlets and hotel services/features / Nắm vững toàn bộ kiến thức về các dịch vụ ăn uống, các nhà hàng và dịch vụ/tiện ích của khách sạn

• Be well versed in hotel fire & life safety/emergency procedures / Thông thạo các quy trình phòng cháy chữa cháy, an toàn sinh mạng và xử lý tình huống khẩn cấp của khách sạn

• Attend all briefings, meetings and trainings as assigned by management / Tham dự tất cả các buổi họp, họp giao ban và đào tạo theo sự phân công của ban quản lý

• Report for duty on time wearing clean and complete uniform at all times / Có mặt làm việc đúng giờ, luôn mặc đồng phục sạch sẽ và đầy đủ

• Maintain a high standard of personal appearance and hygiene at all times / Duy trì tiêu chuẩn cao về ngoại hình và vệ sinh cá nhân mọi lúc.

• Perform other reasonable duties assigned by the Management of the Hotel / Thực hiện các nhiệm vụ hợp lý khác được Ban quản lý khách sạn giao

Attractive income package

   Mức thu nhập hấp dẫn

Professional working environment with many opportunities for career advancement

   Môi trường làm việc chuyên nghiệp cùng nhiều cơ hội thăng tiến

Receive 100% salary and service charge from the probation period

   Hưởng 100% lương và phí phục vụ từ thời gian thử việc

Participate in social insurance from the probation period, plus supplementary insurance for employees

   Tham gia bảo hiểm từ thời gian thử việc, kèm bảo hiểm bổ sung cho người lao động

Training and development under Accor’s training programs

   Được đào tạo và phát triển theo chương trình đào tạo của Accor

Other Heartist benefits according to Accor programs

   Quyền lợi khác của Heartist theo chương trình của Accor

• Good communication and customer contact skills / Kỹ năng giao tiếp và tiếp xúc khách hàng tốt

• Results and service oriented with an eye for details / Định hướng kết quả và dịch vụ với khả năng chú ý đến chi tiết.

• Ability to multi-task, work well in stressful & high-pressure situations / Khả năng làm nhiều việc cùng lúc, làm việc tốt trong tình huống căng thẳng và áp lực cao

• A team player & builder / Một người làm việc nhóm và xây dựng đội ngũ

• A motivator & self-starter / Một người truyền động lực và chủ động bắt đầu công việc

• Well-presented and professionally groomed at all times / Luôn có ngoại hình chỉnh chu và phong cách chuyên nghiệp

• Minimum 3 years of relevant experience in a similar capacity / Ít nhất 3 năm kinh nghiệm liên quan trong vị trí tương tự.

• Excellent reading, writing and oral proficiency in English language / Khả năng đọc, viết và giao tiếp bằng tiếng Anh xuất sắc.

• Ability to speak other languages and basic understanding of local languages will be an advantage / Có khả năng nói các ngôn ngữ khác và hiểu cơ bản ngôn ngữ địa phương sẽ là một lợi thế.

• Good working knowledge of MS Excel, Word, & PowerPoint / Kiến thức làm việc tốt về MS Excel, Word và PowerPoint.

• High degree of professionalism with sound human resources management and business acumen capabilities / Mức độ chuyên nghiệp cao với khả năng quản lý nhân sự và tư duy kinh doanh vững vàng.