Front Office Coordinator

Quản lý, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ, tài liệu, báo cáo của bộ phận Front Office.

Chuẩn bị, cập nhật các báo cáo và tài liệu hành chính theo yêu cầu.

Theo dõi các công việc hành chính đang chờ xử lý, đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn.

2. Staff & Roster Coordination

Quản lý và cập nhật lịch làm việc (roster) của nhân viên Front Office.

Theo dõi ngày công, ngày nghỉ, phép, OT và các thông tin liên quan đến lịch làm việc của nhân viên.

Phối hợp với Phòng Nhân sự trong các công việc hành chính nhân sự và hồ sơ liên quan của bộ phận.

3. Training Coordination

Theo dõi và hỗ trợ triển khai các chương trình đào tạo nội bộ của Front Office và các chương trình đào tạo chung của khách sạn.

Quản lý lịch đào tạo, danh sách tham gia và tình trạng hoàn thành đào tạo của nhân viên.

Nhắc nhở, phối hợp với nhân viên và các bộ phận liên quan để đảm bảo kế hoạch đào tạo được thực hiện đầy đủ.

4. Inventory & Amenities

Theo dõi số lượng hàng hóa, vật dụng và amenities thuộc bộ phận Front Office.

Chuẩn bị đề xuất/order hàng hóa theo nhu cầu và trình quản lý phê duyệt.

Theo dõi việc đặt hàng, sử dụng và tiêu hao amenities; tổng hợp báo cáo hàng tháng cho Front Office Manager.

Đảm bảo hàng hóa, vật dụng được kiểm soát và bổ sung kịp thời.

5. Communication & Coordination

Truyền đạt thông tin, thông báo và chỉ đạo từ quản lý đến các nhân viên/bộ phận liên quan.

Phối hợp với các phòng ban trong các vấn đề liên quan đến vận hành và hành chính.

Theo dõi các nhiệm vụ được giao và đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ.

6. Equipment & Department Support

Theo dõi và đảm bảo trang thiết bị của Front Office được giữ gìn sạch sẽ, ngăn nắp và trong tình trạng hoạt động tốt.

Báo cáo và theo dõi việc sửa chữa, bảo trì hoặc thay thế trang thiết bị khi cần.

Hỗ trợ Front Office Manager chuẩn bị báo cáo, cuộc họp và các công việc hành chính của bộ phận.

Hỗ trợ các công việc liên quan đến việc sắp xếp, phục vụ khách khi có yêu cầu.

Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Front Office Manager hoặc Ban Quản lý Khách sạn.

• Mức lương thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm.
• Được hưởng Service Charge và các chế độ khác theo chính sách của khách sạn.
• Được cung cấp bữa ăn trong ca làm việc.
• Được đào tạo nghiệp vụ trong môi trường khách sạn chuyên nghiệp.
• Tham gia đầy đủ các chế độ bảo hiểm theo quy định sau khi ký hợp đồng lao động chính thức.

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Du lịch – Khách sạn, Quản trị Khách sạn, Quản trị Kinh doanh hoặc các ngành liên quan.
• Tiếng Anh tốt, có khả năng giao tiếp và xử lý công việc bằng tiếng Anh.
• Sử dụng thành thạo MS Office, đặc biệt Word và Excel.
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực khách sạn, Front Office hoặc công việc hành chính/điều phối.
• Có kỹ năng tổ chức, giao tiếp và phối hợp công việc tốt.
• Cẩn thận, chú ý chi tiết và chính xác khi xử lý hồ sơ, dữ liệu và báo cáo.
• Chủ động, trách nhiệm, đáng tin cậy và có khả năng xử lý nhiều đầu việc cùng lúc.