Chuyên viên Hành chính - Văn phòng Điều hành (KV Phú Quốc)

• Làm đầu mối tiếp nhận thông tin, phối hợp chuẩn bị và phục vụ các đoàn khách ngoại giao, khách quốc tế, khách cấp cao đến làm việc.
• Chuẩn bị các điều kiện phục vụ đoàn khách: lịch trình, phương tiện, lưu trú, địa điểm làm việc, phòng họp, ăn uống và các yêu cầu hậu cần liên quan.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan trong công tác đón, tiễn và hỗ trợ khách trong suốt chương trình.
• Chuẩn bị các tài liệu, bảng tên, quà tặng, vật phẩm và các nội dung phục vụ công tác tiếp đón.
• Theo dõi lịch trình đoàn khách, cập nhật thay đổi và xử lý các phát sinh trong quá trình phục vụ.
• Thực hiện tổng hợp hồ sơ, chứng từ và chi phí liên quan đến công tác phục vụ khách.

2. Logistics khách đoàn:

• Lập và triển khai kế hoạch logistics cho các đoàn khách theo từng chương trình.
• Điều phối phương tiện đưa đón, lưu trú, ăn uống, phòng họp và các dịch vụ hậu cần khác.
• Phối hợp với các nhà cung cấp để đặt và kiểm soát dịch vụ theo kế hoạch.
• Theo dõi số lượng khách, lịch trình, yêu cầu đặc biệt và các thay đổi của đoàn.
• Kiểm tra chất lượng dịch vụ, xử lý các vấn đề phát sinh và đảm bảo chương trình được triển khai đúng kế hoạch.
• Tổng hợp chi phí, hồ sơ thanh toán và đánh giá chất lượng dịch vụ sau chương trình.

3. Công tác sự kiện:

• Phối hợp tổ chức các sự kiện, hội nghị, chương trình đối ngoại và các hoạt động nội bộ của đơn vị.
• Thực hiện công tác hậu cần sự kiện: địa điểm, setup, phòng họp, phương tiện, ăn uống, nhân sự phục vụ, tài liệu, quà tặng và các vật dụng liên quan.
• Phối hợp với các phòng/ban, đơn vị thành viên, nhà cung cấp và đối tác để triển khai chương trình.
• Theo dõi tiến độ chuẩn bị, kiểm tra hiện trường và xử lý các vấn đề phát sinh trước và trong sự kiện.
• Thực hiện tổng hợp hồ sơ, chi phí và các báo cáo sau chương trình.

4. Hành chính tổng hợp:

• Tiếp nhận, tổng hợp và xử lý các yêu cầu hành chính phục vụ hoạt động của đơn vị.
• Thực hiện công tác đặt vé máy bay, khách sạn, phương tiện và các dịch vụ phục vụ công tác.
• Quản lý và theo dõi việc sử dụng phòng họp, tài sản, trang thiết bị, văn phòng phẩm và các dịch vụ hành chính.
• Phối hợp thực hiện mua sắm, sửa chữa, bảo trì và cung cấp các dịch vụ hành chính theo nhu cầu.
• Quản lý, lưu trữ hồ sơ, chứng từ và tài liệu hành chính theo quy định.
• Thực hiện các báo cáo hành chính định kỳ và đột xuất.
• Thực hiện các công việc khác theo phân công của cấp quản lý.

• Thu nhập cạnh tranh theo năng lực.
• Bố trí nhà ở tại Sunhome đối với ứng viên có hộ khẩu thường trú >30km.
• Phụ cấp ăn ca 100,000đ/ngày làm việc.
• Vé di chuyển nhận việc từ địa điểm xác nhận tuyển dụng đến địa điểm nhận việc.
• Vé thăm nhà: 4 lần khứ hồi/năm
• Bảo hiểm sức khỏe Suncare.
• Phụ cấp thưởng 5,000,000đ đối với ứng viên có hộ khẩu thường trú tại Phú Quốc (chi trả 1 lần)
• Phụ cấp thâm niên khi làm việc từ đủ 3 năm.
• Cơ hội làm việc trong môi trường tập đoàn lớn, chuyên nghiệp.
• Được đào tạo, phát triển nghề nghiệp và thăng tiến rõ ràng.
• Và nhiều chế độ hấp dẫn khác theo quy định chung của tập đoàn Sun Group.

• Tốt nghiệp Đại học các chuyên ngành Hành chính, Quản trị kinh doanh, Đối ngoại, Du lịch – Khách sạn hoặc các chuyên ngành liên quan.
• Có kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính, logistics, tổ chức sự kiện, đối ngoại hoặc điều phối khách đoàn.
• Có khả năng tổ chức, điều phối nhiều đầu việc và xử lý công việc theo tiến độ.
• Giao tiếp chuyên nghiệp, tác phong lịch sự, phù hợp khi làm việc với khách ngoại giao, khách quốc tế và đối tác.
• Có khả năng lập kế hoạch, theo dõi chi tiết và xử lý linh hoạt các tình huống phát sinh.
• Tiếng Anh giao tiếp tốt là lợi thế.
• Thành thạo Microsoft Office và các công cụ phục vụ công việc.
• Cẩn thận, chủ động, trách nhiệm và có khả năng làm việc ngoài giờ khi chương trình/sự kiện yêu cầu.

• Email: phuongmth (a còng) sung***********
• Zalo: 0859******/ 0961******