KIỂM SOÁT TÀI CHÍNH / FINANCIAL CONTROLLER

MỤC TIÊU VỊ TRÍ / POSITION PURPOSE

Chịu trách nhiệm quản lý và kiểm soát toàn bộ hoạt động tài chính - kế toán của khách sạn; đảm bảo số liệu chính xác, báo cáo kịp thời, kiểm soát doanh thu, chi phí, dòng tiền và tài sản; xây dựng ngân sách, forecast và hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm bảo vệ tài sản, hỗ trợ General Manager và Chủ đầu tư ra quyết định, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và chính sách tài chính của khách sạn.

Responsible for managing and controlling the hotel's overall finance and accounting activities; ensuring accurate records and timely reporting, effective control of revenue, costs, cash flow, and assets; preparing budgets and forecasts and maintaining internal controls to safeguard assets, support the General Manager and Owner in decision-making, and ensure compliance with applicable laws and hotel financial policies.

1. Quản lý tài chính - kế toán

Finance & Accounting Management

• Tổ chức và giám sát toàn bộ hoạt động kế toán, tài chính và kiểm soát của khách sạn.

• Đảm bảo hệ thống sổ sách, chứng từ và tài khoản kế toán được ghi nhận đầy đủ, chính xác và đúng kỳ.

• Kiểm soát quy trình khóa sổ ngày/tháng/năm và đảm bảo các tài khoản được đối chiếu đầy đủ.

• Phân công, kiểm tra và đánh giá công việc của đội ngũ Finance & Accounting.

• Organize and supervise all hotel accounting, finance, and control activities.

• Ensure accounting books, supporting documents, and accounts are complete, accurate, and recorded in the correct period.

• Control daily/monthly/year-end closing and ensure all accounts are properly reconciled.

• Assign, review, and evaluate the work of the Finance & Accounting team.

2. Báo cáo tài chính & quản trị

Financial & Management Reporting

• Lập và kiểm soát báo cáo P&L, Balance Sheet, Cash Flow và các báo cáo quản trị định kỳ.

• Phân tích doanh thu, chi phí, GOP, departmental profit và các biến động so với Budget/Forecast/Last Year.

• Chuẩn bị báo cáo tài chính và báo cáo quản trị cho General Manager và Chủ đầu tư theo thời hạn.

• Đảm bảo số liệu giữa PMS, POS, hệ thống kế toán và các báo cáo vận hành được đối chiếu nhất quán.

• Prepare and control P&L, Balance Sheet, Cash Flow, and periodic management reports.

• Analyze revenue, expenses, GOP, departmental profit, and variances versus Budget/Forecast/Last Year.

• Prepare financial and management reports for the General Manager and Owner within required timelines.

• Ensure consistency and reconciliation between PMS, POS, accounting systems, and operational reports.

3. Ngân sách & Forecast

Budgeting & Forecasting

• Chủ trì quá trình lập ngân sách năm của khách sạn phối hợp với GM và các Trưởng bộ phận.

• Xây dựng forecast doanh thu, chi phí, GOP, cash flow và CAPEX theo tháng/quý.

• Phân tích variance giữa Actual, Budget và Forecast và yêu cầu các bộ phận giải trình khi cần.

• Đề xuất các biện pháp điều chỉnh nhằm đạt mục tiêu lợi nhuận và dòng tiền.

• Lead the hotel's annual budgeting process with the GM and Department Heads.

• Prepare monthly/quarterly forecasts for revenue, expenses, GOP, cash flow, and CAPEX.

• Analyze Actual versus Budget and Forecast variances and obtain departmental explanations when required.

• Recommend corrective actions to achieve profit and cash-flow targets.

4. Kiểm soát doanh thu

Revenue Control

• Kiểm soát doanh thu phòng, F&B và các nguồn doanh thu khác được ghi nhận đầy đủ, đúng giá và đúng kỳ.

• Giám sát Night Audit/Income Audit, kiểm tra room rate, discount, complimentary, rebate, void và adjustment.

• Đối chiếu doanh thu PMS/POS với payment gateway, tiền mặt, thẻ, bank transfer và các phương thức thanh toán khác.

• Điều tra và xử lý các chênh lệch doanh thu hoặc giao dịch bất thường.

• Ensure room, F&B, and other revenues are completely and accurately recorded at the correct rates and periods.

• Supervise Night Audit/Income Audit and review room rates, discounts, complimentary items, rebates, voids, and adjustments.

• Reconcile PMS/POS revenue with payment gateways, cash, cards, bank transfers, and other payment methods.

• Investigate and resolve revenue discrepancies or unusual transactions.

5. Kiểm soát chi phí

Cost Control

• Kiểm soát chi phí F&B, payroll, utilities, operating supplies, laundry, amenities, maintenance và các chi phí vận hành trọng yếu.

• Phối hợp Cost Control/Purchasing kiểm soát receiving, store, inventory, issuing và consumption.

• Phân tích food cost, beverage cost, cost per occupied room và các chỉ số chi phí quan trọng.

• Phát hiện các khoản vượt ngân sách, thất thoát hoặc tiêu thụ bất thường và đề xuất hành động khắc phục.

• Control key operating costs including F&B, payroll, utilities, operating supplies, laundry, amenities, and maintenance.

• Coordinate with Cost Control/Purchasing on receiving, stores, inventory, issuing, and consumption controls.

• Analyze food cost, beverage cost, cost per occupied room, and other key cost metrics.

• Identify budget overruns, losses, or abnormal consumption and recommend corrective actions.

6. Công nợ phải thu

Accounts Receivable

• Kiểm soát city ledger, corporate accounts, OTA receivables, credit card receivables và các khoản phải thu khác.

• Đảm bảo credit limit, credit approval và hồ sơ công nợ được tuân thủ.

• Theo dõi aging report, đôn đốc thu hồi công nợ và báo cáo các khoản quá hạn/rủi ro.

• Phối hợp Sales/Front Office xử lý dispute, chargeback và các khoản thanh toán chưa xác định.

• Control city ledger, corporate accounts, OTA receivables, credit-card receivables, and other receivables.

• Ensure compliance with credit limits, credit approvals, and supporting documentation.

• Monitor aging reports, drive collection, and report overdue or high-risk balances.

• Coordinate with Sales/Front Office on disputes, chargebacks, and unidentified payments.

7. Công nợ phải trả & thanh toán

Accounts Payable & Payments

• Kiểm soát hóa đơn, chứng từ, PO, receiving record và phê duyệt trước khi thanh toán.

• Đảm bảo thanh toán cho nhà cung cấp đúng hạn và theo điều khoản hợp đồng.

• Kiểm soát payment proposal, bank transfer và phân quyền phê duyệt thanh toán.

• Đối chiếu công nợ nhà cung cấp và xử lý chênh lệch kịp thời.

• Control invoices, supporting documents, purchase orders, receiving records, and approvals before payment.

• Ensure suppliers are paid on time and according to contractual terms.

• Control payment proposals, bank transfers, and payment authorization levels.

• Reconcile supplier balances and resolve discrepancies promptly.

8. Tiền mặt, ngân hàng & dòng tiền

Cash, Banking & Cash Flow

• Quản lý và kiểm soát tiền mặt, petty cash, house bank và tiền gửi ngân hàng.

• Thực hiện/kiểm soát bank reconciliation định kỳ.

• Lập cash flow forecast và đảm bảo nguồn tiền đáp ứng nghĩa vụ thanh toán của khách sạn.

• Kiểm soát việc nộp tiền, thu tiền và các giao dịch ngân hàng theo quy trình phê duyệt.

• Manage and control cash, petty cash, house banks, and bank deposits.

• Perform/control periodic bank reconciliations.

• Prepare cash-flow forecasts and ensure sufficient liquidity for hotel payment obligations.

• Control cash deposits, collections, and banking transactions according to approval procedures.

9. Payroll & chi phí nhân sự

Payroll & Labor Cost

• Phối hợp HR kiểm tra dữ liệu payroll, attendance, overtime, service charge, incentive và các khoản khấu trừ.

• Kiểm soát payroll cost, labor cost percentage và biến động nhân sự so với Budget.

• Đảm bảo hạch toán lương và các khoản liên quan chính xác, đúng kỳ.

• Kiểm soát tính bảo mật của dữ liệu lương và thông tin nhân sự tài chính.

• Coordinate with HR to review payroll, attendance, overtime, service charge, incentives, and deductions.

• Control payroll cost, labor-cost percentage, and staffing variances versus Budget.

• Ensure payroll and related costs are accurately recorded in the correct period.

• Maintain confidentiality of payroll and financial employee information.

10. Mua hàng & kiểm soát kho

Purchasing & Inventory Control

• Phối hợp kiểm soát quy trình purchase requisition, quotation, purchase order, receiving và payment.

• Đảm bảo nguyên tắc phân tách nhiệm vụ và thẩm quyền phê duyệt trong mua sắm.

• Giám sát kiểm kê kho, F&B inventory, linen, amenities, operating equipment và tài sản liên quan.

• Phân tích chênh lệch kiểm kê và yêu cầu điều tra/giải trình các khoản bất thường.

• Control purchase requisition, quotation, purchase order, receiving, and payment processes in coordination with relevant departments.

• Ensure segregation of duties and approval authorities are maintained in procurement.

• Supervise inventories of stores, F&B items, linen, amenities, operating equipment, and relevant assets.

• Analyze inventory variances and require investigation/explanation of unusual differences.

11. Tài sản cố định & CAPEX

Fixed Assets & CAPEX

• Quản lý sổ tài sản cố định, công cụ dụng cụ và hồ sơ tăng/giảm/điều chuyển tài sản.

• Phối hợp kiểm kê tài sản định kỳ và xác minh chênh lệch.

• Kiểm soát CAPEX so với ngân sách được phê duyệt, hồ sơ mua sắm và nghiệm thu.

• Theo dõi khấu hao và đảm bảo tài sản được ghi nhận đúng chính sách kế toán.

• Maintain fixed-asset and operating-equipment registers and records of additions, disposals, and transfers.

• Coordinate periodic physical asset inventories and investigate discrepancies.

• Control CAPEX against approved budgets, procurement documentation, and acceptance records.

• Monitor depreciation and ensure assets are accounted for in accordance with accounting policies.

12. Thuế & tuân thủ pháp luật

Tax & Statutory Compliance

• Đảm bảo thực hiện đầy đủ nghĩa vụ về hóa đơn, thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN và các nghĩa vụ tài chính liên quan theo quy định.

• Phối hợp lập hồ sơ kê khai, quyết toán và làm việc với cơ quan thuế/kiểm toán theo thẩm quyền.

• Theo dõi thay đổi pháp luật có ảnh hưởng đến hoạt động tài chính - kế toán của khách sạn.

• Đảm bảo chứng từ và hồ sơ kế toán được lưu trữ đúng thời hạn và quy định.

• Ensure compliance with invoicing, VAT, corporate income tax, personal income tax, and other applicable financial obligations.

• Coordinate tax filings, finalizations, and dealings with tax authorities/auditors within authorized scope.

• Monitor regulatory changes affecting hotel finance and accounting.

• Ensure accounting records and supporting documents are retained in accordance with statutory requirements.

13. Kiểm soát nội bộ & quản trị rủi ro

Internal Control & Risk Management

• Xây dựng, duy trì và kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm bảo vệ tiền, tài sản và doanh thu của khách sạn.

• Đảm bảo phân tách nhiệm vụ giữa thu tiền, ghi nhận, phê duyệt, mua hàng, nhận hàng và thanh toán.

• Thực hiện kiểm tra đột xuất cash float, inventory, revenue transaction và các khu vực có rủi ro.

• Điều tra hoặc phối hợp điều tra các dấu hiệu gian lận, thất thoát hoặc vi phạm quy trình và báo cáo GM.

• Đề xuất cải tiến quy trình để giảm rủi ro tài chính và vận hành.

• Develop, maintain, and test internal controls to safeguard hotel cash, assets, and revenue.

• Ensure segregation of duties among collection, recording, approval, purchasing, receiving, and payment functions.

• Conduct surprise checks of cash floats, inventories, revenue transactions, and other risk areas.

• Investigate or coordinate investigation of suspected fraud, losses, or control breaches and report to the GM.

• Recommend process improvements to reduce financial and operational risks.

14. Hệ thống tài chính & dữ liệu

Financial Systems & Data

• Quản lý quyền truy cập các hệ thống tài chính/kế toán trong phạm vi được phân công và đảm bảo phân quyền phù hợp.

• Phối hợp IT đảm bảo dữ liệu tài chính được sao lưu, bảo mật và hệ thống hoạt động ổn định.

• Kiểm soát việc thay đổi master data, chart of accounts, vendor/customer records và các cấu hình tài chính quan trọng.

• Đảm bảo dữ liệu tài chính và thông tin khách hàng/nhà cung cấp được bảo mật.

• Manage access rights to finance/accounting systems within assigned authority and ensure appropriate permissions.

• Coordinate with IT to ensure financial data is backed up, secured, and systems remain reliable.

• Control changes to master data, chart of accounts, vendor/customer records, and critical financial configurations.

• Maintain confidentiality of financial, guest, and supplier information.

15. Hỗ trợ GM & Chủ đầu tư

GM & Owner Support

• Đóng vai trò tư vấn tài chính cho General Manager trong các quyết định về giá, chi phí, đầu tư, hợp đồng và hiệu quả kinh doanh.

• Chuẩn bị phân tích tài chính, business case và đánh giá hiệu quả đối với các đề xuất đầu tư hoặc chương trình kinh doanh.

• Tham gia họp điều hành và cung cấp cảnh báo sớm về doanh thu, chi phí, dòng tiền và rủi ro.

• Phối hợp chuẩn bị tài liệu và báo cáo theo yêu cầu của Chủ đầu tư.

• Thực hiện các nhiệm vụ tài chính khác theo phân công của General Manager.

• Act as financial advisor to the General Manager on pricing, costs, investments, contracts, and business performance.

• Prepare financial analyses, business cases, and evaluations for investment proposals or commercial initiatives.

• Participate in management meetings and provide early warnings on revenue, costs, cash flow, and risks.

• Coordinate preparation of reports and information requested by the Owner.

• Perform other finance-related duties assigned by the General Manager.

• Lương: (Thỏa thuận theo kinh nghiệm và năng lực)

• Thưởng: Lương tháng 13, thưởng hiệu suất, thưởng lễ Tết theo chính sách công ty.

• Bảo hiểm: Đầy đủ theo quy định pháp luật (BHXH, BHYT, BHTN).

• Phụ cấp: Ăn ca, đồng phục, điện thoại, gửi xe, công tác phí (nếu có).

- Trình độ: ốt nghiệp Đại học chuyên ngành Tài chính, Kế toán, Kiểm toán hoặc chuyên ngành liên quan.

Bachelor’s degree in Finance, Accounting, Auditing, or a related field.

- Kinh nghiệm: Tối thiểu 7–10 năm kinh nghiệm Tài chính - Kế toán, trong đó tối thiểu 3–5 năm ở vị trí Financial Controller, Chief Accountant, Assistant Financial Controller hoặc vị trí quản lý tài chính tương đương; ưu tiên kinh nghiệm khách sạn 4–5 sao.

Experience : Minimum 7–10 years of Finance & Accounting experience, including at least 3–5 years as Financial Controller, Chief Accountant, Assistant Financial Controller, or an equivalent finance leadership role; 4–5 star hotel experience is preferred.

- Có kinh nghiệm quản lý đầy đủ P&L, Balance Sheet, Cash Flow, Budget, Forecast, AP, AR, Income Audit, Cost Control và Fixed Assets.

Proven experience managing P&L, Balance Sheet, Cash Flow, Budget, Forecast, AP, AR, Income Audit, Cost Control, and Fixed Assets.

- Am hiểu hệ thống kế toán Việt Nam, hóa đơn, thuế và các quy định tài chính - kế toán liên quan.

Strong knowledge of Vietnamese accounting requirements, invoicing, taxation, and related finance regulations.

- Có kinh nghiệm kiểm soát hoạt động khách sạn như room revenue, F&B revenue, food/beverage cost, payroll cost, inventory và cost per occupied room là lợi thế quan trọng.

Experience controlling hotel operations such as room revenue, F&B revenue, food/beverage cost, payroll cost, inventory, and cost per occupied room is a strong advantage.

- Có năng lực xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ, phân tách nhiệm vụ, phòng ngừa gian lận và quản trị rủi ro.-

Strong capability in internal controls, segregation of duties, fraud prevention, and risk management.

- Thành thạo Excel và phần mềm kế toán; kinh nghiệm với PMS/POS và hệ thống tài chính khách sạn là một lợi thế.

Advanced Excel and accounting-system skills; experience with hotel PMS/POS and hospitality finance systems is an advantage.

- Có kỹ năng phân tích tài chính, lập ngân sách, forecast, trình bày báo cáo và tư vấn cho Ban điều hành.

Strong financial analysis, budgeting, forecasting, reporting, and management-advisory skills.

- Tiếng Anh giao tiếp và làm việc tốt; có khả năng đọc hiểu hợp đồng, báo cáo tài chính và tài liệu chuyên môn bằng tiếng Anh.

Good working command of English with the ability to understand contracts, financial reports, and professional documentation.

- Chứng chỉ CPA, ACCA, CMA hoặc chứng chỉ nghề nghiệp tương đương là một lợi thế.

CPA, ACCA, CMA, or an equivalent professional qualification is an advantage.

- Có tính chính trực cao, bảo mật, chú trọng chi tiết, tư duy kiểm soát và khả năng làm việc độc lập với áp lực thời hạn báo cáo.

High integrity and confidentiality, strong attention to detail and control mindset, and ability to work independently under reporting deadlines.