TRƯỞNG BỘ PHẬN NHÂN SỰ / HUMAN RESOURCES MANAGER

MỤC TIÊU VỊ TRÍ / POSITION PURPOSE

Chịu trách nhiệm tổ chức và quản lý toàn bộ hoạt động nhân sự của khách sạn, bao gồm hoạch định nhân lực, tuyển dụng, đào tạo, tiền lương - phúc lợi, quan hệ lao động, đánh giá hiệu quả công việc, xây dựng văn hóa doanh nghiệp và tuân thủ pháp luật lao động; đảm bảo khách sạn có đội ngũ nhân sự phù hợp về số lượng, năng lực và chất lượng dịch vụ để đáp ứng tiêu chuẩn khách sạn 4 sao.

Responsible for managing the hotel's full Human Resources function, including workforce planning, recruitment, training, compensation and benefits, employee relations, performance management, organizational culture, and labor-law compliance; ensuring the hotel has the right number of capable and service-oriented employees to meet 4-star hotel standards.

1. Hoạch định & tổ chức nhân sự

Workforce Planning & Organization

• Xây dựng kế hoạch nhân sự năm/tháng phù hợp với ngân sách, công suất phòng, mùa vụ và kế hoạch kinh doanh của khách sạn.

• Rà soát cơ cấu tổ chức, định biên nhân sự và mô tả công việc của các bộ phận; đề xuất điều chỉnh khi cần thiết.

• Phối hợp với GM và Trưởng các bộ phận xác định nhu cầu nhân sự, kế hoạch kế nhiệm và nhân sự chủ chốt.

• Kiểm soát headcount thực tế so với định biên và ngân sách được phê duyệt.

• Develop annual/monthly workforce plans aligned with budget, occupancy, seasonality, and the hotel's business plan.

• Review organizational structure, staffing levels, and departmental job descriptions and recommend adjustments when required.

• Work with the GM and Department Heads on staffing needs, succession planning, and key positions.

• Control actual headcount against approved staffing levels and budget.

2. Tuyển dụng & hội nhập

Recruitment & Onboarding

• Quản lý toàn bộ quy trình tuyển dụng từ xác định nhu cầu, đăng tuyển, sàng lọc, phỏng vấn, tham chiếu đến đề xuất tuyển dụng.

• Xây dựng nguồn ứng viên cho các vị trí vận hành khách sạn, đặc biệt các vị trí khó tuyển và nhân sự quản lý.

• Kiểm soát offer, hồ sơ tiếp nhận, thử việc và chương trình orientation/onboarding cho nhân viên mới.

• Phối hợp với các trường du lịch - khách sạn và các nguồn tuyển dụng để xây dựng nguồn nhân lực dài hạn.

• Manage the end-to-end recruitment process, from manpower requisition, sourcing, screening, interviewing, reference checks, to hiring recommendations.

• Build talent pipelines for hotel operational roles, particularly hard-to-fill and management positions.

• Control job offers, joining documentation, probation, and orientation/onboarding programs for new employees.

• Develop long-term talent sources through hospitality schools and other recruitment channels.

3. Tiền lương, phúc lợi & chấm công

Compensation, Benefits & Timekeeping

• Quản lý dữ liệu chấm công, ca làm việc, ngày nghỉ, làm thêm giờ và các dữ liệu đầu vào phục vụ tính lương.

• Phối hợp với Finance/Payroll đảm bảo lương, phụ cấp, service charge, thưởng và các chế độ được tính chính xác, đúng hạn.

• Quản lý các chế độ BHXH, BHYT, BHTN, thuế TNCN và phúc lợi nhân viên theo quy định và chính sách khách sạn.

• Phân tích chi phí nhân sự, payroll cost và đề xuất giải pháp tối ưu nhân lực phù hợp với hoạt động kinh doanh.

• Manage attendance, shifts, leave, overtime, and other payroll input data.

• Coordinate with Finance/Payroll to ensure salaries, allowances, service charge, bonuses, and benefits are accurate and paid on time.

• Administer statutory social, health and unemployment insurance, personal income tax, and employee benefits in accordance with regulations and hotel policies.

• Analyze labor and payroll costs and recommend workforce optimization in line with business needs.

4. Quan hệ lao động & pháp luật

Employee Relations & Labor Compliance

• Soạn thảo, quản lý và theo dõi hợp đồng lao động, phụ lục, quyết định nhân sự và hồ sơ người lao động.

• Đảm bảo tuân thủ Bộ luật Lao động, quy định về thời giờ làm việc - nghỉ ngơi, tiền lương, bảo hiểm và các quy định liên quan.

• Tư vấn cho GM và Trưởng bộ phận về xử lý kỷ luật, khiếu nại, tranh chấp và các vấn đề quan hệ lao động.

• Thực hiện thủ tục nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng và bàn giao theo đúng quy định.

• Duy trì nội quy lao động, thỏa ước/chính sách nội bộ và các hồ sơ nhân sự bắt buộc.

• Prepare, administer, and monitor labor contracts, amendments, HR decisions, and employee records.

• Ensure compliance with labor laws and regulations on working hours, rest periods, wages, insurance, and related matters.

• Advise the GM and Department Heads on disciplinary actions, grievances, disputes, and employee-relations matters.

• Manage resignation, termination, and clearance processes in compliance with applicable requirements.

• Maintain labor regulations, internal policies/agreements, and mandatory HR records.

5. Đào tạo & phát triển

Learning & Development

• Xây dựng kế hoạch đào tạo năm dựa trên tiêu chuẩn dịch vụ, nhu cầu vận hành và khoảng trống năng lực.

• Tổ chức orientation, đào tạo dịch vụ, kỹ năng mềm, quản lý, an toàn, PCCC và các chương trình bắt buộc.

• Phối hợp với Trưởng bộ phận xây dựng và theo dõi đào tạo tại chỗ (OJT).

• Quản lý hồ sơ đào tạo, đánh giá hiệu quả sau đào tạo và đề xuất chương trình phát triển nhân sự kế cận.

• Develop the annual training plan based on service standards, operational needs, and competency gaps.

• Organize orientation, service, soft-skills, leadership, safety, fire-safety, and mandatory training programs.

• Coordinate with Department Heads to develop and monitor on-the-job training (OJT).

• Maintain training records, evaluate training effectiveness, and recommend development programs for succession talent.

6. Quản lý hiệu suất

Performance Management

• Tổ chức quy trình thiết lập mục tiêu, đánh giá thử việc, đánh giá định kỳ và đánh giá hiệu quả công việc.

• Hướng dẫn các Trưởng bộ phận thực hiện đánh giá nhân viên khách quan, nhất quán và có kế hoạch cải thiện.

• Theo dõi nhân viên có hiệu suất thấp và phối hợp xây dựng Performance Improvement Plan khi cần.

• Đề xuất ghi nhận, khen thưởng, thăng tiến hoặc phát triển nhân sự dựa trên kết quả và năng lực.

• Manage goal setting, probation reviews, periodic appraisals, and performance evaluation processes.

• Guide Department Heads in conducting fair, consistent employee evaluations and improvement planning.

• Monitor underperformance and coordinate Performance Improvement Plans where required.

• Recommend recognition, rewards, promotions, or employee development based on performance and competency.

7. Văn hóa & gắn kết nhân viên

Culture & Employee Engagement

• Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, tôn trọng, hợp tác và định hướng dịch vụ khách hàng.

• Tổ chức các hoạt động truyền thông nội bộ, gắn kết, ghi nhận nhân viên và sự kiện nội bộ phù hợp ngân sách.

• Tiếp nhận phản hồi của nhân viên, đánh giá nguyên nhân nghỉ việc và đề xuất giải pháp cải thiện tỷ lệ giữ chân.

• Thúc đẩy giao tiếp hai chiều giữa Ban quản lý và nhân viên.

• Build a professional, respectful, collaborative, and guest-service-oriented workplace culture.

• Organize internal communications, engagement, employee recognition, and staff activities within budget.

• Gather employee feedback, analyze turnover causes, and recommend retention initiatives.

• Promote effective two-way communication between management and employees.

8. Chính sách, quy trình & hồ sơ nhân sự

HR Policies, Procedures & Records

• Xây dựng, cập nhật và triển khai các chính sách, quy trình và biểu mẫu nhân sự.

• Đảm bảo hồ sơ nhân sự đầy đủ, chính xác, bảo mật và được lưu trữ theo quy định.

• Quản lý dữ liệu nhân sự trên HRIS hoặc hệ thống/phần mềm nhân sự của khách sạn.

• Kiểm soát việc tiếp cận và xử lý dữ liệu cá nhân của người lao động theo quy định và chính sách bảo mật.

• Develop, update, and implement HR policies, procedures, and forms.

• Ensure employee records are complete, accurate, confidential, and retained in accordance with requirements.

• Manage employee data in the HRIS or hotel HR systems.

• Control access to and processing of employees' personal data in accordance with applicable requirements and privacy policies.

9. An toàn, sức khỏe & phúc lợi nhân viên

Employee Safety, Health & Welfare

• Phối hợp với Engineering, Security và các bộ phận liên quan triển khai an toàn lao động, PCCC và ứng phó khẩn cấp.

• Theo dõi tai nạn lao động, sự cố liên quan đến nhân viên và các hành động khắc phục.

• Quản lý các chương trình khám sức khỏe, đồng phục, bữa ăn nhân viên, locker và các phúc lợi nội bộ theo mô hình khách sạn.

• Đảm bảo điều kiện làm việc và khu vực dành cho nhân viên được duy trì phù hợp.

• Coordinate with Engineering, Security, and relevant departments on occupational safety, fire safety, and emergency response.

• Monitor workplace accidents, employee-related incidents, and corrective actions.

• Administer health checks, uniforms, staff meals, lockers, and other hotel employee welfare programs.

• Ensure appropriate working conditions and staff facilities are maintained.

10. Ngân sách & báo cáo nhân sự

HR Budget & Reporting

• Lập và quản lý ngân sách bộ phận Nhân sự; kiểm soát chi phí tuyển dụng, đào tạo, phúc lợi và hoạt động nhân viên.

• Lập báo cáo nhân sự định kỳ cho GM: headcount, tuyển dụng, turnover, absenteeism, overtime, payroll cost, đào tạo và quan hệ lao động.

• Phân tích dữ liệu nhân sự, nhận diện xu hướng/rủi ro và đề xuất giải pháp quản trị.

• Tham gia lập ngân sách năm và forecast chi phí nhân sự của khách sạn.

• Prepare and manage the HR Department budget and control recruitment, training, welfare, and employee-activity costs.

• Provide periodic HR reports to the GM covering headcount, recruitment, turnover, absenteeism, overtime, payroll cost, training, and employee relations.

• Analyze HR data, identify trends/risks, and recommend management actions.

• Participate in the hotel's annual budgeting and labor-cost forecasting processes.

11. Phối hợp với Ban quản lý

Management Partnership

• Đóng vai trò đối tác nhân sự cho General Manager và các Trưởng bộ phận trong các vấn đề tổ chức, nhân lực và quan hệ lao động.

• Tham gia họp điều hành và cung cấp góc nhìn nhân sự đối với các quyết định vận hành.

• Hỗ trợ triển khai thay đổi cơ cấu, chính sách, tiêu chuẩn dịch vụ và các dự án của khách sạn.

• Thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến chức năng Nhân sự theo phân công của General Manager.

• Act as the HR business partner to the General Manager and Department Heads on organization, workforce, and employee-relations matters.

• Participate in management meetings and provide an HR perspective on operational decisions.

• Support organizational changes, policies, service standards, and hotel projects.

• Perform other HR-related duties assigned by the General Manager.

• Lương: Thỏa thuận theo kinh nghiệm và năng lực

• Thưởng: Lương tháng 13, thưởng hiệu suất, thưởng lễ Tết theo chính sách công ty.

• Bảo hiểm: Đầy đủ theo quy định pháp luật (BHXH, BHYT, BHTN).

• Phụ cấp: Ăn ca, đồng phục, điện thoại, gửi xe, công tác phí (nếu có).

- Trình độ: Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị Nhân lực, Luật, Quản trị Kinh doanh, Quản trị Khách sạn hoặc chuyên ngành liên quan.

Education: Bachelor’s degree in Human Resources Management, Law, Business Administration, Hospitality Management, or a related field.

- Kinh nghiệm: Tối thiểu 5–7 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Nhân sự, trong đó tối thiểu 2–3 năm ở vị trí HR Manager, Assistant HR Manager hoặc vị trí quản lý nhân sự tương đương; ưu tiên kinh nghiệm tại khách sạn 4–5 sao.

Experience: Minimum 5–7 years of Human Resources experience, including at least 2–3 years as HR Manager, Assistant HR Manager, or an equivalent HR leadership position; 4–5 star hotel experience is preferred.

- Có kinh nghiệm quản lý toàn diện các mảng tuyển dụng, C&B, quan hệ lao động, đào tạo, quản lý hiệu suất và chính sách nhân sự.

Proven generalist experience across recruitment, compensation & benefits, employee relations, learning & development, performance management, and HR policies.

- Am hiểu pháp luật lao động Việt Nam, BHXH, BHYT, BHTN, thuế TNCN và các quy định liên quan đến người lao động.

Strong knowledge of Vietnamese labor law, statutory social/health/unemployment insurance, personal income tax, and employee-related regulations.

- Có kinh nghiệm quản lý định biên, payroll cost, ngân sách nhân sự và phân tích dữ liệu nhân sự trong môi trường vận hành theo ca.

Experience in manpower planning, payroll cost control, HR budgeting, and workforce analytics in a shift-based operating environment.

- Có kỹ năng xử lý quan hệ lao động, kỷ luật, khiếu nại và các tình huống nhân sự nhạy cảm một cách chuyên nghiệp và bảo mật.

Strong capability in employee relations, disciplinary matters, grievances, and handling sensitive HR matters professionally and confidentially.

- Có kỹ năng giao tiếp, tư vấn, đàm phán, giải quyết vấn đề và làm việc hiệu quả với Ban quản lý và nhân viên ở nhiều cấp độ.

Strong communication, advisory, negotiation, problem-solving, and stakeholder-management skills across all organizational levels.

- Tiếng Anh giao tiếp và làm việc tốt; có khả năng đọc hiểu và soạn thảo tài liệu nhân sự bằng tiếng Anh.

Good working command of English, with the ability to understand and prepare HR documentation in English.

- Thành thạo Microsoft Office; có kinh nghiệm sử dụng HRIS, phần mềm chấm công/tiền lương là một lợi thế.

Proficient in Microsoft Office; experience with HRIS, time-attendance, and payroll systems is an advantage.