TRƯỞNG BỘ PHẬN BUỒNG PHÒNG / EXECUTIVE HOUSEKEEPER

MỤC TIÊU VỊ TRÍ / POSITION PURPOSE

Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động Buồng phòng, đảm bảo 102 phòng khách, khu vực công cộng và các khu vực thuộc phạm vi Housekeeping luôn sạch sẽ, an toàn, đầy đủ tiện nghi và đáp ứng tiêu chuẩn khách sạn 4 sao. Quản lý nhân sự, đồ vải, amenities, vật tư, tài sản và chi phí của bộ phận; phối hợp với Front Office, Engineering và các bộ phận liên quan để tối ưu tình trạng phòng, trải nghiệm khách và hiệu quả vận hành.

Responsible for the overall management of Housekeeping operations, ensuring all 102 guestrooms, public areas, and assigned Housekeeping areas are clean, safe, properly equipped, and maintained to 4-star hotel standards. Manage staffing, linen, amenities, supplies, assets, and departmental costs; and coordinate with Front Office, Engineering, and other departments to optimize room readiness, guest experience, and operational efficiency.

1. Quản lý vận hành Buồng phòng

Housekeeping Operations

• Tổ chức và giám sát toàn bộ hoạt động vệ sinh phòng khách, hành lang, khu vực công cộng và các khu vực thuộc phạm vi Housekeeping.

• Đảm bảo phòng khách được làm sạch, kiểm tra và bàn giao đúng tiêu chuẩn, đúng thời gian.

• Xây dựng lịch làm việc và phân công nhân sự theo công suất phòng, arrivals/departures và nhu cầu vận hành.

• Kiểm tra briefing, giao ca, checklist và các vấn đề tồn đọng của bộ phận.

• Organize and supervise cleaning of guestrooms, corridors, public areas, and all areas assigned to Housekeeping.

• Ensure guestrooms are cleaned, inspected, and released on time and to required standards.

• Prepare rosters and assignments based on occupancy, arrivals/departures, and operational needs.

• Review briefings, shift handovers, checklists, and outstanding departmental issues.

2. Kiểm soát chất lượng phòng

Guestroom Quality Control

• Thiết lập và duy trì tiêu chuẩn vệ sinh, set-up, amenities, linen và hình thức phòng khách.

• Thực hiện/giám sát kiểm tra phòng Ready, VIP, khách đến sớm, khách dài hạn và phòng sau sửa chữa.

• Kiểm tra định kỳ các hạng mục nội thất, thiết bị và tình trạng thẩm mỹ trong phòng.

• Phân tích các lỗi vệ sinh/phòng lặp lại và triển khai hành động khắc phục.

• Establish and maintain standards for cleanliness, room setup, amenities, linen, and guestroom presentation.

• Conduct/supervise inspections of Ready rooms, VIP rooms, early-arrival rooms, long-stay rooms, and rooms after repairs.

• Periodically inspect room furnishings, equipment, and aesthetic condition.

• Analyze recurring room/cleanliness defects and implement corrective actions.

3. Quản lý tình trạng phòng

Room Status Management

• Phối hợp chặt chẽ với Front Office để cập nhật chính xác tình trạng phòng trên PMS.

• Kiểm soát các trạng thái Dirty, Clean, Inspected, DND, Sleep-out, Out of Order (OOO) và Out of Service (OOS).

• Ưu tiên làm và kiểm tra phòng cho khách đến, VIP, khách đoàn và các trường hợp đặc biệt.

• Phối hợp xử lý room discrepancy và đảm bảo thông tin phòng giữa Housekeeping và Front Office thống nhất.

• Coordinate closely with Front Office to maintain accurate room status in the PMS.

• Control Dirty, Clean, Inspected, DND, Sleep-out, Out of Order (OOO), and Out of Service (OOS) statuses.

• Prioritize cleaning and inspection for arrivals, VIPs, groups, and special cases.

• Resolve room discrepancies and ensure room information is aligned between Housekeeping and Front Office.

4. Phối hợp bảo trì phòng

Room Maintenance Coordination

• Phát hiện và báo cáo kịp thời các lỗi kỹ thuật, hư hỏng nội thất và thiết bị trong phòng.

• Phối hợp với Engineering theo dõi tiến độ sửa chữa và xác nhận chất lượng sau sửa chữa.

• Xây dựng kế hoạch deep cleaning và phối hợp chương trình Preventive Maintenance phòng.

• Giảm thời gian phòng OOO/OOS do vấn đề vệ sinh hoặc bảo trì trong phạm vi có thể kiểm soát.

• Identify and promptly report technical defects, damaged furnishings, and guestroom equipment issues.

• Coordinate with Engineering on repair progress and verify quality after completion.

• Develop deep-cleaning schedules and coordinate guestroom preventive maintenance programs.

• Minimize OOO/OOS room time caused by housekeeping or maintenance issues within the department's control.

5. Khu vực công cộng

Public Area Management

• Đảm bảo sảnh, hành lang, thang máy, nhà vệ sinh công cộng và các khu vực được phân công luôn sạch sẽ, gọn gàng và sẵn sàng phục vụ.

• Xây dựng lịch vệ sinh định kỳ và deep cleaning cho từng khu vực.

• Kiểm soát vệ sinh trong các khung giờ cao điểm và khi có sự kiện/khách đoàn.

• Phối hợp với các bộ phận liên quan xử lý các vấn đề ảnh hưởng đến hình ảnh và trải nghiệm khách.

• Ensure lobby, corridors, elevators, public restrooms, and assigned areas remain clean, orderly, and guest-ready.

• Develop routine and deep-cleaning schedules for each area.

• Control cleanliness during peak periods and when groups/events are in-house.

• Coordinate with relevant departments on issues affecting hotel presentation and guest experience.

6. Đồ vải & giặt là

Linen & Laundry Management

• Quản lý par stock và vòng quay linen, towel, uniform và các loại đồ vải thuộc phạm vi bộ phận.

• Kiểm soát việc cấp phát, thu hồi, phân loại và kiểm kê đồ vải.

• Theo dõi linen loss, damage, discard và đề xuất mua bổ sung/thay thế.

• Giám sát chất lượng, số lượng và chi phí dịch vụ giặt là nội bộ hoặc nhà thầu bên ngoài.

• Đảm bảo đồ vải sạch đáp ứng chất lượng và đủ cho nhu cầu vận hành.

• Manage par stock and circulation of linen, towels, uniforms, and other departmental textiles.

• Control issuance, collection, sorting, and inventory of linen.

• Monitor linen loss, damage, and discard and recommend replenishment/replacement.

• Supervise the quality, quantity, and cost of in-house or outsourced laundry services.

• Ensure clean linen meets quality standards and operational demand.

7. Amenities, vật tư & kho

Amenities, Supplies & Inventory

• Quản lý amenities, cleaning chemicals, guest supplies, minibar items thuộc phạm vi được giao và vật tư tiêu hao của bộ phận.

• Thiết lập mức tồn kho tối thiểu/tối đa và kiểm soát xuất - nhập - tồn.

• Thực hiện kiểm kê định kỳ, phân tích chênh lệch và hạn chế thất thoát.

• Đảm bảo hóa chất được dán nhãn, bảo quản và sử dụng đúng hướng dẫn an toàn.

• Đề xuất mua hàng dựa trên công suất phòng, mức tiêu thụ và ngân sách.

• Manage amenities, cleaning chemicals, assigned minibar items, guest supplies, and departmental consumables.

• Establish minimum/maximum stock levels and control receipts, issues, and balances.

• Conduct periodic inventories, analyze discrepancies, and minimize losses.

• Ensure chemicals are labeled, stored, and used according to safety instructions.

• Recommend purchases based on occupancy, consumption, and budget.

8. Lost & Found & tài sản khách

Lost & Found & Guest Property

• Đảm bảo tài sản khách bỏ quên được ghi nhận, niêm phong, lưu giữ và bàn giao theo đúng quy trình Lost & Found.

• Kiểm soát sổ theo dõi và thời hạn lưu giữ tài sản.

• Phối hợp với Front Office/Security xác minh và hoàn trả tài sản cho khách.

• Điều tra và báo cáo các trường hợp mất mát, sai lệch hoặc khiếu nại liên quan trong phạm vi bộ phận.

• Ensure guest property found is recorded, sealed, stored, and released in accordance with Lost & Found procedures.

• Control Lost & Found records and retention periods.

• Coordinate with Front Office/Security to verify and return property to guests.

• Investigate and report losses, discrepancies, or related complaints within the department.

9. Quản lý nhân sự Buồng phòng

Housekeeping Team Management

• Quản lý Room Attendants, Public Area Attendants, Supervisors và các vị trí Housekeeping theo cơ cấu khách sạn.

• Đào tạo nhân viên về SOP, tiêu chuẩn vệ sinh, cách sử dụng hóa chất, thiết bị, an toàn và dịch vụ khách hàng.

• Đánh giá thử việc, hiệu suất, năng suất và chất lượng công việc; coaching và phát triển nhân sự kế cận.

• Kiểm soát chấm công, làm thêm giờ, năng suất phòng/người và phân bổ nhân sự hợp lý.

• Đảm bảo tác phong, đồng phục và kỷ luật làm việc của đội ngũ.

• Manage Room Attendants, Public Area Attendants, Supervisors, and other Housekeeping positions according to hotel structure.

• Train employees on SOPs, cleaning standards, chemical/equipment use, safety, and guest service.

• Conduct probation and performance reviews, monitor productivity and quality, and coach/develop succession talent.

• Control attendance, overtime, rooms-per-attendant productivity, and efficient manpower allocation.

• Ensure proper grooming, uniforms, and workplace discipline.

10. An toàn, vệ sinh & tuân thủ

Safety, Hygiene & Compliance

• Đảm bảo nhân viên tuân thủ quy định về an toàn lao động, PCCC, sử dụng hóa chất và thiết bị vệ sinh.

• Kiểm soát SDS/MSDS, nhãn hóa chất, kho hóa chất và trang bị bảo hộ cần thiết.

• Phối hợp với Security/Engineering xử lý tai nạn, vật sắc nhọn, chất nguy hiểm và các tình huống khẩn cấp.

• Đảm bảo quy trình xử lý rác, đồ bẩn và vật dụng có nguy cơ lây nhiễm phù hợp với quy định.

• Tham gia kiểm tra/audit vệ sinh và triển khai hành động khắc phục.

• Ensure employees comply with occupational safety, fire safety, chemical handling, and cleaning-equipment requirements.

• Control SDS/MSDS, chemical labels, chemical storage, and required personal protective equipment.

• Coordinate with Security/Engineering on accidents, sharps, hazardous substances, and emergencies.

• Ensure appropriate handling of waste, soiled items, and potentially contaminated materials.

• Participate in hygiene audits/inspections and implement corrective actions.

11. Ngân sách & kiểm soát chi phí

Budget & Cost Control

• Lập và quản lý ngân sách hoạt động của Bộ phận Buồng phòng.

• Kiểm soát chi phí nhân công, amenities, hóa chất, linen, laundry, vật tư và các chi phí liên quan.

• Theo dõi cost per occupied room và các chỉ số tiêu thụ quan trọng của bộ phận.

• Phân tích các khoản vượt ngân sách, thất thoát hoặc tiêu thụ bất thường và đề xuất biện pháp khắc phục.

• Đề xuất CAPEX/FF&E liên quan đến phòng khách và thiết bị Housekeeping khi cần.

• Prepare and manage the Housekeeping operating budget.

• Control labor, amenities, chemicals, linen, laundry, supplies, and related costs.

• Monitor cost per occupied room and key departmental consumption metrics.

• Analyze budget variances, losses, or abnormal consumption and recommend corrective action.

• Recommend relevant guestroom and Housekeeping CAPEX/FF&E when required.

12. Trải nghiệm khách & xử lý phản hồi

Guest Experience & Feedback

• Phối hợp xử lý nhanh các yêu cầu về vệ sinh, amenities, linen và các vấn đề liên quan đến phòng.

• Trực tiếp xử lý hoặc hỗ trợ xử lý khiếu nại nghiêm trọng liên quan đến chất lượng phòng và vệ sinh.

• Theo dõi guest feedback/online reviews liên quan đến Housekeeping và triển khai cải thiện.

• Đảm bảo quyền riêng tư của khách, tuân thủ DND và quy trình ra/vào phòng khách.

• Ensure prompt handling of requests related to cleanliness, amenities, linen, and guestrooms.

• Personally handle or support serious complaints concerning room quality and cleanliness.

• Monitor guest feedback/online reviews related to Housekeeping and implement improvements.

• Protect guest privacy and comply with DND and guestroom entry procedures.

13. Báo cáo & phối hợp quản lý

Reporting & Management Coordination

• Báo cáo hàng ngày/định kỳ về tình trạng phòng, productivity, OOO/OOS, linen, inventory, guest complaints và các vấn đề vận hành.

• Phối hợp chặt chẽ với Front Office, Engineering, Security, HR, Finance và các bộ phận khác.

• Tham gia họp điều hành và cung cấp thông tin về khả năng sẵn sàng phòng, nhân sự và các rủi ro vận hành.

• Đề xuất các giải pháp cải thiện chất lượng phòng, năng suất và kiểm soát chi phí.

• Thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến Housekeeping theo phân công của General Manager.

• Provide daily/periodic reports on room status, productivity, OOO/OOS rooms, linen, inventory, guest complaints, and operational issues.

• Coordinate closely with Front Office, Engineering, Security, HR, Finance, and other departments.

• Participate in management meetings and provide updates on room readiness, staffing, and operational risks.

• Recommend improvements in room quality, productivity, and cost control.

• Perform other Housekeeping-related duties assigned by the General Manager.

• Lương: (Thỏa thuận theo kinh nghiệm và năng lực)

• Thưởng: Lương tháng 13, thưởng hiệu suất, thưởng lễ Tết theo chính sách công ty.

• Bảo hiểm: Đầy đủ theo quy định pháp luật (BHXH, BHYT, BHTN).

• Phụ cấp: Ăn ca, đồng phục, điện thoại, gửi xe, công tác phí (nếu có).

- Trình độ: Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Quản trị Khách sạn, Du lịch hoặc chuyên ngành liên quan.

College/Bachelor’s degree in Hospitality Management, Tourism, or a related field.

- Kinh nghiệm: Tối thiểu 5–7 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Housekeeping, trong đó tối thiểu 2–3 năm ở vị trí Executive Housekeeper, Assistant Executive Housekeeper, Housekeeping Manager hoặc vị trí quản lý tương đương; ưu tiên khách sạn 4–5 sao.

Minimum 5–7 years of Housekeeping experience, including at least 2–3 years as Executive Housekeeper, Assistant Executive Housekeeper, Housekeeping Manager, or an equivalent leadership position; 4–5 star hotel experience is preferred.

- Có kinh nghiệm quản lý khách sạn quy mô khoảng 80–150 phòng trở lên là một lợi thế.

Experience managing Housekeeping operations in a hotel of approximately 80–150 rooms or more is preferred.

- Am hiểu tiêu chuẩn vệ sinh phòng khách, public area, linen/laundry, Lost & Found, inventory và quy trình phối hợp room status.

Strong knowledge of guestroom and public-area cleaning standards, linen/laundry, Lost & Found, inventory, and room-status coordination procedures.

- Có kiến thức về hóa chất vệ sinh, SDS/MSDS, an toàn lao động, PCCC và sử dụng thiết bị Housekeeping.

Good knowledge of cleaning chemicals, SDS/MSDS, occupational safety, fire safety, and Housekeeping equipment.

- Có kinh nghiệm quản lý ngân sách, payroll/labor cost, amenities, linen cost, laundry cost và cost per occupied room.

Experience managing budgets, payroll/labor cost, amenities, linen cost, laundry cost, and cost per occupied room.

- Có kỹ năng lập lịch nhân sự, kiểm soát năng suất, đào tạo, kiểm tra chất lượng và xử lý khiếu nại khách hàng.

Strong skills in staff scheduling, productivity control, training, quality inspection, and guest complaint handling.

- Có kinh nghiệm sử dụng PMS hoặc hệ thống quản lý tình trạng phòng; Opera/Opera Cloud hoặc hệ thống tương đương là một lợi thế.

Experience with PMS or room-status management systems; Opera/Opera Cloud or equivalent is an advantage.

- Có khả năng giao tiếp tiếng Anh trong công việc, đặc biệt khi xử lý yêu cầu/phàn nàn của khách quốc tế và đọc hiểu SOP/tài liệu chuyên môn.

Working English communication skills, particularly for handling international guest requests/complaints and understanding SOPs/professional documentation.

- Có tác phong chuyên nghiệp, chú trọng chi tiết, tiêu chuẩn vệ sinh cao và khả năng làm việc linh hoạt theo hoạt động khách sạn.

Professional appearance, strong attention to detail, high cleanliness standards, and flexibility to work according to hotel operational requirements.