NHÂN VIÊN ĐẶT PHÒNG / RESERVATION OFFICER

MỤC TIÊU VỊ TRÍ / POSITION PURPOSE

Tiếp nhận, tư vấn, xác nhận và quản lý đặt phòng chính xác, kịp thời trên mọi kênh; tối ưu trải nghiệm khách hàng, hỗ trợ doanh thu phòng và bảo đảm dữ liệu đặt phòng đồng nhất giữa các hệ thống. Handle, advise on, confirm and manage reservations accurately and promptly across all channels; enhance guest experience, support room revenue and maintain consistent reservation data across systems.

NHIỆM VỤ CHÍNH / KEY RESPONSIBILITIES

1. Tiếp nhận đặt phòng / Reservation handling

Tiếp nhận yêu cầu qua điện thoại, email, website, OTA, đại lý và khách doanh nghiệp; tư vấn hạng phòng, giá, gói dịch vụ, chính sách; phản hồi đúng thời hạn. Handle enquiries via phone, email, website, OTAs, travel agents and corporate accounts; advise on room types, rates, packages and policies; respond within service timelines.

2. Tạo và quản lý booking / Booking administration

Nhập, kiểm tra, xác nhận, sửa đổi, hủy đặt phòng trên PMS/CRS; kiểm tra ngày ở, số khách, giá, ưu đãi, ghi chú, yêu cầu đặc biệt và nguồn đặt phòng; gửi thư xác nhận. Create, verify, confirm, amend and cancel bookings in PMS/CRS; check dates, occupancy, rates, promotions, remarks, special requests and source; issue confirmations.

3. Kiểm soát tồn phòng và giá / Inventory and rate control

Theo dõi tình trạng phòng, allotment, stop-sell, hạn chế bán, overbooking và các thay đổi giá theo phê duyệt; đối chiếu tồn phòng giữa PMS, channel manager và OTA; báo cáo sai lệch. Monitor availability, allotments, stop-sell, restrictions, overbooking and approved rate changes; reconcile PMS, channel manager and OTA inventory; escalate discrepancies.

4. Thanh toán và bảo đảm đặt phòng / Payment and guarantees

Kiểm tra điều kiện đặt cọc, bảo lãnh, thanh toán trước, thẻ bảo đảm và thời hạn hủy; phối hợp Kế toán xử lý thanh toán/hoàn tiền theo quy trình; không lưu thông tin thẻ nhạy cảm ngoài hệ thống được phép. Verify deposits, guarantees, prepayments, card guarantees and cancellation deadlines; coordinate with Finance on payments/refunds under policy; never store sensitive card details outside authorized systems.

5. Chăm sóc khách / Guest communication

Xử lý yêu cầu đổi ngày, nâng hạng, đưa đón, giường phụ, yêu cầu đặc biệt; giải quyết phản hồi ban đầu, chuyển cấp kịp thời; bảo đảm thông tin bàn giao đầy đủ cho Lễ tân và các bộ phận. Manage date changes, upgrades, transfers, extra beds and special requests; address initial concerns and escalate promptly; communicate complete handover details to Front Desk and relevant teams.

6. Phối hợp kinh doanh / Commercial coordination

Thực hiện đúng giá hợp đồng, mã doanh nghiệp, chương trình khuyến mại; phối hợp Sales/Revenue về đoàn, corporate, OTA, upsell và cơ hội tăng doanh thu; không tự ý thay đổi giá/chính sách. Apply contracted rates, corporate codes and promotions; coordinate with Sales/Revenue on groups, corporate accounts, OTAs, upselling and revenue opportunities; do not change rates or policies without authorization.

7. Báo cáo và đối soát / Reporting and reconciliation

Lập báo cáo đặt phòng mới, hủy, no-show, pickup, dự báo đến, nguồn khách và doanh thu dự kiến; rà soát booking trùng, sai giá, sai trạng thái và các trường hợp bất thường. Prepare reports on new bookings, cancellations, no-shows, pickup, arrivals, source mix and expected revenue; identify duplicate bookings, rate/status errors and anomalies.

8. Tuân thủ và bảo mật / Compliance and confidentiality

Tuân thủ SOP, chính sách giá, quy định bảo vệ dữ liệu khách hàng, an toàn thanh toán và phân quyền hệ thống; lưu hồ sơ, nhật ký thay đổi và chứng từ theo quy định. Follow SOPs, rate policies, guest-data privacy, payment security and system access controls; retain records, change logs and supporting documents as required.

9. Nhiệm vụ Pre-Opening / Pre-opening duties

Tham gia thiết lập PMS/CRS/channel manager, mã giá, loại phòng, mẫu email, quy trình đặt/hủy/đổi; kiểm thử luồng đặt phòng và thanh toán; rà soát nội dung OTA/website; xây dựng biểu mẫu, kịch bản tư vấn và tham gia đào tạo, chạy thử. Support PMS/CRS/channel-manager setup, rate codes, room types, email templates and reservation/change/cancellation workflows; test booking and payment journeys; validate OTA/website content; develop templates/scripts and join training and trial runs.

10. Công việc khác / Other duties

Thực hiện nhiệm vụ liên quan theo phân công phù hợp với chức danh và quy định khách sạn. Perform other relevant duties assigned in line with the role and hotel policies.

• Lương: (Thỏa thuận theo kinh nghiệm và năng lực)

• Thưởng: Lương tháng 13, thưởng hiệu suất, thưởng lễ Tết theo chính sách công ty.

• Bảo hiểm: Đầy đủ theo quy định pháp luật (BHXH, BHYT, BHTN).

• Phụ cấp: Ăn ca, đồng phục, điện thoại, gửi xe, công tác phí (nếu có).

- Tốt nghiệp Trung cấp/Cao đẳng/Đại học ngành Du lịch, Khách sạn, Quản trị kinh doanh hoặc liên quan.

Diploma/college/university qualification in Tourism, Hospitality, Business or a related field.

- Ưu tiên có tối thiểu 1 năm kinh nghiệm đặt phòng/lễ tân tại khách sạn 3–5 sao; chấp nhận ứng viên có nền tảng phù hợp và khả năng học nhanh.

Preferably at least one year in reservations/front office at a 3–5-star hotel; candidates with relevant potential and strong learning ability may be considered.

- Sử dụng tốt tiếng Anh trong email và giao tiếp; thành thạo tin học văn phòng; ưu tiên biết PMS (Opera/Smile hoặc tương đương), OTA extranet và channel manager.

Good written and spoken English; proficient in office software; familiarity with PMS (Opera/Smile or equivalent), OTA extranets and channel managers is an advantage.

- Cẩn thận với số liệu và giá bán; giao tiếp, xử lý tình huống, phối hợp nhóm tốt; có tư duy dịch vụ và bảo mật thông tin.

Detail-oriented with rates and figures; strong communication, problem-solving and teamwork; service mindset and respect for confidentiality.

- Sẵn sàng làm việc theo ca/lịch phân công khi hoạt động yêu cầu; chủ động tham gia đào tạo và công việc Pre-Opening.

Willing to work assigned shifts when operations require; proactive in training and pre-opening activities.