HKP supervisor - Giám Sát Buồng Phòng

Primary Responsibilities/ Trách nhiệm chính:

Administration/Hành chính

• Check the hotel’s PMS computer in the beginning of the shift (confirm the arrival rooms, Q rooms, Vacant dirty rooms lists and maintenance orders in the system) and during time on the floor 1 or 2 hours through the Order taker for information concerning room status, especially Q rooms.

Kiểm tra hệ thống phần mềm khách sạn vào đầu mỗi ca (xem lại những phòng khách đi và đến, phòng Q, yêu cầu bảo dưỡng) và trong thời gian làm việc trên tầng mỗi 1 đến 2 giờ qua bên bộ phận nhận yêu cầu đặc biệt là phòng Q.

• To prepare daily required reports: Housekeeping room status and Room reconciliation. Noticing take-care rooms, special guest request, VIP arrivals and Group arrivals as announced in the morning briefing and the Daily important news board. Verifying Lost & Found items record of the last day.

Chuẩn bị báo cáo hàng ngày: Báo cáo tình trạng phòng, Chênh lệch phòng thực tế. Chú ý những phòng chăm sóc, yêu cầu đặc biệt của khách, khách quan trọng, khách đoàn được thông báo vào cuộc họp buổi sáng và trên bảng thông tin quan trọng hàng ngày. Kiểm tra bản ghi chép đồ thất lạc của ngày hôm trước.

• To have appropriate follow-up actions to room moves, late check-outs, and additional guest requests.

Biết cách xử lý với các phòng chuyển phòng, khách trả phòng muộn và các yêu cầu của khách.

• To evaluate room attendants on their job performance and grooming (complete the Grooming check list twice every month) according to the hotel standards. When necessary, take appropriate actions (retraining, etc.) to ensure that their job performance is at a high-quality level.

Đánh giá nhân viên buồng, diện mạo của nhân viên (kiểm tra diện mạo của nhân viên 2 lần mỗi tháng) dựa theo tiêu chuẩn khách sạn. Khi cần thiết phải có những hành động chính xác (đào tạo lại) để đảm bảo công việc đạt chất lượng cao.

• To check linen store, corridor, vacuum cleaner, public area on the floor.

Kiểm tra kho, hành lang, máy hút bụi, khu vực công cộng trên tầng.

• To check and consult room attendant report, mobile pack, cloths.

Kiểm tra báo cáo của nhân viên làm phòng, mobile pack, giẻ lau.

• To inform room attendants: special guest, long staying guest, Q room, monthly deep cleaning.

Nhắc nhở nhân viên làm phòng: quan tâm đến khách đặc biệt, khách ở lâu, những việc làm tổng vệ sinh.

• To inspect all guest check-out rooms and occupied for cleanliness, appropriate guest amenities, and the correct working condition of all guest room equipments; maintain clean status of all vacant clean rooms.

Kiểm tra độ sạch sẽ, tình trạng các đồ vật, vật dụng trong phòng khách đi và phòng khách ở đồng thời duy trì tình trạng sạch sẽ ở các phòng chưa có khách.

• To report any damage or substandard condition of the guestrooms and room equipments using the Maintenance pending work order and routing the work order to the Maintenance department.

Báo cáo tất cả những hư tổn hay tình trạng chưa đạt tiêu chuẩn trong phòng khách bằng cách sử dụng bản yêu cầu chờ bảo dưỡng và theo dõi kế hoạch thực hiện yêu cầu bảo dưỡng của bộ phận bảo dưỡng.

• Make store requisition every Monday for next week base on room occupancy.

Làm yêu cầu kho vào thứ hai hàng tuần dựa trên số lượng phòng khách ở.

• To supervise the employees within the department, ensuring that the correct standards and methods of service are maintained as stated in the Department's Operations Manual.

Giám sát nhân viên trong bộ phận đảm bảo đúng tiêu chuẩn và phương pháp phục vụ được duy trì như mô tả trong sổ tay bộ phận.

• To research and analyze guest comments to have suggestions of correcting and innovating operation procedure to Assistant Housekeeper.

Nghiên cứu và phân tích lời phê bình của khách để đề đạt ý kiến sửa chữa và đổi mới hoạt động cho trợ lý giám đốc buồng

• To close the shift such as: checking the room attendants assignment sheets and confirming the room status; completing a written Housekeeping report and Daily Reconciliation Report of all the hotel’s guest room status and hand over in the log book.

Kết thúc ca làm việc: kiểm tra phiếu phân công nhân viên và tình trạng phòng, hoàn thành báo cáo bộ phận và báo cáo chênh lệch phòng thực tế của các phòng trong khách sạn và bàn giao vào sổ ghi chép.

• To report any special event to Assistant to Executive Housekeeper or Executive Housekeeper

Báo cáo những sự kiện đặc biệt của phòng khách cho Trợ lý Quản lý buồng phòng hoặc Quản lý buồng phòng

Financial and Revenue Responsibilitie/Trách nhiệm tài chính và doanh thu

• To be in charge of the efficient and accurate operating procedures of Housekeeping equipment and materials in association with all employees

Có trách nhiệm đồng thời đảm bảo các vật dụng và thiết bị trực thuộc nhà buồng được sử dụng đúng quy trình và hoạt động hiệu quả.

• To examine adequate storage of supply inventory on assigned floors to safeguard against shortage or loss.

Xem xét việc lưu trữ hàng tồn kho trên các tầng được phân công một cách đầy đủ để tránh sự thiếu hụt hoặc mất mát.

• Attend to hotel environment protection program by replenishing, recycling and economizing Housekeeping materials.

Tham gia vào chương trình bảo vệ môi trường của khách sạn bằng cách tái sử dụng và tiết kiệm các vật dụng của bộ phận buồng.

• To report and follow up on repair and maintenance.

Thông báo và theo dõi về các đồ hỏng và bảo dưỡng.

Training and Human Resources Management/Quản lý nhân sự và đào tạo

• Greet is courteous to all guest and colleagues, use eye contact and always offers assistance according to Novotel standard.

Chào hỏi khách và đồng nghiệp lịch sự, quan sát khách và luôn sẵn sàng giúp đỡ.

• Approach duties with an open mind, positive attitude and enthusiasm, thereby setting an example for others to emulate.

Hoàn thành nhiệm vụ với thái độ cởi mở, tích cực và nhiệt tình làm gương cho nhân viên khác

• Provides an atmosphere of respect and dignity, team work spirit of labour to encourage employees to take pride in their work and enjoy a sense of satisfaction on a job well done.

Tạo không khí làm việc nghiêm túc, tinh thần làm việc tập thể, khuyến khích nhân viên làm cho họ tự hào về công việc, ưa thích và hài lòng thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.

• To encourage teamwork building conversation and discussion.

Khuyến khích các cuộc trò chuyện có tính xây dựng

• To ensure the punctuation and consult the grooming of all employees during working time.

Đảm bảo tất cả nhân viên báo cáo công việc đúng giờ, mặc đồng phục chỉnh tề.

• To supervise, maintain and improve or innovate employee standards in order to provide courteous and professional service at all times.

Giám sát, duy trì và cải thiện hoặc đổi mới tiêu chuẩn của nhân viên để đảm bảo luôn mang đến cho khách hàng dịch vụ chuyên nghiệp.

• To assist in the training programs of employees, ensure that they acquire the professional skills, knowledge and communication to perform their duties with the maximum efficiency, also complete understanding and adhere to the Hotel's Employee Rules and regulations.

Hỗ trợ đào tạo nhân viên đảm bảo họ có những kỹ năng nghiệp vụ chuyên nghiệp, kiến thức và khả năng giao tiếp để thực hiện nhiệm vụ hiệu quả tối đa cũng như đảm bảo tất cả nhân viên có kiến thức đầy đủ và tuân thủ các quy định của khách sạn.

• To have a complete understanding of and adhere to the hotel's policy relating to fire, hygiene, health and safety.

Cần phải hiểu một cách hoàn toàn và tuân thủ các quy tắc PCCC, vệ sinh, sức khoẻ và an toàn.

• Reports directly to Assistant to Executive Housekeeper.

Báo cáo trực tiếp cho Trợ lý Quản lý buồng phòng.

Guest Service Responsibilities/Trách nhiệm dịch vụ khách hàng

• Interact with the hotel’s guests in a friendly, polite, positive manner. Act as a liaison between the guest and the room attendant.

Giao tiếp với khách bằng cử chỉ thân thiện, lịch sự và tích cực. Giám sát viên là nhân tố liên lạc giữa khách và nhân viên nhà buồng.

• Investigate and complete glitch (if any), research for improvement.

Điều tra và hoàn thành Bản tường trình (nếu có), sau đó nghiên cứu cách cải thiện.

• Examine and consult room attendants to guarantee the cleanliness and tidiness of the excellent standard in guestroom and service areas (corridor, butler pantry, staff lift...). Concentrate in detail, complying Novotel standard and anticipate any problem that effect to the standard quality.

Kiểm tra và hướng dẫn nhân viên buồng để đảm bảo sự sạch sẽ và gọn gàng trong phòng khách và các khu vực dich vụ xung quanh (hành lang, kho, thang máy nhân viên...) theo đúng tiêu chuẩn của khách sạn. Tập trung vào chi tiết, thực hiện đúng tiêu chuẩn của Novotel và dự đoán được những vẫn đề có thể ảnh hưởng đến chất lượng tiêu chuẩn của khách sạn.

• To be courteous to guest requests and complaints and have proper action.

Chú ý đến những đòi hỏi và những lời than phiền của khách, phải có những hành động sửa chữa.

Miscellaneous/Khác

• All ambassadors are required to comply with every reasonable request from their hierarchical supervisor(s) within an amount of time that it takes to comply under normal circumstances.

Tất cả các nhân viên phải tuân thủ mọi yêu cầu hợp lý từ (những) người giám sát cấp bậc của họ trong một khoảng thời gian cần thiết để tuân thủ trong các trường hợp thông thường.

• All ambassadors may be assigned to other duties in the hotel as and when required by business levels.

Tất cả các nhân viên có thể được giao các nhiệm vụ khác trong khách sạn khi được các cấp lãnh đạo yêu cầu.

GENERAL DUTIES/NHIỆM VỤ CHUNG:

• Health and Safety

Sức khỏe và sự an toàn

• Ensure all staff within the department work in a manner which is safe and unlikely to give risk of harm or injury to Ensure that all potential and real Hazards are reported immediately and rectified

Đảm bảo tất cả nhân viên trong bộ phận làm việc theo cách an toàn và không có nguy cơ gây tổn hại hoặc thương tích. Đảm bảo rằng tất cả các mối nguy hiểm tiềm ẩn và thực sự đều được báo cáo ngay lập tức và khắc phục

• Be fully conversant with all departmental Fire, Emergency and Bomb procedures

Hoàn toàn thông thạo tất cả các quy trình Cứu hỏa, Khẩn cấp và Bom của bộ phận

• Ensure that all emergency procedures are rehearsed, implemented and enforced to provide for the security and safety of guests and employees

Đảm bảo rằng tất cả các quy trình khẩn cấp đều được diễn tập, thực hiện và thực thi để đảm bảo an ninh và an toàn cho khách và nhân viên

• Ensure the safety of the persons and the property of all within the premises by fairly applying Hotel Regulations by strict adherence to existing laws, statutes etc.

Đảm bảo sự an toàn của con người và tài sản của tất cả mọi người trong khuôn viên bằng cách áp dụng công bằng các Quy định của Khách sạn và tuân thủ nghiêm ngặt các luật, quy chế hiện hành, v.v.

• Ensure all staff within the department work in a manner which is safe and unlikely to give risk of harm or injury to selves or others

Đảm bảo tất cả nhân viên trong bộ phận làm việc theo cách an toàn và không có nguy cơ gây tổn hại hoặc thương tích cho bản thân hoặc người khác

• To be fully conversant with:

Hoàn toàn thông thạo với:

• Hotel fire procedures

Thủ tục chữa cháy khách sạn

• Hotel security procedures

Thủ tục an ninh khách sạn

• Hotel Health and Safety policy and procedures

Chính sách và quy trình về An toàn và Sức khỏe của Khách sạn

• Hotel Facilities and attractions

Tiện nghi khách sạn và các điểm tham quan

• Hotel standards of operation and departmental procedures

Tiêu chuẩn hoạt động và quy trình của bộ phận khách sạn

• Novotel Keys of Luxury and Appearance guidelines

Hướng dẫn về Chính về Sang trọng và Diện mạo của Novotel

• Novotel “BE Magnifique” vision and its corresponding strategies

Tầm nhìn “BE Magnifique” của Novotel và các chiến lược tương ứng

• Methods of accepted payment of the company

Phương thức thanh toán được chấp nhận của công ty

• Short and long term company marketing promotions

Khuyến mãi tiếp thị công ty ngắn hạn và dài hạn

Attractive income package

   Mức thu nhập hấp dẫn

Professional working environment with many opportunities for career advancement

   Môi trường làm việc chuyên nghiệp cùng nhiều cơ hội thăng tiến

Receive 100% salary and service charge from the probation period

   Hưởng 100% lương và phí phục vụ từ thời gian thử việc

Participate in social insurance from the probation period, plus supplementary insurance for employees

   Tham gia bảo hiểm từ thời gian thử việc, kèm bảo hiểm bổ sung cho người lao động

Training and development under Accor’s training programs

   Được đào tạo và phát triển theo chương trình đào tạo của Accor

Other Heartist benefits according to Accor programs

   Quyền lợi khác của Heartist theo chương trình của Accor

• Strong leadership, interpersonal and training skills

Kỹ năng lãnh đạo, giao tiếp và đào tạo tốt

• Good communication and customer contact skills

Kỹ năng giao tiếp và chăm sóc khách hàng tốt

• Service oriented with an eye for details

Định hướng dịch vụ và chú trọng chi tiết

• Ability to work well in stressful & high-pressure situations

Có khả năng làm việc tốt trong môi trường căng thẳng và áp lực cao

• A team player & builder

Có tinh thần đồng đội và khả năng xây dựng đội ngũ.

• A motivator & self-starter

Biết tạo động lực và chủ động trong công việc.

• Well-presented and professionally groomed at all times

Luôn có diện mạo chỉn chu và tác phong chuyên nghiệp.

Minimum 1 year of experience in a similar position in a hotel.

Good communication and team leadership skills.

Knowledge of housekeeping operations and hotel cleanliness standards.

Responsible, detail-oriented, and willing to work shifts.

Có ít nhất 01 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương trong khách sạn.

Có kỹ năng giao tiếp và quản lý nhóm tốt.

Am hiểu quy trình vận hành bộ phận Buồng phòng và tiêu chuẩn vệ sinh khách sạn.

Có trách nhiệm, cẩn thận và sẵn sàng làm việc theo ca.