[BEST WESTERN PREMIER SONASEA PHU QUOC] ASSISTANT fRONT OFFICE MANAGER/ TRỢ LÝ TRƯỜNG BỘ PHẬN TIỀN SẢNH

JOB SUMMARY/NHIỆM VỤ CHUNG

• The Assistant Front Office Manager assists the Front Office Manager in overseeing all front desk operations, ensuring guest satisfaction, managing the front office team, and maintaining smooth day-to-day operations of the hotel’s front desk. Manage, inspect, and ensure the proper use of department assets, equipment, and tools; promptly report any cases of damage, loss, or improper use in accordance with regulations

Trợ lý Trưởng bộ phận Tiền sảnh hỗ trợ Trưởng bộ phận Tiền sảnh trong việc giám sát tất cả các hoạt động tại quầy lễ tân, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng, quản lý đội ngũ lễ tân và duy trì hoạt động suôn sẻ hàng ngày tại quầy lễ tân của khách sạn. Quản lý, kiểm tra và đảm bảo việc sử dụng đúng mục đích các tài sản, trang thiết bị, công cụ dụng cụ của bộ phận; kịp thời báo cáo các trường hợp hư hỏng, thất thoát hoặc sử dụng không đúng quy định

KEY RESPONSIBILITIES AND ACCOUNTABILITIES/TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC

1. Assist in Managing Front Desk Operations/ Hỗ Trợ Quản Lý Các Hoạt Động Tại Quầy Lễ Tân:

• Oversee the daily operations of the front desk, ensuring efficient check-in/check-out procedures, and maintaining high standards of guest service.

Giám sát các hoạt động hàng ngày tại quầy lễ tân, đảm bảo quy trình check-in/check-out hiệu quả và duy trì các tiêu chuẩn dịch vụ khách hàng cao.

• Prepare monthly/quarterly reports on the department’s asset management in compliance with regulations, ensuring transparency and accuracy.

Thực hiện báo cáo định kỳ hàng tháng/quý về công tác quản lý tài sản của bộ phận theo đúng quy định, đảm bảo tính minh bạch và chính xác.

2. Supervise and Train Front Office Staff/ Giám Sát và Đào Tạo Nhân Viên Lễ Tân:

• Supervise, guide, and train front office staff to ensure they provide excellent service and are familiar with all hotel policies and procedures.

Giám sát, hướng dẫn và đào tạo nhân viên lễ tân để đảm bảo họ cung cấp dịch vụ xuất sắc và nắm vững các chính sách và quy trình của khách sạn.

• Responsible for recruiting and organizing training for personnel within the department, ensuring that staffing needs are met and team capabilities are developed.

Chịu trách nhiệm tuyển dụng và tổ chức đào tạo nhân sự trong phạm vi bộ phận, đảm bảo đáp ứng nhu cầu công việc và phát triển năng lực đội ngũ.

3. Ensure Guest Satisfaction/ Đảm Bảo Sự Hài Lòng Của Khách Hàng:

• Handle guest inquiries and resolve any issues or complaints promptly to ensure a high level of guest satisfaction.

Xử lý các yêu cầu của khách và giải quyết kịp thời bất kỳ vấn đề hoặc phàn nàn nào để đảm bảo mức độ hài lòng cao của khách hàng.

4. Coordinate with Other Departments/ Phối Hợp Với Các Bộ Phận Khác:

• Collaborate with housekeeping, concierge, and other departments to meet guest requests and ensure smooth operations across all hotel services.

Hợp tác với các bộ phận buồng phòng, concierge và các bộ phận khác để đáp ứng yêu cầu của khách và đảm bảo các hoạt động của khách sạn diễn ra suôn sẻ.

5. Assist with Front Desk Administrative Duties/ Hỗ Trợ Các Công Việc Hành Chính Quầy Lễ Tân:

• Assist in managing guest reservations, billing, and record-keeping, ensuring accuracy and compliance with hotel policies.

Hỗ trợ trong việc quản lý các đặt phòng của khách, thanh toán và lưu trữ hồ sơ, đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các chính sách của khách sạn.

6. Monitor Front Desk Performance/ Giám Sát Hiệu Suất Công Việc Của Quầy Lễ Tân:

• Track the performance of front office staff, providing feedback and coaching to improve service quality and productivity.

Theo dõi hiệu suất công việc của nhân viên lễ tân, cung cấp phản hồi và hướng dẫn để cải thiện chất lượng dịch vụ và năng suất công việc.

7. Handle VIP and Special Requests/ Xử Lý Các Yêu Cầu Đặc Biệt và VIP:

• Ensure special arrangements and services for VIP guests, handling their requests with care and efficiency.

Đảm bảo các sắp xếp và dịch vụ đặc biệt cho khách VIP, xử lý các yêu cầu của họ một cách chu đáo và hiệu quả.

8. Assist in Financial Management/ Hỗ Trợ Quản Lý Tài Chính:

• Assist with front office budgeting, monitoring expenses, and ensuring the hotel’s front office operations stay within budget.

Hỗ trợ trong việc lập ngân sách bộ phận lễ tân, theo dõi chi phí và đảm bảo các hoạt động của bộ phận lễ tân không vượt quá ngân sách.

9. Ensure Proper Handling of Cash and Payments/ Đảm Bảo Xử Lý Tiền Mặt và Thanh Toán Chính Xác:

• Ensure that all cash and credit transactions are handled accurately and in accordance with hotel policies.

Đảm bảo tất cả các giao dịch tiền mặt và thẻ tín dụng được xử lý chính xác và tuân thủ các chính sách của khách sạn.

10. Handle Shift and Staff Scheduling/ Xử Lý Ca Làm Việc và Lịch Làm Việc Của Nhân Viên:

• Assist with creating shift schedules for front office staff, ensuring proper coverage and adequate staffing at all times.

Hỗ trợ tạo lịch làm việc cho nhân viên lễ tân, đảm bảo có sự phân bổ công việc hợp lý và đủ nhân viên vào mọi thời điểm.

11. Ensure Compliance with Health, Safety, and Security Standards/ Đảm Bảo Tuân Thủ Các Tiêu Chuẩn An Toàn, Sức Khỏe và Bảo Mật:

• Ensure the front office complies with hotel health, safety, and security standards, including emergency procedures.

Đảm bảo bộ phận lễ tân tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn sức khỏe và bảo mật của khách sạn, bao gồm các quy trình khẩn cấp.

12. Assist in Front Office Reporting and Documentation/ Hỗ Trợ Báo Cáo và Lưu Trữ Hồ Sơ Bộ Phận Lễ Tân:

• Help prepare reports related to guest arrivals, departures, and overall front office performance.

Hỗ trợ chuẩn bị các báo cáo liên quan đến việc đến, đi của khách và hiệu suất tổng thể của bộ phận lễ tân.

13. Other Duties / Nhiệm vụ khác

• Perform other duties as reasonably assigned by the Department Head or Management, including supporting other positions/departments when necessary, in accordance with professional capabilities and hotel regulations.

Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công hợp lý của Trưởng bộ phận hoặc Ban Quản lý, bao gồm hỗ trợ các vị trí/bộ phận khác khi cần thiết, trên cơ sở phù hợp với năng lực chuyên môn và quy định của khách sạn.

• Attractive salary + service charge: Mức lương hấp dẫn + phí phục vụ (Service charge).
• Relocation Allowance: Hỗ trợ chi phí nhận việc
• Housing Allowance / Free Accommodation: Phụ cấp nhà ở hoặc cung cấp chỗ ở tại Staff House
• 3 meals per day: Cung cấp 03 bữa ăn mỗi ngày tại nhà ăn nhân viên.
• Training programs from WorldHotels: Các chương trình đào tạo chuyên sâu từ WorldHotels
• International working environment: Môi trường làm việc quốc tế chuyên nghiệp.
• Room rates benefit: Chế độ ưu đãi giá phòng tại các khách sạn thuộc tập đoàn BWH trên toàn thế giới.
• Activities: Các hoạt động gắn kết: Sinh nhật, Tiệc cuối năm, Câu lạc bộ bóng đá, bóng chuyền...
• 13th-month salary & extra bonus: Thưởng lương tháng 13 & Thưởng theo kết quả kinh doanh.

• Bachelor's degree in Hospitality Management or a related field preferred.

Ưu tiên bằng Cử nhân Quản lý Khách sạn hoặc chuyên ngành liên quan.

2. Work Experience/ Kinh nghiệm làm việc

• 5+ years of experience in a front office role, with at least 3 year in a supervisory or managerial position, ideally in a resort or hotel setting.

5+ năm kinh nghiệm trong vai trò lễ tân, trong đó có ít nhất 2 năm ở vị trí trợ lý hoặc quản lý, lý tưởng nhất là trong môi trường nghỉ dưỡng hoặc khách sạn.

3. Skills/ Kĩ năng

• Strong leadership, interpersonal, and communication skills.

Kỹ năng lãnh đạo, giao tiếp và ứng xử tốt.

• In-depth knowledge of front office software and resort property management systems (PMS).

Kiến thức chuyên sâu về phần mềm lễ tân và hệ thống quản lý bất động sản nghỉ dưỡng (PMS).

• Ability to work under pressure, multi-task, and manage time effectively.

Khả năng làm việc dưới áp lực, đa nhiệm và quản lý thời gian hiệu quả.

• Flexible schedule and availability to work during evenings, weekends, and holidays as needed.

Lịch trình linh hoạt và có thể làm việc vào buổi tối, cuối tuần và ngày lễ khi cần thiết.

• Excellent problem-solving skills and ability to handle guest complaints or issues with a calm and professional demeanor.

Kỹ năng giải quyết vấn đề tuyệt vời và khả năng xử lý khiếu nại hoặc vấn đề của khách hàng với thái độ bình tĩnh và chuyên nghiệp.

• High attention to detail and commitment to quality service.

Chú ý cao đến từng chi tiết và cam kết về chất lượng dịch vụ.

• Knowledge of resort services and local area attractions is a plus.

Có hiểu biết về các dịch vụ nghỉ dưỡng và các điểm tham quan địa phương là một lợi thế.

4. Language/ Ngôn ngữ

• Good communication in English. Other language is a plus.

Giao tiếp tốt bằng tiếng Anh. Ngôn ngữ khác là một lợi thế

Ứng tuyển qua Hotejob hoặc mail hre a còng bwpr************************

không bảy không hai bốn hai chín sáu bảy không (Loan)