Trợ Lý Giám Đốc Điều Hành

Hỗ trợ Giám đốc điều hành trong công tác quản lý, vận hành, giám sát hoạt động kinh doanh; đảm bảo trung tâm spa/massage vận hành trơn tru, đúng quy trình, mang lại trải nghiệm dịch vụ 5 sao cho khách hàng và tối ưu hiệu quả kinh doanh.

2. Nhiệm vụ chính

A. Hỗ trợ điều hành – quản lý vận hành

• Theo dõi, giám sát hoạt động hằng ngày của các bộ phận: lễ tân, kỹ thuật, CSKH, tạp vụ.

• Phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh trong vận hành, đảm bảo chất lượng dịch vụ.

• Kiểm tra quy trình dịch vụ 5 sao và đề xuất cải thiện kịp thời.

• Thay mặt Giám đốc điều hành xử lý công việc khi được ủy quyền.

B. Theo dõi KPI – báo cáo kinh doanh

• Tổng hợp báo cáo doanh thu, số lượng khách, tỷ lệ quay lại, hiệu quả nhân sự theo ngày/tuần/tháng.

• Phân tích dữ liệu và đề xuất giải pháp tăng doanh thu, tối ưu chi phí.

• Cập nhật số liệu lên các hệ thống quản lý nội bộ.

C. Quản lý chất lượng dịch vụ (Service Quality)

• Kiểm tra chất lượng phục vụ của các bộ phận, đảm bảo đúng chuẩn cao cấp.

• Ghi nhận phản hồi khách hàng và báo cáo/đề xuất phương án cải thiện.

• Thực hiện Mystery Guest/ kiểm tra đột xuất khi cần.

D. Hỗ trợ nhân sự – đào tạo

• Hỗ trợ giám đốc trong tuyển dụng: sàng lọc CV, phỏng vấn sơ bộ, tổ chức đào tạo nội bộ.

• Theo dõi lịch làm việc, chấm công và quản lý quy chế – kỷ luật.

• Tổ chức buổi đào tạo về quy trình, kỹ năng, dịch vụ theo tiêu chuẩn 5 sao.

E. Hỗ trợ Marketing – truyền thông

• Phối hợp với bộ phận marketing triển khai chương trình khuyến mãi, sự kiện, ra mắt dịch vụ mới.

• Theo dõi hiệu quả chiến dịch marketing và báo cáo cho giám đốc.

• Thu thập phản hồi thị trường, đánh giá đối thủ.

F. Hỗ trợ chăm sóc khách hàng cấp cao

• Làm việc trực tiếp với khách VIP/ khách quan trọng khi có yêu cầu.

• Giải quyết khiếu nại phức tạp một cách chuyên nghiệp và tế nhị.

• Theo dõi các trường hợp khách đặc biệt và báo cáo giám đốc.

G. Công việc hành chính – văn phòng

• Soạn thảo văn bản, quy trình, thông báo nội bộ.

• Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch tiếp khách cho Giám đốc điều hành.

• Chuẩn bị tài liệu, hồ sơ, biên bản họp; theo dõi tiến độ công việc.

• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công.

• Lương cứng cạnh tranh + phụ cấp + thưởng KPI theo hiệu quả vận hành.

• Môi trường làm việc sang trọng, chuyên nghiệp, khách hàng chất lượng.

• Cơ hội học hỏi trực tiếp từ Giám đốc điều hành và phát triển lên vị trí Quản lý Spa/Trưởng bộ phận.

• Tham gia các khóa đào tạo kỹ năng, quản lý, nghiệp vụ spa chuẩn 5 sao.

• Chế độ nghỉ phép, BHXH/Phúc lợi đầy đủ theo quy định.

Kỹ năng chuyên môn

• Kỹ năng quản lý, điều phối công việc và xử lý tình huống tốt.

• Thành thạo Excel, Word, phần mềm quản lý spa/CRM.

• Kỹ năng giao tiếp – phục vụ khách hàng chuyên nghiệp.

• Kỹ năng lập kế hoạch, báo cáo, phân tích dữ liệu.

Thái độ & tác phong

• Tác phong chuyên nghiệp, tự tin, chỉn chu, phù hợp môi trường 5 sao.

• Chủ động, trách nhiệm cao, chịu áp lực tốt.

• Giao tiếp nhẹ nhàng, linh hoạt, tinh tế trong ứng xử.

Trình độ & kinh nghiệm

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các ngành Quản trị kinh doanh, Nhà hàng – Khách sạn, Spa & Beauty, hoặc liên quan.

• Kinh nghiệm tối thiểu 1–2 năm hỗ trợ quản lý/ trợ lý/ giám sát trong ngành dịch vụ, ưu tiên spa – khách sạn.

• Tiếng Anh giao tiếp cơ bản – khá là lợi thế trong phục vụ khách nước ngoài.