Lễ Tân

Đặt phòng - Tiếp nhận các yêu cầu đặt phòng và xác định khả năng đáp ứng để thông tin kịp thời về các loại phòng của khách sạn cho các đại lý du lịch, các trung tâm đặt phòng, các khách hàng riêng lẻ.

- Thỏa thuận và thuyết phục việc đặt phòng với khách.

- Chuẩn bị thư khẳng định đặt phòng và gửi thư khẳng định đặt phòng cho các Công ty, đại lý du lịch, và các cá nhân, tổ chức là khách hàng riêng lẻ khác.

- Khi cần thiết yêu cầu khách đặt cọc cho việc đặt phòng.

- Cập nhật thông tin đặt phòng để quản lý và nắm vững tình hình đặt phòng của khách.

- Lập và bảo quản các hồ sơ đặt phòng, sắp xếp thứ tự các hồ sơ của khách dựa vào ngày đến và tên khách (theo bảng chữ cái).

- Theo dõi số phòng trống.

- Soạn báo cáo về tình hình đặt phòng.

- Chuẩn bị danh sách khách dự tính đến hàng ngày.

- Thông tin việc đặt phòng của khách cho các bộ phận khác để phối hợp thực hiện.

- Tiếp nhận và xử lý các thông tin thay đổi phòng đặt/ hủy đặt phòng theo quy định.

- Kết hợp với bộ phận Marketing và các bộ phận khác có liên quan để bán phòng, tối đa hóa công suất sử dụng phòng.

Tiếp đón khách - Nắm chắc danh sách, phiếu đặt phòng và yêu cầu đặc biệt của khách sắp tới, làm tốt công việc chuẩn bị đón tiếp khách

- Trực tiếp chào và tiếp đón khách kể cả khách đến liên hệ tại khách sạn.

- Xác định tình trạng đặt phòng của khách. Tiếp nhận thông tin của các khách lẻ đến khách sạn và trả lời thông tin cho khách về các dịch vụ.

- Xác định thời gian lưu trú của khách.

- Xác định giá phòng và phương thức thanh toán của khách.

- Nắm rõ lịch hoạt động của các bộ phận trong khách sạn và các chương trình khuyến mãi để thông báo cho khách.

- Phối hợp với bộ phận buồng và bộ phận sửa chữa bảo dưỡng để cập nhật tình trạng phòng.

- Biết rõ vị trí, đặc điểm của từng loại phòng giường và giá phòng của khách sạn để tư vấn cho khách.

- Sử dụng các kỹ năng bán hàng trong việc thuyết phục khách thuê phòng và quảng cáo các dịch vụ khác có trong khách sạn.

- Sắp xếp các giấy tờ, thông tin của khách vào các giá đựng quy định và chuyển thư từ, tin nhắn cho khách.

- Bảo quản chìa khóa, két đựng tư trang của khách.

- Biết cách xử lý các tình huống khẩn cấp và nắm vững các quy định ngăn chặn tai nạn trong khách sạn.

- Giữ gìn ngăn nắp, sạch sẽ khu làm việc của mình.

Làm thủ tục check in - Thực hiện tốt công việc chuẩn bị hồ sơ đăng ký khách theo danh sách đăng ký phòng.

- Làm sẵn thẻ đăng ký cho những khách hàng quan trọng, chuẩn bị chìa khoá phòng và thiếp chào mừng.

- Kiểm tra danh sách đăng ký phòng từ phần mềm.

- Tư vấn cho khách về các dịch vụ tại khách sạn.

- Làm phiếu đăng ký phòng cho khách theo mẫu, điền chính xác các nội dung cần thiết vào thẻ đăng ký.

- Phân phòng và đáp ứng các nhu cầu về phòng của khách (nếu có thể).

- Làm thủ tục đặt cọc với các trường hợp cần thiết theo quy định của khách sạn.

- Giao phòng và chìa khoá phòng cho khách.

- Thông tin ngay cho bộ phận hành lý, bộ phận phòng tổ chức mang hành lý cho khách và làm thủ tục nhập phòng.

- Thông tin cho các bộ phận liên quan khác về việc khách đã check in theo kế hoạch chuẩn bị.

- Cập nhật vào phần mềm thông tin theo phiếu đăng ký khách sạn.

Làm thủ tục check out - Nắm chắc danh sách khách dự định rời khách sạn trong ngày và làm các công việc chuẩn bị.

- Thông tin tình hình check out cho các bộ phận để thực hiện các thủ tục cho khách trả phòng.

- Nhận các thông tin check out đột xuất và thực hiện theo thủ tục.

- Nhận lại chìa khóa phòng từ khách.

- Kết hợp với thu ngân làm thủ tục thanh toán cho khách.

- Trả lại thẻ VISA, CMND và các tài liệu khác liên quan cho khách sau khi đã làm xong thủ tục check out.

- Xử lý các khiếu nại của khách trong quá trình check out theo hướng dẫn xử lý tình huống…

Giải đáp các thắc mắc của khách hàng - Trả lời các câu hỏi của khách và giải quyết các thắc mắc khiếu nại theo quy trình của khách sạn.

- Nắm rõ lịch hoạt động của các bộ phận trong khách sạn và các chương trình khuyến mãi để thông báo cho khách.

- Với các thông tin ngoài khả năng giải quyết thì phải xin ý kiến của lãnh đạo.

Thu ngân - Cập nhật các chi tiêu của khách vào tài khoản.

- Thanh toán và thu tiền khi khách trả phòng.

- Đổi tiền cho khách khi khách có nhu cầu.

- Cân đối tài khoản của khách khi hết ca.

- Chịu trách nhiệm về số tiền quỹ của bộ phận thu ngân để thực hiện các giao dịch trong ca.

- Chuẩn bị trước hồ sơ thanh toán cho khách.

- Bảo quản tiền mặt đã thu trong ca.

- Làm báo cáo doanh thu từng ca.

Thực hiện báo cáo - Báo cáo với Trưởng bộ phận lễ tân và quản lý khách sạn danh sách và thông tin về khách hàng.

- Báo cáo các tình hình sự cố trong ngày.

- Báo cáo tình hình khách check in, check out trong ngày.

- Báo cáo toàn bộ quá trình thực hiện công việc khi được lãnh đạo yêu cầu.

CHẾ ĐỘ & QUYỀN LỢI

• Thu nhập: Lương cứng + Thưởng doanh thu + Thưởng KPI

• Môi trường làm việc cao cấp, cơ hội thăng tiến.

• Được đào tạo chuyên sâu về quản trị & dịch vụ 5 sao.

• Hưởng đầy đủ các chế độ theo quy định.

1. Trình độ

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành:

• Quản trị kinh doanh, Marketing, Du lịch, Dịch vụ cao cấp hoặc liên quan.

2. Kinh nghiệm

• Tối thiểu 3–5 năm kinh nghiệm kinh doanh, trong đó:

• Ít nhất 2 năm ở vị trí quản lý.

• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm

3. Kỹ năng

• Kỹ năng xây dựng chiến lược, đàm phán

• Kỹ năng lãnh đạo, đào tạo đội nhóm.

• Khả năng phân tích dữ liệu kinh doanh.

• Giao tiếp tốt, ngoại ngữ 

4. Phẩm chất

• Tư duy dịch vụ 5 sao.

• Trung thực, trách nhiệm, chịu áp lực cao.

• Ngoại hình, tác phong chuyên nghiệp.