Key Card là gì và tất tần tật thông tin Hotelier cần biết

Gần như mọi khách sạn cao cấp hiện nay sử dụng key card để phục vụ khách và vận hành. Vậy key card là gì? Key card lưu trữ thông tin gì? Key card mang lại lợi ích gì? Tại sao khách sạn sử dụng key card thay vì những khoá phòng khác?... Tất cả những thắc mắc này sẽ được Hoteljob.vn giải đáp chi tiết ngay sau đây.

Khách lưu trú cho trải nghiệm ấn tượng và hài lòng hơn với khách sạn trang bị trang thiết bị hiện đại, cao cấp. Key card là một trong những điểm nhấn gần như bắt buộc có tại cơ sở lưu trú đẳng cấp. Tại sao vậy? Hiểu key card là gì cùng những thông tin liên quan để có được câu trả lời hữu ích nhé!

Key Card là gì?

Key Card (thẻ từ, thẻ khóa điện tử) là một loại thẻ nhựa có gắn chip từ hoặc RFID (Radio Frequency Identification), dùng để mở cửa phòng khách sạn, truy cập khu vực riêng và thực hiện các chức năng kiểm soát ra vào khi cần thiết. Thay thế cho chìa khóa truyền thống, key card ngày nay được đánh giá là tiêu chuẩn phải có trong ngành khách sạn hiện đại.

Các loại Key Card phổ biến trong khách sạn

Hiện nay có 3 loại key card được sử dụng phổ biến trong ngành khách sạn, đó là:

+ Thẻ từ (Magnetic Stripe Card)

• Gồm một dải từ phía sau thẻ.

• Cần tiếp xúc với đầu đọc để mở cửa.

• Dễ bị hỏng khi bị xước hoặc đặt gần thiết bị từ tính.

+ Thẻ chip (RFID Card / Proximity Card)

• Không cần tiếp xúc, chỉ cần đưa thẻ lại gần đầu đọc là mở được.

• Bền hơn, độ bảo mật cao hơn.

• Được dùng phổ biến ở khách sạn 3-5 sao.

+ Thẻ thông minh (Smart Card)

• Tích hợp vi xử lý, có thể lưu nhiều dữ liệu (giờ check-in/out, lịch sử ra vào).

• Có thể dùng cho thanh toán nội bộ (như minibar, spa, gym…).

• Thường dùng ở resort cao cấp hoặc khách sạn có hệ thống quản lý tích hợp.

Công dụng của Key Card là gì?

Key Card không chỉ là vật dụng mở cửa phòng mà còn là công cụ quản lý an ninh và dịch vụ khách sạn cực kỳ hiệu quả. Dưới đây là 5 chức năng chính mà key card hiện đang mang lại:

Tại sao khách sạn nên sử dụng key card thay vì các loại khoá phòng khác?

Dưới đây là những lý do thuyết phục tại sao khách sạn nên sử dụng Key card thay vì các loại khóa phòng truyền thống (như khóa cơ, khóa mã số rời rạc hay khóa chìa):

+ Tăng tính an toàn và bảo mật cho khách & khách sạn

• Key Card được mã hóa và cấp quyền cá nhân hóa, giúp kiểm soát rõ ai được phép vào phòng nào, vào thời điểm nào.

• Nếu khách bị mất thẻ, lễ tân có thể khóa thẻ cũ và cấp thẻ mới chỉ trong vài giây - không cần thay cả ổ khóa như khóa cơ, khách cũng không phải chờ đợi lâu.

• Hạn chế tối đa nguy cơ đánh cắp chìa khóa hoặc sao chép khóa cơ bất hợp pháp.

+ Quản lý ra vào thông minh và chính xác

• Với hệ thống Key Card, lịch sử ra/vào từng phòng được ghi lại trong phần mềm.

• Quản lý có thể kiểm tra ai đã vào phòng, lúc mấy giờ, điều này cực kỳ hữu ích khi xảy ra sự cố hoặc khi cần truy vết trách nhiệm.

• Nhân viên được phân quyền truy cập riêng biệt: housekeeping mở được nhiều phòng, kỹ thuật vào phòng điện, còn khách chỉ mở được phòng của mình.

+ Tích hợp với hệ thống quản lý khách sạn (PMS)

Key Card hiện đại dễ dàng tích hợp với phần mềm PMS để:

• Cấp thẻ tự động khi check-in.

• Cài đặt giờ hết hạn thẻ đúng lúc check-out.

• Điều chỉnh quyền truy cập từ xa.

+ Tiết kiệm năng lượng và vận hành thông minh

• Trong phòng khách sạn thường có khe cắm thẻ để kích hoạt điện → Chỉ khi có thẻ, phòng mới có điện, giúp giảm lãng phí điện khi khách rời phòng.

• Một số thẻ còn có thể dùng để mở cửa khu vực spa, gym, thang máy, bãi đỗ xe → tất cả trong 1 thẻ duy nhất.

+ Nâng cao trải nghiệm khách hàng

• Key Card mang đến cảm giác hiện đại, chuyên nghiệp, dễ sử dụng và duy nhất.

• Khách không phải lo lắng cất giữ chìa khóa kim loại to nặng, chỉ cần mang theo 1 thẻ mỏng như thẻ ngân hàng.

• Với khách VIP, có thể cá nhân hóa thẻ (in tên, logo riêng...) để tăng giá trị dịch vụ.

+ Tiết kiệm chi phí dài hạn

Mặc dù chi phí đầu tư ban đầu cho hệ thống Key Card cao hơn khóa cơ, nhưng chi phí bảo trì và thay thế thấp hơn về lâu dài. Bởi, sử dụng key card sẽ:

• Không cần thay khóa khi mất thẻ.

• Ít hư hỏng do hao mòn cơ học.

• Quản lý tập trung, tiết kiệm nhân sự kiểm tra.

+ Hỗ trợ phát triển mô hình khách sạn tự động hóa

Trong tương lai gần, các khách sạn có xu hướng phát triển mô hình không lễ tân (self check-in/check-out). Trong khi đó:

• Key Card có thể cấp qua máy kiosk hoặc qua điện thoại (mobile key) -> giúp vận hành linh hoạt hơn.

• Góp phần vào chuyển đổi số trong ngành dịch vụ lưu trú.

Một số sự cố thường gặp với Key Card và cách xử lý

Trong quá trình sử dụng và phục vụ Key card, một số lỗi sau có thể xuất hiện. Bạn cần nhận biết đúng, nắm được nguyên nhân và cách xử lý:

Hướng dẫn sử dụng Key Card cho nhân viên mới

Một số Hotelier mới vào nghề tỏ ra hoang mang khi được giao Key card. Dù đã được hướng dẫn nhưng họ dường như chưa quen và liên tục gặp khó khăn khi làm việc với key card. Sau đây là hướng dẫn chi tiết cho bạn – nhân viên khách sạn mới vào nghề:

+ Bước 1: Nhận thẻ từ quản lý/tiếp tân

Nhân viên mới được cấp thẻ dựa trên bộ phận & ca làm.

+ Bước 2: Kiểm tra quyền truy cập

Đảm bảo thẻ có quyền mở đúng phòng, khu vực cần phụ trách.

+ Bước 3: Sử dụng đúng cách

• Đối với thẻ từ: quẹt thẻ theo chiều ngang, tốc độ ổn định.

• Đối với thẻ chip: đưa thẻ cách đầu đọc 3-5cm, giữ vài giây.

+ Bước 4: Hoàn trả hoặc kiểm tra khi kết thúc ca

Báo cáo nếu bị mất hoặc hư hỏng để khóa thẻ tránh rủi ro bảo mật.

Trên đây là chi tiết định nghĩa “Key card là gì?” cùng rất nhiều những thông tin liên quan cực kỳ hữu ích cho Newbie. Hy vọng chia sẻ của Hoteljob.vn là hữu ích.

Tóm lại, sử dụng Key Card không chỉ là xu thế tất yếu mà còn là bước nâng cấp toàn diện cho hệ thống vận hành khách sạn: an toàn hơn, tiết kiệm hơn, chuyên nghiệp hơn. Với sự phát triển của công nghệ, đây chính là giải pháp thông minh và lâu dài cho mọi khách sạn từ 2 sao đến 5 sao+. Mỗi nhân viên, từ lễ tân đến buồng phòng, đều cần nắm rõ quy trình sử dụng, bảo quản và xử lý sự cố liên quan đến key card để góp phần vận hành khách sạn một cách chuyên nghiệp và an toàn.

​Ms. Smile