Các thủ tục, giấy phép khi kinh doanh khách sạn chủ đầu tư cần chuẩn bị

Mở một khách sạn không chỉ là hoàn thiện công trình, mua sắm trang thiết bị và tuyển đủ nhân sự. Trước khi đón những vị khách đầu tiên, chủ đầu tư còn phải kiểm tra hàng loạt điều kiện pháp lý liên quan đến đăng ký kinh doanh, an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy, môi trường, an toàn thực phẩm và điều kiện cơ sở vật chất. Đáng chú ý, không phải khách sạn nào cũng phải xin tất cả các loại giấy phép giống nhau. Một số thủ tục phụ thuộc vào quy mô, loại hình, số phòng, dịch vụ cung cấp và đặc điểm của dự án.

Nếu còn nhiều thắc mắc xoay quanh vấn đề pháp lý, cùng Hoteljob.vn tổng hợp các thủ tục, giấy phép để kinh doanh dịch vụ lưu trú khách sạn qua bài viết hôm nay.

Kinh doanh khách sạn cần những giấy tờ, thủ tục gì?

Theo Luật Du lịch 2017, kinh doanh dịch vụ lưu trú du lịch là ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Điều kiện kinh doanh gồm có đăng ký kinh doanh; đáp ứng các yêu cầu về an ninh, trật tự, an toàn phòng cháy và chữa cháy, bảo vệ môi trường, an toàn thực phẩm; đồng thời bảo đảm các điều kiện tối thiểu về cơ sở vật chất kỹ thuật và dịch vụ phục vụ khách du lịch.

Vì vậy, thay vì hiểu đơn giản rằng “mở khách sạn phải xin một giấy phép kinh doanh khách sạn”, chủ đầu tư nên hình dung quy trình pháp lý thành nhiều nhóm việc khác nhau:

Hướng dẫn chi tiết từng hạng mục cho người mới

Bao gồm cả bắt buộc và chưa bắt buộc, sau đây là thông tin chi tiết được Hoteljob.vn tổng hợp và chia sẻ đến bạn:

1. Đăng ký doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh

Đây là nền tảng pháp lý đầu tiên để cơ sở lưu trú được hoạt động hợp pháp. Chủ đầu tư có thể lựa chọn mô hình doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh phù hợp với quy mô và phương án vận hành.

Từ ngày 1/7/2025, quy định về đăng ký doanh nghiệp được thực hiện theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Theo đó, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh là Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư thực hiện đăng ký doanh nghiệp; đối với hộ kinh doanh, thẩm quyền đăng ký được tổ chức ở cấp xã. Hồ sơ và cách thức đăng ký phụ thuộc vào loại hình pháp lý mà chủ đầu tư lựa chọn.

Khi thành lập doanh nghiệp, chủ đầu tư cần đăng ký ngành nghề kinh doanh phù hợp với hoạt động dự kiến. Tuy nhiên, cần hiểu đúng rằng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không phải là giấy phép riêng cho việc kinh doanh khách sạn. Sau khi có đăng ký kinh doanh, cơ sở vẫn phải đáp ứng các điều kiện chuyên ngành của dịch vụ lưu trú.

Thời gian giải quyết hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hợp lệ theo quy định hiện hành về đăng ký doanh nghiệp là 3 ngày làm việc.

2. Giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh, trật tự

Kinh doanh dịch vụ lưu trú thuộc nhóm ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện về an ninh, trật tự. Nghị định 96/2016/NĐ-CP, được sửa đổi qua các văn bản sau đó, xác định dịch vụ lưu trú là một ngành nghề thuộc phạm vi quản lý này. Do đó, khách sạn cần thực hiện thủ tục xin Giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh, trật tự (ANTT) trước khi hoạt động.

Vậy thẩm quyền cấp giấy ANTT năm 2026 có gì mới?

Từ ngày 15/3/2026, Nghị định 58/2026/NĐ-CP đã thay đổi đáng kể cách phân cấp thẩm quyền. Theo quy định mới:

• Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội - Bộ Công an thực hiện cấp đối với cơ sở kinh doanh dịch vụ lưu trú được xếp hạng 5 sao trở lên và cơ sở kinh doanh dịch vụ lưu trú có từ 30 phòng cho thuê lưu trú trở lên.

• Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội - Công an cấp tỉnh thực hiện đối với các trường hợp thuộc thẩm quyền cấp tỉnh, trong đó có cơ sở lưu trú từ 30 phòng trở lên theo quy định mới.

• Công an cấp xã thực hiện cấp đối với cơ sở kinh doanh dịch vụ lưu trú từ 10 - 29 phòng, theo phân cấp hiện hành.

Hồ sơ, hình thức nộp và cơ quan tiếp nhận cần được đối chiếu theo thủ tục hành chính hiện hành tại thời điểm thực hiện. Một số thủ tục có thể được nộp trực tiếp, qua bưu chính hoặc trên Cổng Dịch vụ công theo quy định.

3. Phòng cháy, chữa cháy: không nên hiểu đơn giản là “xin giấy chứng nhận PCCC”

Từ ngày 1/7/2025, Luật Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ số 55/2024/QH15 có hiệu lực, thay thế Luật Phòng cháy và chữa cháy trước đây. Đồng thời, Nghị định 105/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số nội dung của luật mới.

Vì vậy, mọi khách sạn đều phải xin một “Giấy chứng nhận đủ điều kiện PCCC” theo một bộ hồ sơ giống nhau.

Đối với dự án xây dựng, cải tạo hoặc công trình thuộc diện phải thẩm định thiết kế về PCCC, chủ đầu tư phải thực hiện các yêu cầu về thiết kế, thẩm định, thi công và nghiệm thu theo quy định. Công trình thuộc diện phải thẩm định thiết kế về PCCC chỉ được thi công khi đáp ứng yêu cầu về thẩm định; sau khi nghiệm thu, trường hợp thuộc diện phải kiểm tra công tác nghiệm thu thì phải được cơ quan quản lý chuyên ngành chấp thuận kết quả nghiệm thu trước khi đưa vào khai thác, sử dụng.

Trong giai đoạn vận hành, người đứng đầu cơ sở còn có trách nhiệm duy trì điều kiện an toàn PCCC, tổ chức thực hiện nội quy, phương án chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ, trang bị và duy trì phương tiện theo quy định.

Với dự án khách sạn mới, PCCC nên được tính ngay từ giai đoạn thiết kế và xây dựng, thay vì đợi đến sát ngày khai trương mới kiểm tra hồ sơ. Nếu công trình đã được xây dựng hoặc cải tạo trước đó, cần rà soát hồ sơ pháp lý và hiện trạng thực tế để xác định chính xác nghĩa vụ phải thực hiện.

4. Giấy phép môi trường hoặc đăng ký môi trường: khách sạn nào cũng phải có?

Không.

Việc một khách sạn có phải xin Giấy phép môi trường hay thực hiện đăng ký môi trường hay không phụ thuộc vào quy mô dự án, phân loại dự án về môi trường, loại và khối lượng chất thải phát sinh, phương thức xả thải cũng như các yếu tố khác theo pháp luật về bảo vệ môi trường.

Luật Bảo vệ môi trường 2020 và Nghị định 08/2022/NĐ-CP đã được sửa đổi, bổ sung, trong đó Nghị định 05/2025/NĐ-CP và Nghị định 48/2026/NĐ-CP tiếp tục cập nhật quy định. Hiện nay đã có văn bản hợp nhất năm 2026 về Nghị định hướng dẫn Luật Bảo vệ môi trường, vì vậy khi triển khai một dự án khách sạn cụ thể cần đối chiếu theo quy mô và thông số thực tế thay vì mặc định “khách sạn phải xin giấy phép môi trường”.

Chủ đầu tư nên rà soát ngay từ giai đoạn chuẩn bị dự án các nội dung như nước thải, khí thải, tiếng ồn, chất thải rắn thông thường và chất thải nguy hại. Tùy trường hợp, cơ sở có thể thuộc diện phải có Giấy phép môi trường, phải đăng ký môi trường hoặc thuộc trường hợp không phải thực hiện thủ tục tương ứng.

Đây cũng là lý do hồ sơ môi trường không nên được xử lý như một thủ tục “phụ” sau khi khách sạn đã hoàn thiện toàn bộ công trình.

5. An toàn thực phẩm: nhà hàng trong khách sạn có phải xin giấy chứng nhận?

Theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP, nhà hàng trong khách sạn không thuộc diện cấp Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa nhà hàng trong khách sạn được miễn các yêu cầu về an toàn thực phẩm. Cơ sở vẫn phải bảo đảm các điều kiện theo quy định của pháp luật về an toàn thực phẩm.

Các yêu cầu liên quan đến khu vực bếp, nguồn nước, vệ sinh, kiểm soát nhiễm chéo, bảo quản nguyên liệu, dụng cụ chế biến, kiểm soát côn trùng, nguồn gốc thực phẩm và trách nhiệm của người trực tiếp quản lý vẫn phải được thực hiện.

Đặc biệt, nếu khách sạn có thêm những hoạt động sản xuất, kinh doanh thực phẩm không nằm trong trường hợp miễn thì cần xác định riêng nghĩa vụ về Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện ATTP và các thủ tục liên quan.

Nói cách khác, cần phân biệt rõ hai khái niệm: “không phải xin giấy chứng nhận” không đồng nghĩa với “không phải tuân thủ quy định an toàn thực phẩm”.

6. Điều kiện cơ sở vật chất và dịch vụ tối thiểu của khách sạn

Ngoài các giấy tờ và điều kiện chuyên ngành, khách sạn phải đáp ứng yêu cầu tối thiểu về cơ sở vật chất kỹ thuật và dịch vụ.

Theo Nghị định 168/2017/NĐ-CP, khách sạn phải có hệ thống điện, cấp nước sạch và thoát nước; tối thiểu 10 buồng ngủ; có quầy lễ tân và phòng vệ sinh chung. Tùy loại khách sạn, pháp luật còn quy định các yêu cầu về nơi để xe, bếp, phòng ăn, dịch vụ ăn uống. Khách sạn cũng phải có các trang thiết bị cơ bản trong buồng ngủ và có nhân viên trực 24 giờ mỗi ngày.

Đáng chú ý, Nghị định 168/2017/NĐ-CP không đặt ra yêu cầu “khách sạn phải đạt tối thiểu 1 sao” như một điều kiện để được kinh doanh. 

Các điều kiện tối thiểu về cơ sở vật chất là yêu cầu để cơ sở lưu trú hoạt động đúng quy định; còn xếp hạng sao là một thủ tục riêng.

7. Thông báo trước khi khách sạn đi vào hoạt động

Sau khi hoàn thiện các điều kiện cần thiết, chủ cơ sở lưu trú không nên bỏ qua bước thông báo hoạt động.

Theo Điều 29 Nghị định 168/2017/NĐ-CP, trước khi đi vào hoạt động, chậm nhất 15 ngày, cơ sở lưu trú du lịch có trách nhiệm gửi thông báo bằng văn bản tới cơ quan chuyên môn về du lịch cấp tỉnh nơi đặt cơ sở lưu trú.

Thông báo này không nên được hiểu là một “giấy phép kinh doanh khách sạn” mới. Đây là nghĩa vụ thông báo để cơ quan quản lý du lịch thực hiện công tác kiểm tra, giám sát điều kiện tối thiểu về cơ sở vật chất kỹ thuật và dịch vụ của cơ sở lưu trú theo quy định.

Do đó, trước ngày khai trương, chủ đầu tư cần đưa thủ tục này vào checklist vận hành cùng với các điều kiện về ANTT, PCCC, môi trường và các dịch vụ chuyên ngành khác.

8. Xếp hạng sao khách sạn có bắt buộc không?

Không.

Điều 50 Luật Du lịch 2017 quy định tổ chức, cá nhân kinh doanh dịch vụ lưu trú du lịch được tự nguyện đăng ký xếp hạng cơ sở lưu trú du lịch với cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Hệ thống xếp hạng đối với khách sạn gồm từ 1 sao đến 5 sao.

Vì vậy, việc xếp hạng sao không phải là điều kiện bắt buộc để mọi khách sạn được phép hoạt động.

Tuy nhiên, nếu chủ đầu tư lựa chọn đăng ký xếp hạng, khách sạn sẽ phải đáp ứng tiêu chuẩn tương ứng và chịu sự thẩm định của cơ quan có thẩm quyền. Theo Luật Du lịch, thẩm quyền công nhận hạng 1-3 sao thuộc cơ quan chuyên môn về du lịch cấp tỉnh; các hạng 4-5 sao thuộc thẩm quyền cơ quan quản lý du lịch ở trung ương theo quy định của Luật.

Việc xếp hạng sao vì thế có thể được xem là một công cụ để khách sạn xác lập vị thế, tiêu chuẩn chất lượng và thuận lợi hơn trong hoạt động marketing, bán phòng, hợp tác với doanh nghiệp lữ hành hoặc tiếp cận một số phân khúc khách hàng.

9. Những thủ tục khác cần rà soát nếu khách sạn có dịch vụ bổ sung

Một khách sạn hiện đại thường không chỉ có phòng ngủ. Nhà hàng, bar, spa, massage, karaoke, bể bơi, phòng hội nghị, dịch vụ vui chơi giải trí, bán rượu hoặc các hoạt động kinh doanh đặc thù có thể làm phát sinh thêm những điều kiện pháp lý riêng.

Do đó, sau khi xác định mô hình khách sạn, chủ đầu tư nên lập một “bản đồ dịch vụ” trước khi khai trương. Mỗi dịch vụ bổ sung cần được đối chiếu với pháp luật chuyên ngành để xác định có cần giấy phép, chứng nhận, điều kiện kinh doanh hoặc thủ tục thông báo riêng hay không.

Ví dụ, dịch vụ lưu trú, karaoke, massage/xoa bóp và một số dịch vụ khác có thể cùng thuộc phạm vi quản lý về an ninh, trật tự nhưng điều kiện và thủ tục không giống nhau. Vì vậy, không nên sử dụng một bộ hồ sơ chung cho toàn bộ mô hình khách sạn.

Checklist pháp lý chủ đầu tư nên hoàn thiện trước ngày khai trương

Một checklist thực tế có thể được xây dựng theo trình tự sau:

→Giai đoạn chuẩn bị dự án: xác định loại hình cơ sở lưu trú, quy mô số phòng, mô hình pháp nhân, ngành nghề kinh doanh và các dịch vụ dự kiến cung cấp.

→Giai đoạn thiết kế - xây dựng: rà soát quy hoạch, xây dựng, PCCC, môi trường và các yêu cầu kỹ thuật ngay từ đầu để tránh tình trạng công trình hoàn thiện nhưng không đáp ứng điều kiện vận hành.

→Giai đoạn chuẩn bị khai trương: hoàn thiện đăng ký kinh doanh, giấy ANTT, các yêu cầu PCCC, hồ sơ môi trường theo trường hợp áp dụng và các điều kiện ATTP, đồng thời kiểm tra điều kiện tối thiểu về cơ sở vật chất kỹ thuật và dịch vụ.

→Trước khi mở cửa đón khách: thực hiện thông báo hoạt động cơ sở lưu trú đúng thời hạn; rà soát các dịch vụ bổ sung và hoàn thiện giấy phép hoặc điều kiện chuyên ngành nếu có.

→Sau khi vận hành: duy trì liên tục các điều kiện về ANTT, PCCC, môi trường, ATTP và các tiêu chuẩn dịch vụ; thực hiện các nghĩa vụ về lao động, bảo hiểm, thuế, khai báo lưu trú và các nghĩa vụ khác phát sinh trong quá trình kinh doanh.

Những lỗi pháp lý chủ đầu tư khách sạn nên tránh

Một trong những sai lầm phổ biến là nghĩ rằng có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì khách sạn đã đủ điều kiện mở cửa. Trên thực tế, đăng ký kinh doanh chỉ là bước nền tảng; kinh doanh lưu trú còn phải đáp ứng hệ thống điều kiện chuyên ngành theo Luật Du lịch.

Sai lầm thứ hai là chỉ bắt đầu xử lý PCCC khi công trình đã hoàn thiện. Với khách sạn, PCCC có thể tác động trực tiếp đến thiết kế, công năng, lối thoát nạn và hệ thống kỹ thuật của công trình. Vì vậy, việc rà soát muộn có thể kéo theo chi phí cải tạo rất lớn.

Sai lầm thứ ba là mặc định khách sạn nào cũng phải xin Giấy phép môi trường hoặc Giấy chứng nhận ATTP. Hai thủ tục này đều cần được xác định dựa trên trường hợp cụ thể, không nên áp dụng một công thức cho mọi khách sạn.

Sai lầm cuối cùng là sử dụng tên gọi “khách sạn 3 sao”, “4 sao”, “5 sao” trong quảng bá khi chưa có căn cứ pháp lý phù hợp. Nếu lựa chọn công bố hạng sao, chủ đầu tư cần bảo đảm việc sử dụng thông tin về hạng cơ sở lưu trú đúng với kết quả được công nhận.

----- o0 0o -----

Kinh doanh khách sạn tại Việt Nam là một hoạt động kinh doanh có điều kiện và yêu cầu chủ đầu tư chuẩn bị pháp lý từ rất sớm. Tuy nhiên, hệ thống thủ tục hiện nay không đơn giản là một danh sách cố định gồm vài loại “giấy phép con”. Một số điều kiện áp dụng cho tất cả cơ sở lưu trú, trong khi những thủ tục khác phụ thuộc vào quy mô, số phòng, loại công trình, lượng chất thải phát sinh hoặc dịch vụ mà khách sạn cung cấp.

Đặc biệt, quy định về đăng ký doanh nghiệp, an ninh trật tự và phòng cháy chữa cháy đã có những thay đổi đáng chú ý trong giai đoạn 2025-2026. Vì vậy, chủ đầu tư chuẩn bị mở khách sạn nên rà soát hồ sơ theo quy định tại thời điểm triển khai thực tế, thay vì sử dụng các checklist được xây dựng từ nhiều năm trước.

Một bộ hồ sơ được chuẩn bị đúng ngay từ giai đoạn đầu không chỉ giúp khách sạn khai trương đúng kế hoạch mà còn hạn chế nguy cơ phải sửa đổi công trình, bổ sung thủ tục hoặc gián đoạn hoạt động sau khi đã đi vào vận hành.​

Ms. Smile