Quotation là gì? Cách tạo mẫu Quotation chuẩn nghề khách sạn

Với ngành khách sạn - nhà hàng, “Quotation” đóng vai trò then chốt trong các hoạt động bán hàng, đặt phòng, tổ chức sự kiện và cung cấp dịch vụ MICE. Việc hiểu đúng và áp dụng hiệu quả quotation không chỉ giúp tăng doanh thu mà còn tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho khách sạn trong mắt khách hàng, đối tác.

Vậy quotation là gì, quotation trong ngành khách sạn là gì, có những loại quotation nào và cách xây dựng một quotation chuyên nghiệp ra sao? Hãy cùng khám phá qua bài viết sau của Hoteljob.vn!

Quotation là gì? Quotation trong ngành khách sạn là gì?

Quotation dịch sang tiếng Việt có nghĩa là trích dẫn hoặc báo giá.

Trong ngữ cảnh kinh doanh, cụ thể là trong ngành khách sạn, quotation được hiểu theo nghĩa “báo giá” – là một bảng thông tin hoặc tài liệu trình bày chi tiết giá cả, dịch vụ, điều kiện và các ưu đãi đi kèm (nếu có) do bộ phận kinh doanh cung cấp cho khách hàng khi khách hàng đó có nhu cầu sử dụng một hoặc nhiều sản phẩm, dịch vụ mà khách sạn đang cung cấp.

Thông thường, quotation sẽ bao gồm chi phí phòng nghỉ, bữa ăn, dịch vụ bổ sung như spa, hội nghị hay các dịch vụ trọn gói có liên quan khác.

Quotation có thể được gửi qua email, văn bản in hoặc trình bày qua file PDF để khách hàng dễ dàng tham khảo, so sánh và ra quyết định đặt dịch vụ.

Vai trò của quotation trong hoạt động kinh doanh khách sạn

Việc tạo ra và gửi đi bảng quotation chi tiết, khoa học và chính xác mang lại nhiều ích lợi cho khách sạn. Bao gồm:

+ Công cụ bán hàng quan trọng

Quotation là công cụ bán hàng hiệu quả giúp thuyết phục khách hàng lựa chọn dịch vụ của khách sạn. Một bản báo giá rõ ràng, chuyên nghiệp và phù hợp sẽ tăng khả năng chốt đơn thành công.

+ Tạo sự minh bạch và rõ ràng

Quotation giúp khách hàng hiểu rõ chi phí và dịch vụ sẽ nhận được, giảm thiểu hiểu lầm và tranh chấp trong suốt quá trình sử dụng dịch vụ.

+ Căn cứ pháp lý khi ký hợp đồng

Nội dung của báo giá có thể trở thành một phần trong hợp đồng chính thức, tạo cơ sở ràng buộc về nghĩa vụ và trách nhiệm giữa khách sạn và khách hàng.

+ Tăng sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng

Một khách sạn có hệ thống báo giá chuyên nghiệp sẽ tăng mức độ tin cậy và giúp khách hàng cảm thấy an tâm hơn khi đặt dịch vụ.

Các loại quotation phổ biến trong ngành khách sạn

Có:

+ Quotation dịch vụ lưu trú

• Báo giá theo loại phòng (Standard, Deluxe, Suite...)

• Báo giá theo mùa cao điểm/thấp điểm

• Báo giá theo nhóm khách (doanh nghiệp, gia đình, tour...)

+ Quotation tổ chức sự kiện

• Dịch vụ hội nghị, hội thảo (meeting package)

• Tiệc cưới, tiệc gala, tiệc sinh nhật

• Bao gồm chi tiết giá thuê phòng, thiết bị, đồ ăn, nhân sự hỗ trợ...

+ Quotation dịch vụ F&B

• Thực đơn tiệc (menu quotation)

• Buffet, set menu, cocktail party

• Dịch vụ ăn uống tại phòng/ngoài trời

+ Quotation cho khách đoàn, đối tác lữ hành

• Báo giá đặc biệt cho khách hàng doanh nghiệp, công ty lữ hành

• Các ưu đãi theo khối lượng đặt phòng hàng tháng/năm

Cấu trúc một bản quotation chuyên nghiệp có gì?

Một bản quotation tiêu chuẩn trong ngành khách sạn thường bao gồm các mục sau:

1. Tiêu đề: "Quotation for [Tên dịch vụ/sự kiện]"

2. Thông tin khách hàng: Họ tên, công ty, email, điện thoại.

3. Thông tin khách sạn: Tên khách sạn, địa chỉ, người phụ trách báo giá.

4. Chi tiết dịch vụ báo giá:

   • Tên dịch vụ

   • Số lượng

   • Giá đơn vị

   • Tổng cộng

   • VAT (nếu có)

5. Điều kiện áp dụng:

   • Thời gian hiệu lực

   • Chính sách thanh toán và hủy dịch vụ

   • Chính sách hoàn tiền

6. Ghi chú thêm (nếu có):

   • Ưu đãi, chiết khấu

   • Điều kiện đặc biệt

7. Chữ ký xác nhận hoặc xác nhận gửi báo giá

Tip xây dựng quotation hiệu quả trong khách sạn

+ Nắm rõ nhu cầu khách hàng

Tìm hiểu kỹ yêu cầu của khách để xây dựng báo giá sát với nhu cầu và kỳ vọng, tránh dàn trải và gây nhiễu thông tin.

+ Trình bày chuyên nghiệp và rõ ràng

Dùng mẫu báo giá thống nhất, dễ đọc, có thể sử dụng file PDF hoặc mẫu Excel với logo, thông tin khách sạn rõ ràng.

+ Tính giá linh hoạt

Cân đối giá theo mùa, theo số lượng và theo đối tượng khách hàng để đưa ra mức giá cạnh tranh nhất, tăng tỉ lệ chuyển đổi ra bill cho khách sạn.

+ Sẵn sàng thương lượng

Quotation không nên là “giá cứng”. Nên để khoảng linh động để có thể đàm phán thêm nếu khách yêu cầu điều chỉnh.

Mẫu quotation khách sạn chuẩn tham khảo

QUOTATION FOR WEDDING PARTY

To: Ms. Linh Nguyen 

Company: ABC Events 

Phone: 0909xxxxxx 

Email: linhnguyen@abc.com

From: ABC Hotel - Banquet Sales Department 

Date: 03/06/2025

------------------------------------------------------------

| No | Item                            | Quantity | Unit Price      | Total          |

------------------------------------------------------------

|   1  | Tiệc cưới set menu A  |   100      | 600,000 VND| 60,000,000 |

|   2  | Trang trí cơ bản          |    1         | 5,000,000       | 5,000,000   |

|   3  | Thuê phòng tiệc          |    1         | Miễn phí        | 0                 |

------------------------------------------------------------

                           **Tổng cộng: 65,000,000 VND**

*Giá trên đã bao gồm 10% VAT. 

*Báo giá có hiệu lực đến hết ngày 10/06/2025.

Tóm lại, Quotation trong ngành khách sạn không chỉ đơn thuần là một bảng báo giá – đó là công cụ giao tiếp, bán hàng và thể hiện sự chuyên nghiệp trong cung cấp sản phẩm, dịch vụ của cơ sở. Việc hiểu rõ khái niệm quotation là gì, vai trò quotation ra sao và cách xây dựng quotation chuẩn sẽ giúp các khách sạn tăng khả năng tiếp cận khách hàng, tối ưu quy trình bán hàng và khẳng định thương hiệu trên thị trường du lịch - lưu trú ngày càng cạnh tranh.

​Ms. Smile