WO là gì? Quy trình tạo WO cho kỹ thuật trong KS-NH

Trong công tác vận hành khách sạn - nhà hàng (KS-NH), bộ phận kỹ thuật (Engineering/Maintenance) đóng vai trò quan trọng nhằm đảm bảo hệ thống máy móc, trang thiết bị… luôn hoạt động ổn định. Để quản lý và xử lý các công việc bảo trì, sửa chữa, nhân viên kỹ thuật thường làm việc thông qua WO.

Vậy WO là gì? Cách tạo và sử dụng WO như thế nào để nâng cao hiệu quả quản lý kỹ thuật trong KS-NH? Cùng Hoteljob.vn tìm hiểu chi tiết ngay sau đây nhé!

WO là gì?

WO (viết tắt của: Work Order) là phiếu công việc hoặc lệnh sửa chữa/bảo trì, được phát hành bởi bộ phận kỹ thuật hoặc quản lý, nhằm:

• Ghi nhận yêu cầu sửa chữa, bảo trì từ các bộ phận.

• Phân công nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên kỹ thuật.

• Theo dõi tiến độ thực hiện và tình trạng thiết bị.

• Lưu trữ thông tin để phân tích, đánh giá sau này.

Trong môi trường KS-NH, WO thường được dùng khi có sự cố về điện, nước, thang máy, hệ thống lạnh, thiết bị bếp, máy giặt - sấy trong laundry…

WO gồm những gì?

Một WO chuẩn trong khách sạn - nhà hàng thường có những thông tin cơ bản sau:

• Mã WO (Work Order Number): Để quản lý và tra cứu dễ dàng.

• Ngày/giờ phát hành: Thời điểm yêu cầu được ghi nhận.

• Người/yêu cầu từ bộ phận nào: Ví dụ: Lễ tân báo máy lạnh phòng 205 không hoạt động.

• Mô tả công việc: Nội dung chi tiết cần xử lý (sửa chữa, bảo trì, thay thế).

• Mức độ ưu tiên: Khẩn cấp, quan trọng hay thông thường.

• Nhân sự được phân công: Người hoặc nhóm kỹ thuật phụ trách xử lý.

• Thời gian hoàn thành dự kiến: Giúp quản lý tiến độ.

• Ghi chú kết quả thực hiện: Thực tế xử lý thế nào, có thay phụ tùng không.

• Tình trạng WO: Open (đang xử lý), Closed (đã hoàn tất) hoặc Reopen (xử lý lại).

Việc chuẩn hóa nội dung WO giúp quy trình bảo trì – sửa chữa minh bạch, rõ ràng và dễ dàng phân tích dữ liệu sau này.

Vì sao cần WO trong quản lý kỹ thuật KS-NH?

WO mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

• Tính minh bạch: Ghi rõ ai là người báo hỏng, ai xử lý, thời gian bắt đầu – kết thúc.

• Quản lý hiệu quả: Giúp giám sát khối lượng công việc, phân bổ nhân lực hợp lý.

• Giảm rủi ro: Kịp thời sửa chữa hỏng hóc, hạn chế gián đoạn dịch vụ cho khách.

• Lưu trữ dữ liệu: Có hồ sơ lịch sử bảo trì để đánh giá hiệu suất thiết bị, lập kế hoạch thay thế.

Quy trình tạo WO cho kỹ thuật trong KS-NH

Một WO chuẩn thường trải qua các bước sau:

1. Phát hiện sự cố hoặc nhu cầu bảo trì

   • Nhân viên các bộ phận (lễ tân, F&B, Housekeeping…) phát hiện thiết bị hỏng → báo cáo cho kỹ thuật.

2. Tạo WO

   • Quản lý kỹ thuật (Chief Engineer) hoặc nhân sự phụ trách nhập thông tin vào hệ thống PMS/CMMS hoặc ghi phiếu WO giấy, gồm đầy đủ thông tin cơ bản (như trên).

3. Phân công công việc

   • Trưởng bộ phận kỹ thuật phân bổ WO cho nhân viên kỹ thuật đảm bảo phù hợp năng lực.

4. Thực hiện và cập nhật tình trạng

   • Nhân viên kỹ thuật xử lý, ghi chú chi tiết các bước thực hiện, phụ tùng thay thế (nếu có).

5. Kiểm tra và đóng WO

   • Quản lý kỹ thuật kiểm tra kết quả → nếu đạt, cập nhật trạng thái “Closed”. Nếu chưa đạt, WO có thể “Reopen” để xử lý tiếp.

Các loại WO phổ biến trong KS-NH

Thưởng gặp nhất là:

• WO sửa chữa đột xuất (Corrective Work Order): Khi thiết bị hỏng bất ngờ.

• WO bảo trì định kỳ (Preventive Work Order): Theo lịch trình bảo dưỡng đã định sẵn.

• WO cải tiến (Improvement Work Order): Nâng cấp hệ thống, tối ưu hiệu năng.

• WO kiểm tra (Inspection Work Order): Đánh giá tình trạng thiết bị định kỳ.

Lưu ý khi sử dụng WO trong KS-NH

• Ghi chép rõ ràng, chi tiết để dễ theo dõi.

• Phân loại WO theo mức độ ưu tiên: khẩn cấp, quan trọng, thông thường.

• Tận dụng phần mềm quản lý (CMMS/PMS) để theo dõi tự động thay vì WO giấy.

• Định kỳ phân tích dữ liệu từ WO để cải thiện quy trình bảo trì và giảm chi phí.

Vậy, WO là gì? – Đó là phiếu công việc/bảo trì giúp bộ phận kỹ thuật khách sạn – nhà hàng quản lý công việc hiệu quả, minh bạch và chuyên nghiệp. Biết cách tạo và sử dụng WO đúng quy trình không chỉ giúp hạn chế sự cố, nâng cao trải nghiệm khách hàng, mà còn tiết kiệm chi phí và tăng tuổi thọ thiết bị. Đây là kỹ năng mà bất kỳ nhân sự kỹ thuật trong lĩnh vực hospitality đều cần nắm vững.

Ms. Smile