Zoning là gì? Ứng dụng Zoning vào từng bộ phận khách sạn ra sao?

Trong môi trường khách sạn - nhà hàng chuyên nghiệp, việc tổ chức không gian làm việc hiệu quả là yếu tố then chốt để đảm bảo chất lượng dịch vụ. Một trong những thuật ngữ quan trọng trong quản lý vận hành là "Zoning".

Vậy chính xác zoning là gì? Ích lợi mà zoning mang lại là gì? Ứng dụng của nó ra sao trong từng bộ phận? Và lưu ý gì khi triển khai?... Bài viết dưới đây của Hoteljob.vn sẽ cùng bạn tìm hiểu chi tiết.

Zoning là gì?

Zoning trong ngành khách sạn - nhà hàng là việc phân chia/ chia nhỏ không gian phục vụ, làm việc hoặc dịch vụ thành các khu vực chức năng riêng biệt và cụ thể (zones) - phục vụ cho một mục đích, chức năng tương ứng phù hợp – để thuận tiện cho việc tổ chức, quản lý và vận hành hiệu quả.

Zoning có thể áp dụng cho:

• Không gian vật lý (hoặc khu vực dịch vụ): Chia khu vực sảnh, nhà hàng, tầng phòng, khu Spa, bể bơi, khu sự kiện... thành các vùng quản lý cụ thể.

• Phân công công việc: Giao nhiệm vụ theo từng zone cho nhân viên (ví dụ: nhân viên buồng phòng, nhân viên phục vụ bàn, bảo vệ…).

• Bố trí chức năng sử dụng không gian: Sắp xếp khu vực đón khách, chờ, làm việc, ăn uống, vệ sinh, nghỉ ngơi, vận chuyển hàng hóa…

Lợi ích của Zoning trong vận hành khách sạn

Bao gồm:

• Tối đa không gian kinh doanh - phục vụ khách => tối đa doanh thu, lợi nhuận

• Phân công nhân sự hợp lý theo từng khu vực => tối ưu sức lao động, tăng hiệu suất công việc

• Dễ kiểm soát quy trình phục vụ và vận hành => đánh giá đúng người đúng việc, làm cơ sở để khen thưởng hay phê bình, kỉ luật

• Tối ưu hóa luồng di chuyển, hạn chế chồng chéo công việc

• Tăng hiệu quả giám sát, đảm bảo chất lượng dịch vụ đồng đều

• Nâng cao trải nghiệm khách hàng, tăng mức độ hài lòng, dễ nhận good review

Ứng dụng của Zoning trong các bộ phận khách sạn

+ Bộ phận tiền sảnh (Front Office)

• Phân vùng theo khu vực check-in/check-out, quầy hỗ trợ khách VIP, quầy dịch vụ concierge...

• Mỗi nhân viên được phân trách nhiệm rõ ràng theo zone → tránh hỗn loạn khi lượng khách tăng cao.

+ Buồng phòng (Housekeeping)

• Zoning được áp dụng để chia tầng, khu hành lang, loại phòng (standard, suite...)

• Mỗi tổ buồng được giao một số phòng cụ thể, đảm bảo tính đồng nhất và quản lý chất lượng dễ dàng.

+ Nhà hàng – F&B

• Nhà hàng được chia thành các khu vực phục vụ (table zones), bar zone, back-service zone…

• Nhân viên phục vụ sẽ phụ trách từng zone → nâng cao hiệu suất, khách không bị “bỏ quên”.

+ Kỹ thuật – bảo trì (Engineering)

• Zoning giúp đội kỹ thuật xác định khu vực ưu tiên, bảo trì theo lộ trình rõ ràng (ví dụ: khu phòng khách, khu bếp, khu lạnh…).

+ An ninh (Security)

• Chia khách sạn thành các khu vực giám sát riêng: khu lễ tân, bãi xe, hành lang, khu dịch vụ.

• Phân người trực chốt hoặc tuần tra từng zone, tăng tính bao quát và phản ứng nhanh khi có sự cố.

+ Tổ chức sự kiện – hội nghị

• Chia từng khu vực setup (sân khấu, khu khách, khu hậu cần, lối đi…) rõ ràng để các bộ phận phối hợp nhịp nhàng, không chồng chéo.

+ Cấp quản lý

• Theo dõi hiệu suất từng zone để đánh giá nhân sự, phản hồi khách, xử lý sự cố cục bộ

Quy trình triển khai zoning hiệu quả

1. Khảo sát tổng thể không gian và luồng khách của khách sạn

2. Lập sơ đồ zoning: thể hiện rõ ràng bằng sơ đồ mặt bằng (floor plan)

3. Gán nhân sự theo zone: có thể dùng ký hiệu, màu sắc để nhận diện

4. Lên lịch và bố trí ca làm linh hoạt theo zone

5. Đào tạo nhân sự nắm rõ quy trình và trách nhiệm từng zone

6. Theo dõi – điều chỉnh định kỳ: dựa trên phản hồi khách và KPI nội bộ

Một số lưu ý khi triển khai zoning

• Luôn đánh giá mật độ khách và mức độ phức tạp từng zone trước khi phân chia

• Có bảng sơ đồ zone rõ ràng cho từng bộ phận

• Tổ chức đào tạo nghiệp vụ theo zone cho nhân viên mới

• Tránh để zone quá rộng → nhân viên không xử lý kịp

• Không để zone chồng chéo giữa các bộ phận → dễ xảy ra mâu thuẫn

• Thường xuyên luân chuyển zone (nếu cần) để nhân viên không bị nhàm chán và có kỹ năng đa dạng

• Luôn có kế hoạch B (backup): khi thiếu người hoặc có ca nghỉ đột xuất

Tóm lại, Zoning không đơn thuần là phân vùng không gian, mà là chiến lược quản lý vận hành hiệu quả, đặc biệt quan trọng trong ngành khách sạn - nhà hàng. Khi được thiết kế và triển khai đúng cách, zoning giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, đảm bảo dịch vụ chuyên nghiệp và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

​Ms. Smile