Early Check-in là gì? Quy định và Phí Early Check-in tại Khách sạn thế nào?

“Early check-in” là thuật ngữ quen thuộc trong ngành khách sạn, nhưng không phải khách nào cũng hiểu rõ ý nghĩa, thời gian áp dụng hay cách tính phí. Việc nắm rõ khái niệm này không chỉ giúp khách hàng chuẩn bị tốt hơn cho chuyến đi mà còn giúp nhân viên khách sạn xử lý tình huống trơn tru, chuyên nghiệp.

Vậy early check-in là gì? Và khách sạn thường áp dụng ra sao? Cùng Hoteljob.vn tìm hiểu chi tiết ngay sau đây nhé!

Early Check-in là gì?

Early check-in là việc khách nhận phòng sớm hơn thời gian tiêu chuẩn mà khách sạn quy định.

Thông thường, giờ check-in chuẩn là 14:00 hoặc 15:00. Khi khách muốn vào phòng trước thời điểm này, khách sạn sẽ xem xét tình trạng phòng để hỗ trợ và có thể tính phụ thu nếu cần.

Early check-in được chia thành một số mốc thời gian thường gặp:

• Nhận trước 6:00

• Nhận từ 6:00 – 9:00

• Nhận từ 9:00 – 12:00

• Nhận từ 12:00 – trước 14:00

Mỗi mốc sẽ tương ứng chính sách phụ thu khác nhau tùy khách sạn.

Tại sao Khách muốn Early Check-in?

Một số lý do phổ biến khiến khách yêu cầu nhận phòng sớm là:

• Khách bay chuyến sáng hoặc đến thành phố lúc rạng đông

• Khách cần nghỉ ngơi sau chuyến đi dài

• Khách có lịch họp/sự kiện vào buổi sáng

• Khách có trẻ nhỏ hoặc người lớn tuổi cần vào phòng sớm

• Khách muốn sắp xếp hành lý, vệ sinh cá nhân trước hoạt động trong ngày

Việc hiểu rõ nhu cầu giúp nhân viên xử lý linh hoạt và mang đến trải nghiệm tốt cho khách.

Chính sách Early Check-in thường áp dụng tại Khách sạn

Mỗi khách sạn có quy định riêng về thủ tục check-in, bao gồm cả trường hợp early check-in - nhưng các chính sách phổ biến thường là:

+ Dựa vào tình trạng phòng (Room Availability)

• Nếu phòng trống và đã dọn sạch: có thể hỗ trợ miễn phí nhận sớm 1–2 tiếng

• Nếu khách sạn full phòng: có thể từ chối hoặc đề xuất gửi hành lý, sử dụng tiện ích công cộng

+ Phụ thu Early Check-in

Mức phụ thu thường theo tỷ lệ % giá phòng/đêm hoặc giá cố định:

• Trước 6:00: phụ thu 80–100%

• 6:00 – 9:00: phụ thu 50–70%

• 9:00 – 12:00: phụ thu 30–50%

• 12:00 – 14:00: có thể miễn phí hoặc phụ thu nhỏ

+ Chỉ áp dụng khi khách đặt trước

Nhiều khách sạn yêu cầu khách báo trước nhu cầu early check-in để sắp xếp phòng phù hợp.

Xử lý thế nào khi khách yêu cầu Early Check-in?

Để đảm bảo trải nghiệm của khách là hài lòng mà vẫn giữ được uy tín thương hiệu, một Hotelier chuyên nghiệp cần thực hiện các bước xử lý cụ thể - linh hoạt và phù hợp gồm:

• Kiểm tra tình trạng phòng trên PMS

• Giải thích rõ chính sách và mức phụ thu (nếu có)

• Đưa ra giải pháp thay thế: gửi hành lý, sử dụng lounge, ăn sáng tại nhà hàng, dùng khu vực công cộng

• Xác nhận lại với khách trước khi hoàn tất thủ tục

• Ghi chú rõ yêu cầu vào hệ thống để ca sau nắm được

Early Check-in có lợi gì cho Khách và Khách sạn?

Trong thực tế, Early Check-in không được coi là “sự cố” mà ngược lại đó là cơ hội để khách sạn tăng doanh thu và nâng cao trải nghiệm dịch vụ. Bởi, xử lý tình huống này hợp lý sẽ mang lại ích lợi cho cả cơ sở phục vụ lẫn khách hàng. Cụ thể:

+ Đối với khách:

• Tiện lợi, nhanh chóng, không phải chờ đợi lâu

• Được nghỉ ngơi sớm sau chuyến đi

• Sẵn sàng tâm lý – thể lực cho công việc

+ Đối với khách sạn:

• Tăng doanh thu từ phụ thu

• Nâng trải nghiệm khách (nếu linh hoạt hỗ trợ)

• Giảm tình trạng khách phàn nàn khi phải chờ đợi, từ đó giảm nguy cơ nhận bad review và rate 1 sao trên các nền tảng mạng xã hội và kênh bán phòng.

Tóm lại thì - Early check-in là yêu cầu phổ biến và cần thiết trong hoạt động kinh doanh khách sạn. Hiểu rõ early check-in là gì - chính sách phụ thu ra sao - và cách xử lý thế nào cho chuyên nghiệp giúp Hotelier phục vụ tốt hơn, tăng sự hài lòng của khách và doanh thu cho khách sạn.

Nếu bạn đang tìm việc ngành khách sạn - nhà hàng và muốn nâng cao kỹ năng chuyên môn, hãy truy cập Hoteljob.vn để cập nhật thêm nhiều kiến thức và cơ hội nghề nghiệp mới nhất.

Ms. Smile