Availability là gì trong ngành khách sạn? Cách quản lý Availability hiệu quả

Lễ tân, Đặt phòng, Quản lý doanh thu hay thậm chí cả Housekeeping hẳn quá quen thuộc với thuật ngữ “Availability”. Vậy theo cách hiểu của bạn, Availability là gì? Availability là gì trong ngành khách sạn? Vai trò của Availability là gì? Làm thế nào để tối ưu Availability?… Nếu chưa tự tin với câu trả lời của mình, thử nghía qua giải đáp của Hoteljob.vn nhé!

Để bán phòng và phục vụ phòng đạt chất lượng cao, Availability cần được nắm rõ. Hiểu Availability là gì giúp Hotelier tự tin tư vấn và chốt booking.

Availability là gì? Availability là gì trong ngành khách sạn?

Trong ngành khách sạn, Availability được hiểu là khả năng sẵn có của phòng để bán hoặc cho thuê trong một khoảng thời gian cụ thể. Nói đơn giản, đây là thuật ngữ chỉ số lượng phòng còn trống mà khách sạn có thể phân phối cho khách đặt phòng, đại lý du lịch hoặc qua các kênh OTAs như Booking.com, Agoda, Traveloka,…

Availability là một trong những yếu tố quan trọng giúp quản lý doanh thu và phân phối bán phòng của một khách sạn (cơ sở lưu trú) - để nhân viên xác định xem có phòng trống nào được phép cho khách đặt hay không, đảm bảo chất lượng công việc lẫn dịch vụ chuẩn chỉnh.

Ví dụ: Một khách sạn có 100 phòng, nhưng hiện chỉ còn 25 phòng chưa có khách đặt trong ngày 10/06. Tuy nhiên, 2 trong số 25 phòng trống còn lại đó đang được sửa chữa, nâng cấp thì Availability của khách sạn vào ngày 10/06 là 25 – 2 = 23 phòng.

Tại sao Availability lại quan trọng?

Việc quản lý Availability không chỉ giúp khách sạn kiểm soát được số lượng phòng trống mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu, công suất phòng, chiến lược giá và trải nghiệm khách hàng.

Cụ thể:

+ Tối ưu hóa doanh thu (Revenue Management)

Availability là một yếu tố cốt lõi trong chiến lược Revenue Management. Khi biết chính xác số lượng phòng sẵn có, khách sạn có thể:

• Điều chỉnh giá bán linh hoạt dựa trên mức cầu thị trường.

• Áp dụng giá cao hơn vào các ngày cao điểm, lễ tết khi phòng khan hiếm.

• Triển khai các chương trình khuyến mãi vào mùa thấp điểm để kích cầu.

+ Quản lý kênh phân phối hiệu quả

Thông tin Availability giúp các khách sạn:

• Tránh tình trạng overbooking (đặt phòng vượt số lượng).

• Đồng bộ thông tin phòng trống trên các kênh OTAs thông qua hệ thống Channel Manager.

• Tối ưu hóa phân phối phòng cho các đối tác phù hợp.

+ Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Khách hàng hiện nay đặt phòng chủ yếu qua nền tảng trực tuyến. Nếu Availability không được cập nhật chính xác, khách có thể đặt vào ngày đã hết phòng, gây mất uy tín và ảnh hưởng đến trải nghiệm người dùng.

Cách quản lý Availability trong khách sạn hiệu quả

Những cách sau đây được đánh giá cao bởi hiệu quả mang lại:

+ Sử dụng phần mềm quản lý PMS

Hệ thống PMS giúp khách sạn quản lý:

• Số lượng phòng trống theo ngày.

• Tình trạng phòng (sẵn sàng, đang dọn, bị hỏng…).

• Đặt phòng từ nhiều nguồn khác nhau.

+ Kết hợp với Channel Manager

Channel Manager giúp đồng bộ thông tin Availability và giá phòng trên tất cả các kênh phân phối như:

• OTA: Booking.com, Agoda, Expedia…

• Website khách sạn.

• Đại lý du lịch (Travel Agencies).

+ Kiểm soát nội bộ

Đào tạo nhân viên lễ tân, đặt phòng và bộ phận buồng phòng để cập nhật chính xác tình trạng phòng mỗi ngày. Việc cập nhật dữ liệu thủ công hoặc lỗi phần mềm có thể dẫn đến việc hiển thị Availability sai lệch hay chậm trễ.

Những thuật ngữ liên quan đến Availability

Ngoài Availability, hiểu một số thuật ngữ chuyên ngành liên quan đến nó cũng có lợi cho bạn:

Hy vọng những chia sẻ chi tiết của Hoteljob.vn trên đây hữu ích. Bạn cần thêm nhiều kiến thức chuyên ngành nữa? Đừng bỏ qua chuyên mục “Cẩm nang nghề” trên trang chủ website!

Ms. Smile