Phòng OCC là gì? Lưu ý gì khi làm việc với phòng OCC?

Trong nghiệp vụ lễ tân - buồng phòng, chắc hẳn nhiều bạn từng bắt gặp ký hiệu OCC khi quản lý tình trạng phòng trên hệ thống khách sạn. Vậy phòng OCC là gì? Nó có ý nghĩa ra sao? Và nhân viên khách sạn cần lưu ý gì khi làm việc với loại phòng này? Hãy cùng Hoteljob.vn tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Việc hiểu và phân biệt nhanh từng tình trạng phòng, như phòng OCC là gì, giúp nhân viên lễ tân hay buồng phòng làm việc chính xác - nhanh chóng - năng suất - hiệu quả hơn rất nhiều vì hạn chế được những sai sót căn bản khi bán phòng hay dọn phòng phục vụ khách. Vậy phòng OCC là gì nhỉ?

Phòng OCC là gì?

• OCC là viết tắt của từ Occupied, nghĩa là phòng đang có khách lưu trú.

• Trên hệ thống quản lý khách sạn (PMS), phòng OCC thường hiển thị để thông báo cho bộ phận lễ tân, buồng phòng, kỹ thuật… biết tình trạng phòng hiển thị OCC là không được giao bán vì đã có khách sử dụng.

Đặc điểm của phòng OCC là gì?

• Có khách đang ở trong khách sạn (đã check-in).

• Được giữ nguyên theo tiêu chuẩn đã set-up cho khách.

• Chỉ dọn phòng theo yêu cầu hoặc lịch housekeeping (buổi sáng, buổi chiều).

• Không được bán cho khách mới cho đến khi trạng thái chuyển sang Check-out/Available/…

Ý nghĩa của OCC đối với hoạt động khách sạn

Bất cứ tình trạng phòng nào cũng có tác động nhất định đến hoạt động kinh doanh và vận hành khách sạn, Với phòng OCC thì:

• Quản lý đặt phòng hiệu quả: Hệ thống hiển thị OCC giúp bộ phận lễ tân tránh tình trạng bán trùng phòng.

• Hỗ trợ buồng phòng: Nhân viên housekeeping biết chính xác phòng nào có khách để sắp xếp lịch dọn hợp lý.

• Đảm bảo trải nghiệm khách hàng: Giúp tránh nhầm lẫn, gây phiền toái cho khách đang lưu trú.

• Đồng bộ thông tin giữa các bộ phận: OCC là trạng thái quan trọng để phối hợp giữa lễ tân – buồng – kỹ thuật – F&B.

Các trạng thái phòng khác liên quan đến OCC

Ngoài OCC (Occupied), hệ thống khách sạn còn nhiều trạng thái phòng khác mà nhân viên cần nắm:

Lưu ý cho nhân viên khách sạn khi xử lý phòng OCC

• Housekeeping: Không tự ý vào phòng OCC khi chưa có sự đồng ý của khách.

• Lễ tân: Kiểm tra kỹ hệ thống trước khi giao chìa khóa, tránh nhầm phòng đã OCC.

• Kỹ thuật: Nếu cần sửa chữa trong phòng OCC, phải phối hợp với lễ tân và xin phép khách.

• F&B/Room Service: Cần xác minh tình trạng phòng OCC để phục vụ chính xác.

Hiểu rõ phòng OCC là gì giúp nhân viên khách sạn làm việc chuyên nghiệp hơn, tránh sai sót và đảm bảo trải nghiệm tốt nhất cho khách lưu trú. Đây là kiến thức cơ bản nhưng vô cùng quan trọng đối với các bộ phận lễ tân, buồng phòng, kỹ thuật, F&B trong môi trường khách sạn - nhà hàng.

Ms. Smile