Invoice là gì? Tất tần tật về Invoice trong ngành KS-NH

Trong ngành khách sạn - nhà hàng (KS-NH), “Invoice” thuật ngữ quen thuộc. Việc hiểu rõ invoice là gì, phân biệt các loại invoice, quy trình phát hành - xử lý, cũng như những lưu ý khi làm việc với khách quốc tế là điều bắt buộc với bất kỳ ai đang làm việc trong lĩnh vực hospitality.

Hãy cùng Hoteljob.vn khám phá toàn bộ kiến thức chuyên sâu về invoice trong bài viết dưới đây.

Invoice là gì?

Invoice (hiểu theo nghĩa tiếng Việt là “hóa đơn”) là thuật ngữ chỉ chứng từ ghi nhận giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ giữa cơ sở kinh doanh (khách sạn - nhà hàng) và khách hàng.

Invoice thường sẽ do bên bán phát hành cho bên mua ghi nhận thông tin giao dịch đồng thời yêu cầu thanh toán theo giá niêm yết/ thoả thuận. Nó thể hiện chi tiết thông tin của hai bên; mô tả hàng hoá, dịch vụ; số lượng, giá cả; điều khoản thanh toán.

Nếu định nghĩa theo ngữ cảnh KS-NH, thì invoice có thể được hiểu chi tiết là:

• Hóa đơn thanh toán lưu trú, F&B, hội nghị - sự kiện

• Hóa đơn đặt cọc

• Hóa đơn thanh toán công nợ với đối tác

• Hóa đơn hoàn thuế VAT cho khách nước ngoài

Các loại invoice phổ biến trong ngành hospitality

Gồm có:

Nội dung cần có trong một invoice KS-NH

Một invoice tiêu chuẩn trong ngành hospitality thường bao gồm:

• Thông tin khách sạn/nhà hàng (tên, mã số thuế, địa chỉ)

• Thông tin khách hàng/công ty (nếu có) (tên, địa chỉ, thông tin liên hệ, mã số thuế)

• Ngày lập hóa đơn

• Số hóa đơn (Invoice number)

• Chi tiết dịch vụ/sản phẩm:

  • Loại phòng, số đêm lưu trú

  • Dịch vụ ăn uống: món ăn, đồ uống

  • Dịch vụ spa, đưa đón, hội nghị,...

• Số lượng – đơn giá – thành tiền

• Thuế suất VAT, tổng tiền trước thuế – sau thuế

• Phương thức thanh toán: tiền mặt, thẻ, chuyển khoản, cọc trừ dần

• Người lập hóa đơn – chữ ký số (nếu là e-invoice)

Quy trình lập và xử lý invoice tại KS-NH

+ Bước 1: Nhập liệu dịch vụ vào hệ thống PMS/POS

• Nhân viên front desk, F&B, spa nhập thông tin sử dụng dịch vụ vào hệ thống.

• Tự động tổng hợp qua hệ thống quản trị (PMS hoặc POS).

+ Bước 2: Đối soát và chốt bill

• Trước khi check-out, nhân viên lễ tân hoặc kế toán đối chiếu thông tin sử dụng dịch vụ.

• Nếu khách là công ty, sẽ chốt số liệu công nợ từng tháng.

+ Bước 3: Xuất invoice

• In hóa đơn VAT nếu khách yêu cầu (đối với hóa đơn điện tử, hệ thống sẽ tạo file XML và PDF).

• Gửi invoice qua email hoặc in bản giấy kèm theo phiếu thanh toán.

+ Bước 4: Giải đáp thắc mắc, xử lý khiếu nại

• Nhân viên liên quan linh hoạt tiếp nhận và xử lý tình huống phát sinh nếu có xảy ra

• Đảm bảo chất lượng dịch vụ của cơ sở và sự chuyên nghiệp trong tác phong và thái độ làm việc.

Vai trò của invoice trong vận hành KS-NH

Invoice có vai trò quan trọng, mang lại lợi ích cho cả bên bán (là khách sạn/nhà hàng) và bên mua (là khách hàng). Cụ thể:

+ Với khách hàng:

• Cơ sở để thanh toán minh bạch, rõ ràng

• Là chứng từ hợp lệ để hoàn thuế (đối với khách quốc tế)

• Là tài liệu phục vụ kiểm toán nội bộ của doanh nghiệp (khách đoàn/công ty)

+ Với khách sạn – nhà hàng:

• Cơ sở để ghi nhận doanh thu

• Căn cứ để hạch toán kế toán và kê khai thuế

• Là công cụ kiểm soát dịch vụ, phòng ngừa gian lận nội bộ

Lưu ý đặc biệt khi xuất invoice cho khách quốc tế

• Ngôn ngữ: Nên có bản tiếng Anh song song nếu khách là người nước ngoài

• Thông tin hộ chiếu hoặc công ty nước ngoài: cần ghi rõ nếu invoice gửi về cơ quan, đại sứ quán, tổ chức quốc tế

• Hoàn thuế VAT: Cần ghi nhận đúng thông tin hóa đơn, kèm theo hộ chiếu để hoàn VAT theo quy định (áp dụng với du khách quốc tế mua hàng/dịch vụ tại VN)

Những lỗi thường gặp khi xử lý invoice

Sau đây là một số lỗi thường gặp nhất khi xử lý invoice nhân viên khách sạn cần lưu ý để tránh mắc phải:

Một số thuật ngữ liên quan đến invoice trong KS-NH

Tóm lại, Invoice trong ngành KS-NH không chỉ là hóa đơn, mà còn là mắt xích sống còn trong quy trình tài chính – kế toán – chăm sóc khách hàng. Việc hiểu rõ khái niệm invoice là gì, bản chất, phân loại, và quy trình xử lý invoice giúp nhân sự không chỉ làm việc chuyên nghiệp hơn mà còn đảm bảo tuân thủ pháp luật, giảm thiểu rủi ro và tạo dựng niềm tin với khách hàng.

Ms. Smile