Late Check-out là gì? Checklist xử lý yêu cầu LCO cho lễ tân

Trong lĩnh vực khách sạn, Late Check-out (LCO) là một thuật ngữ quen thuộc, không chỉ với khách lưu trú mà còn với nhân viên lễ tân, buồng phòng và quản lý. Vậy Late Check-out là gì, quy định, lợi ích và rủi ro của nó ra sao? Hãy cùng Hoteljob.vn tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Khách sạn cung cấp dịch vụ Late Check-out không đơn thuần là hỗ trợ thêm nhu cầu của khách lưu trú, mà còn là một phần trong chiến lược nâng cao trải nghiệm khách hàng và tối ưu doanh thu cho cơ sở.

Late Check-out là gì?

Late Check-out là việc khách rời khỏi phòng sau thời gian trả phòng tiêu chuẩn theo quy định của khách sạn.

Cụ thể:

• Thời gian Check-out tiêu chuẩn: thường từ 11:00 – 12:00 trưa

• Late Check-out: có thể dao động từ 12:30 đến 18:00 hoặc thậm chí trễ hơn

Hiểu một cách đơn giản thì, Late Check-out là trả phòng trễ hơn giờ trả phòng đã được quy định.

Các mốc thời gian thường gặp trong Late Check-out

Tuỳ thuộc vào quy định và chính sách tại mỗi cơ sở sẽ có bảng thời gian trả phòng kèm theo mức phí trả thêm tương ứng. Phổ biến nhất là:

Trước đó, Hoteljob.vn cũng có bài phân tích chi tiết về tình huống khách check-out trễ và chia sẻ quy trình check-out trễ cho lễ tân khách sạn - mời bạn đón đọc để có thêm thông tin.

Lợi ích của Late Check-out là gì?

Việc khách sạn cho phép khách lựa chọn dịch vụ Late Check-out mang lại ích lợi cho cả cơ sở kinh doanh lẫn khách hàng. Đó là:

+ Đối với khách hàng:

• Giúp họ thư giãn và chuẩn bị kỹ hơn trước khi rời khách sạn

• Tối ưu trải nghiệm, đặc biệt với khách quốc tế có chuyến bay khuya

• Cảm nhận được sự linh hoạt và chăm sóc cá nhân hóa từ khách sạn

+ Đối với khách sạn:

• Gia tăng doanh thu phụ trợ (ancillary revenue) qua phí check-out trễ

• Giữ chân khách trung thành với chính sách linh hoạt

• Cải thiện điểm số đánh giá trải nghiệm (guest satisfaction)

Khi nào nên áp dụng Late Check-out?

+ Khách sạn nên xem xét chấp thuận yêu cầu Late Check-out trong các trường hợp:

• Khách có chuyến bay muộn, cần thêm thời gian nghỉ ngơi

• Khách VIP, khách thân thiết (loyalty program)

• Thời điểm khách sạn không full công suất

• Khách đoàn có lịch trình cố định cần trả phòng đồng loạt

+ Tuy nhiên, nên từ chối hoặc tính phí hợp lý nếu:

• Tình trạng phòng kín, cần thời gian dọn phòng cho khách mới check-in

• Khách yêu cầu trễ quá thời gian quy định

• Không có thỏa thuận từ trước

Ứng dụng thực tế & cách xử lý chuyên nghiệp khi Late Check-out

+ Đối với nhân viên lễ tân

• Luôn kiểm tra tình trạng phòng và lịch khách đến trước khi chấp thuận

• Ghi chú rõ ràng yêu cầu Late Check-out trong phần mềm PMS

• Nếu tính phí, cần báo giá trước và xác nhận với khách

+ Đối với bộ phận buồng phòng (Housekeeping)

• Cập nhật thời gian khách trả phòng để lên kế hoạch dọn phòng phù hợp

• Tránh gây phiền nếu chưa đến giờ trả phòng của khách (theo điều chỉnh)

+ Đối với bộ phận đặt phòng (Reservation)

• Thiết lập tùy chọn Late Check-out trong gói dịch vụ (có/không tính phí)

• Gợi ý upsell dịch vụ Late Check-out qua email xác nhận, ứng dụng, hoặc khi khách nhận phòng

Checklist xử lý yêu cầu Late Check-out dành cho lễ tân

Dưới đây là Bảng checklist xử lý yêu cầu Late Check-out dành cho lễ tân khách sạn, giúp đảm bảo quy trình mượt mà, chuyên nghiệp và tránh sai sót trong vận hành hàng ngày:

Lưu ý quan trọng cho lễ tân khi xử lý yêu cầu Late Check-out:

• Không cam kết với khách khi chưa kiểm tra hệ thống hoặc chưa được cấp trên phê duyệt (nếu khách sạn quy định như vậy).

• Giao tiếp rõ ràng, lịch sự và thân thiện, ngay cả khi phải từ chối yêu cầu.

• Nếu khách không yêu cầu trước nhưng trả phòng trễ, cần xử lý khéo léo: hỏi lý do, thông báo chính sách, cân nhắc linh hoạt tùy tình huống.

• Linh hoạt cung cấp thêm voucher giảm giá cho các dịch vụ phụ trợ (như: F&B, spa…) nếu khách check-out trễ để tăng doanh thu

• Thông báo đến Houseekeeping gắn thẻ "Late Check-out" trên cửa phòng để tránh làm phiền khách…

Tóm lại, Late Check-out không đơn giản chỉ là “ở thêm vài giờ” mà còn là dịch vụ gia tăng giá trị trải nghiệm cho khách lưu trú. Việc áp dụng chính sách linh hoạt và hợp lý giúp khách sạn gia tăng sự hài lòng từ khách - tối ưu hóa doanh thu - đồng thời, tăng khả năng quay lại và đánh giá tốt từ khách đó…

Để Late Check-out trở thành điểm cộng trong dịch vụ, khách sạn cần có quy trình linh hoạt - giao tiếp rõ ràng - xử lý tinh tế, thay vì chỉ là một “dịch vụ tính phí” khô khan.

​Ms. Smile