[Tất Tần Tật] Mẫu bảng Checklist công việc theo Ca cho Lễ tân khách sạn

No.

Items

Yes

No

Note

Từ 6h00

 Tuân thủ quy định về đồng phục, đảm bảo trang phục gọn gàng, vệ sinh cá nhân sạch sẽ trước khi vào ca

 Bấm công tại máy chấm công của khách sạn

 Họp với Quản lý ca đêm, Quản lý ca ngày, bàn giao công việc với lễ tân ca đêm

 Đọc và tóm tắt các thông tin liên quan từ log-book gồm: thông tin khách đoàn (GIT), thông tin khách lẻ (FIT), nhiệm vụ hàng ngày, công việc tồn đọng từ ca trước

 Nhắc nhở ca đêm in - nộp báo cáo ca

 Kiểm tra nhạc nền, ánh sáng sảnh (tắt bớt những đèn, thiết bị điện không cần thiết)

 Làm vệ sinh khu vực làm việc đảm bảo sạch sẽ, đầy đủ các thiết bị, máy móc, vật dụng phục vụ công việc

 Chuyển thông tin nhiệm vụ chính/ nhiệm vụ công việc trong ngày tới các bộ phận liên quan như: danh sách khách check-out, check-in,…

Từ 7h00

 Kiểm tra để đảm bảo ánh sáng sảnh và nhạc nền tắt/ bật theo quy định

 Kiểm tra lại thông tin tiền phòng của GIT, FIT, đảm bảo trùng khớp với thời gian khách lưu trú và số liệu trong hóa đơn

 Kiểm tra thời gian đến của GIT, FIT; chuẩn bị hồ sơ check-in khách đoàn, lẻ đầy đủ

 Liên hệ với housekeeping (HK) chuẩn bị phòng cho khách, bao gồm cả phòng VIP, VVIP, phòng khách đến sớm, phòng khách đoàn, khách lẻ đến trong ngày

 Kiểm tra và nắm rõ tất cả các thông tin khách đến bao gồm: sở thích, yêu cầu đặc biệt, trăng mật, VIP, sinh nhật,…

 Theo dõi tình trạng phòng trên hệ thống phần mềm quản lý khách sạn, làm việc với HK về phòng đến sớm

 Thực hiện check-in, check-out cho khách theo chuẩn khách sạn, đảm bảo tất cả regcard, booking được in ra và chuẩn bị đầy đủ; những phòng check-out phải đính kèm hóa đơn GTGT (nếu có) để nộp lại cho kế toán vào cuối ca

 Kiểm tra và đặt dịch vụ (thức ăn, hoa quả, rượu, trà,…) nếu có cho các phòng yêu cầu (thường là phòng VIP, yêu cầu đặc biệt, trăng mật, sinh nhật,…)

Từ 10h00

 Xem xét và xử lý các công việc tồn đọng, ưu tiên xử lý những trường hợp khẩn cấp, có tính chất quan trọng hơn

 Kiểm tra một lần nữa với HK về phòng đến sớm

 Kiểm tra và đổi hóa đơn cho khách đoàn đến nếu có sự thay đổi số phòng

Từ 11h00

 Lấy và trao đổi tiền ngoại tệ với thủ quỹ nếu cần

 Kiểm tra thời gian đoàn đến với trưởng đoàn/ hướng dẫn viên; kịp thời nắm bắt thông tin để chuẩn bị và sắp xếp công việc cần thiết sẵn sàng trước khi đoàn đến trước giờ ăn trưa

 Ăn trưa (thông thường, mỗi nhân viên sẽ có 30p để ăn trưa, các nhân viên thay phiên nhau đi ăn)

Từ 12h00

 Thực hiện quy trình check-out, check-in tất cả các phòng liên quan theo chuẩn khách sạn

 Kiểm tra phòng sắp check-out; gọi điện vào phòng cho khách nếu không có yêu cầu check-out muộn

Từ 13h00

 Phối hợp với HK kiểm tra tất cả các phòng sắp checkout nhưng không có phản hồi 

 Cập nhật tình trạng phòng trên phần mềm hệ thống

Từ 13h45

 Kiểm tra quầy, bổ sung đầy đủ mọi vật dụng cần thiết, cập nhật thông tin vào log-book, xóa bỏ những tồn đọng đã hoàn thành (có ghi chú); cập nhật những tồn đọng mới, những việc cần bàn giao lại cho ca sau

 In báo cáo hàng ngày, báo cáo thu ngân, đảm bảo tất cả giao dịch trong ca đều chính xác

 Đóng ca, nộp toàn bộ khoản tiền thu được trong ca cho bộ phận kế toán

Từ 14h00

 Tham gia cuộc hộp giao ban, bàn giao công việc lại cho ca sau, kết thúc ca làm việc.

No.

Items

Yes

No

Note

Từ 14h00

 Tham gia cuộc họp giao ban, tiếp nhận công việc bàn giao từ ca trước

Từ 14h30

 Chuẩn bị chìa khóa phòng cho đoàn sắp check-in, kiểm tra giờ dự kiến đoàn đến.

 Chuẩn bị welcome drink, wet wipes cho GIT, FIT

 Phối hợp với HK theo dõi phòng chưa sẵn sàng

 Đảm bảo khu vực làm việc có đầy đủ thiết bị, máy móc, vật dụng phục vụ công việc

 Đọc log-book để nắm được các công việc còn tồn đọng và tiếp tục hoàn thành chúng

 Kiểm tra tình trạng phòng chuẩn bị đón khách (khách đoàn), phải chắc chắn rằng tất cả các phòng đã được kiểm tra và sẵn sàng trước giờ khách đến 1 tiếng

 Kiểm tra tình trạng phòng, làm chìa khóa cho khách đến (khách lẻ) nếu phòng đã được kiểm tra và sẵn sàng

Từ 16h00

 Kiểm tra tất cả các phòng check-out muộn và post phí trả phòng muộn nếu có theo quy định của khách sạn

Từ 17h00

 Ăn tối (mỗi nhân viên sẽ có 30p ăn tối, nhân viên thay phiên nhau đi ăn)

 Thực hiện check-in, check-out tất cả các phòng có liên quan, cập nhật thông tin vào phần mềm hệ thống

Từ 18h00

 Đảm bảo ánh sáng sảnh, nhạc nền được bật/ tắt theo quy định

 Kiểm tra với bellman nếu có chuyến bay sớm vào ngày tiếp theo và khách hàng đã đặt xe ra sân bay trước đó

 Kiểm tra và gửi order cho nhà hàng nếu có order hộp ăn sáng mang đi

 Kiểm tra và thông báo cho lễ tân ca đêm nếu khách yêu cầu cuộc gọi báo thức, order cho lễ tân vào sáng sớm hôm sau

 Kiểm tra và chuẩn bị khóa phòng cho toàn bộ khách sắp đến

Từ 19h30

 Thực hiện khai báo tạm trú cho toàn bộ khách hàng tới công an khu vực; cập nhật và điền đầy đủ mọi thông tin còn thiếu lên regcard sau khi trưởng ca đã kiểm tra và ký duyệt

 Làm sạch quầy, kiểm tra việc tồn đọng trong ca, xóa và ghi chú những việc đã xử lý; cập nhật mới và ghi chú những tồn đọng chưa thực hiện vào cho ca sau

 Post dịch vụ giặt là, hóa đơn ăn uống và các giao dịch khác nếu có

 Kiểm tra lại lần nữa thông tin đoàn sẽ check-out vào ngày mai kèm báo thức (nếu có) cho đoàn; đảm bảo nhà hàng đã được thông báo về thời gian ăn sáng của đoàn, thời gian hỗ trợ hành lý với bellman

Từ 20h30

 Cập nhật tình trạng phòng hiện tại trên phần mềm hệ thống; sắp xếp lại hóa đơn thuế GTGT (theo thứ tự, chạy từ số lớn đến số bé) cho phòng check-out; hoàn thiện toàn bộ hồ sơ cho khách đã check-in

 Kiểm tra lại quầy lễ tân, đảm bảo vệ sinh sạch sẽ, đầy đủ mọi vật dụng và thiết bị

Từ 21h30

 In báo cáo hàng ngày, báo cáo thu ngân; đảm bảo tất cả các giao dịch trong ca đều chính xác. Đóng ca

Từ 22h00

 Tham gia cuộc họp giao ban, bàn giao tiền quỹ và công việc cho ca sau, kết thúc ca làm việc

Items

Yes

No

Note

 Đọc và tóm tắt thông tin từ log-book gồm thông tin GIT, FIT, nhiệm vụ hàng ngày, công việc tồn đọng từ ca trước, tiếp tục thực hiện và hoàn thành

 Chuyển thông tin nhiệm vụ chính/ nhiệm vụ công việc trong ca cho các bộ phận liên quan thực hiện

 Đảm bảo khu vực làm việc sạch sẽ, đầy đủ vật dụng và thiết bị

 Kiểm tra và chuẩn bị cho khách đến muộn

 Kiểm tra đặt bữa sáng đưa đi, nhắc HK chuẩn bị và cung cấp nhanh chóng

 Nhận và kiểm tra các hóa đơn đi kèm từ outlet

 Chạy Night Audior (nếu có) khi khách có booking đã check-in hết

 Kiểm tra hồ sơ khách check-in vào hôm nay

 Nộp phiếu đã đăng ký vào danh sách khách in-house

 Kiểm tra yêu cầu báo thức, phối hợp với các bộ phận liên quan thực hiện

 Phối hợp với HK và bellman đảm bảo bữa sáng đưa đi được cung cấp theo yêu cầu của khách

 Chuẩn bị các file rời đi theo số phòng cho ca sáng

 In sẵn các folio

 Đảm bảo hóa đơn khách sắp check-out chính xác với đầy đủ giấy tờ đi kèm

 Kiểm tra danh sách khách rời đi sớm

 Phối hợp với bellman thực hiện các yêu cầu về taxi hoặc các phương tiên vận chuyển khác

 Kiểm tra cân đối tài chính; đóng cashier

 Nộp tiền cho thu ngân

 Bàn giao công việc cho ca sáng