Check-in là gì? Check-out là gì? Những điều cần biết về check- in, check-out

Trong lĩnh vực khách sạn, check-in, check-out là những thuật ngữ được sử dụng rất phổ biến. Vậy bạn có biết Check-in là gì? Check-out là gì? Hãy cùng Hoteljob.vn tìm hiểu điều này.

check-in là gì, check-out là gì, những điều cần biết về check-in check-out

Ảnh nguồn Internet

► Check-in là gì?

Check-in là quy trình thực hiện việc đăng ký, xác nhận để khách được lưu trú trong khách sạn. Công việc check-in này được thực hiện bởi nhân viên lễ tân tại quầy lễ tân khách sạn.

► Check-out là gì?

Check-out là quy trình thực hiện việc thanh toán, xác nhận để khách trả phòng và rời khách sạn. Đây cũng là phần công việc thuộc nhiệm vụ của nhân viên lễ tân khách sạn.

► Những điều cần biết về check-in

♦ Quy trình check-in

  1. Chào đón khách và tiếp nhận thông tin từ khách hàng.

  2. Xác định khách đã đặt phòng trước hay chưa, tùy vào yêu cầu của khách và tình hình thực tế mà sắp xếp phòng cho phù hợp.

  3. Thông báo cho bộ phận liên quan chuẩn bị phòng cho khách và xác nhận về tình trạng phòng.

  4. Xác nhận thông tin về giá phòng, loại phòng, số ngày lưu trú, phương thức thanh toán (trả trước hoặc trả sau), các dịch vụ kèm theo, các dịch vụ đặc biệt, các chương trình khuyến mãi của khách sạn.

  5. Xin thông tin cá nhân, mượn giấy tờ tùy thân làm thủ tục nhận phòng cho khách, mời khách ký xác nhận đặt phòng.

  6. Cung cấp cho khách các thông tin về các tour du lịch, địa điểm du lịch, giá vé…

  7. Hỏi khách có yêu cầu đặc biệt gì không.

  8. Giao chìa khóa phòng cho khách.

  9. Chúc khách có kỳ nghỉ vui vẻ và thông báo bộ phận hành lý dẫn khách lên phòng.

  10.  Hoàn tất việc cập nhật hồ sơ của khách vào hệ thống

check-in là gì, check-out là gì, những điều cần biết về check-in check-out

Ảnh nguồn Internet

♦ Một số lưu ý dành cho nhân viên lễ tân khi giao tiếp với khách trong quá trình check-in

  • Nhân viên lễ tân cần phải am hiểu về đặc trưng tâm lý từng loại khách, từng quốc gia mà có cách ứng xử cho phù hợp với văn hóa của khách.

  • Trang phục phải gọn gàng, sạch sẽ.

  • Chủ động chào đón khách, cư xử nhã nhặn, lịch sự và luôn nở nụ cười thân thiện.

  • Đối xử bình đẳng với tất cả các đối tượng khách.

  • Luôn sử dụng tên khách cùng với đại từ xưng hô trong quá trình đón tiếp.

  • Luôn thể hiện sự chân thành và nhiệt tình giúp đỡ khách.

  • Xin lỗi khách nếu buộc khách phải đợi lâu.

  • Tuyệt đối không được cáu gắt, tranh cãi hay tỏ thái độ tờ ơ với khách.

Bạn muốn tìm hiểu thêm: Đặc trưng tâm lý khách du lịch một số nước nhân viên lễ tân cần biết

► Những điều cần biết về check-out

♦ Quy trình check-out cho khách lẻ

  1. Chào hỏi khách và hỏi khách có hài lòng khi lưu trú tại khách sạn không?

  2. Hỏi số phòng và báo cho bộ phận buồng phòng kiểm tra phòng và minibar

  3. Kiểm tra trên hệ thống khách có mượn/ thuê đồ dùng của khách sạn không, nếu có thì đề nghị khách trả lại.

  4. Kiểm tra trên hệ thống khách đã sử dụng những dịch vụ trả phí nào và xác nhận lại với khách.

  5. Nhận thông báo của bộ phận buồng về tình trạng phòng, những đồ uống khách đã sử dụng trong minibar và xác nhận lại với khách.

  6. Lập hóa đơn thanh toán và chuyển cho khách kiểm tra lại.

  7. Thông báo số tiền cuối cùng khách phải thanh toán.

  8. Thực hiện việc thanh toán. Nếu công ty thanh toán thì yêu cầu khách ký xác nhận vào hóa đơn và lưu lại hóa đơn để thực hiện thủ tục thanh toán với công ty. Nếu khách thực hiện việc thanh toán bằng voucher thì đối chiếu với khoản nào được thanh toán bằng voucher, khoản nào phải chi trả tiền; đính kèm voucher vào hóa đơn để làm căn cứ thanh toán.

  9. Nếu khách thanh toán trực tiếp thì đóng dấu “Đã thanh toán” vào hóa đơn và đưa cho khách.

  10.  Nhận lại chìa khóa phòng và trả lại giấy tờ tùy thân, đồ khách đã gửi, thư, bưu kiện (nếu có).

  11.  Giao cho khách phiếu Check-out card để chuyển cho nhân viên hành lý vận chuyển hành lý ra xe.

  12.  Giúp khách tìm phương tiện di chuyển nếu khách cần.

  13.  Tạm biệt khách, chúc khách lên đường may mắn và hẹn gặp lại.

check-in là gì, check-out là gì, những điều cần biết về check-in check-out

Ảnh nguồn Internet

♦ Quy trình check-out cho khách đoàn

  1. Chuẩn bị sẵn danh sách khách đoàn

  2. Chào đón khách và xác nhận cách thức thanh toán của đoàn: chung cả đoàn hoặc riêng từng phòng.

  3. Thông báo với bộ phận buồng kiểm tra tình trạng phòng.

  4. Xác nhận các dịch vụ khách đoàn đã sử dụng trong quá trình lưu trú.

  5. Lập hóa đơn thanh toán.

  6. Yêu cầu trưởng đoàn hoặc đại diện từng phòng kiểm tra lại.

  7. Thực hiện việc thanh toán: hóa đơn đã được thanh toán xong thì đưa lại cho khách, còn nếu hóa đơn được công ty thanh toán thì yêu cầu khách ký xác nhận, lưu lại để thanh toán với công ty.

  8. Nhận lại chìa khóa phòng và trả lại giấy tờ tùy thân, đồ khách gửi, thư, bưu kiện (nếu có).

  9. Tham khảo ý kiến của khách về dịch vụ khách sạn.

  10.  Giao cho khách Check-out card để Bellman chuyển hành lý ra xe cho khách.

  11.  Giúp khách tìm phương tiện di chuyển nếu khách có nhu cầu.

  12.  Tạm biệt khách, chúc khách lên đường may mắn và hẹn gặp lại.

♦ Những công việc nhân viên lễ tân cần thực hiện sau khi khách trả phòng

  • Cập nhật lại tình trạng phòng vào hệ thống.

  • Tiến hành lưu hồ sơ khách hàng.

  • Chuyển hồ sơ thanh toán của khách cho bộ phận kế toán của khách sạn.

Xem thêm: 21 câu hỏi và trả lời phỏng vấn nhân viên lễ tân bằng Tiếng Anh

Ms. Smile

Tags :
Check-in là gì? Check-out là gì? Những điều cần biết về check- in, check-out
4.1 (161 đánh giá)
KIẾM TIẾN VỚI HOTELJOB.VN