Kiểm soát bộ phận thu ngân trong nhà hàng

Dưới đây là một số phương pháp giúp quản lý hiệu quả bộ phận thu ngân dành cho các chủ nhà hàng:​

1.      Kiểm soát huỷ order:

Nhân viên thu ngân phải kiểm tra tất cả các liên huỷ theo quy tắc của quy chế kiểm soát bộ phận bàn. Khi huỷ món luôn luôn phải có chữ ký của người có thẩm quyền, nếu không thì nhân viên thu ngân phải đền tiền.

2.      Phương thức thanh toán:

Khi thực hiện thanh toán cho khách, nhân viên thu ngân phải luôn thanh toán bằng bill. Tuyệt đối không được tiến hành thanh toán mà không in bill. Đối với trường hợp bất khả kháng như trục trặc, máy hỏng thì hóa đơn ghi tay nhất định phải có chữ ký của quản lý nhà hàng. Mọi sự sai sót, sửa chữa trong việc thánh toán, công bill phải có chữ ký của người có thẩm quyền.

Ngoài ra, hóa đơn phải được in trực tiếp từ máy tính tiền, không được sử dụng các phần mềm khác khi chưa được sự cho phép.

3.      Quản lý các sổ order:

Nhân viên thu ngân phải mở sổ theo dõi các quyển và số liên order đã giao cho bộ phận bàn, số liên trắng đã nhận được.

Nhân viên thu ngân phải báo cáo quản lý nhà hàng ngay trong trường hợp sau:  Nhận một liên order mới nhưng số order không liên tục với số order gần nhất nó (trong cùng một quyển order). Ví dụ: quyển số 89, liên 2325 là liên có số cao nhất đã được ghi, nhưng thu ngân lại nhận được liên tiếp theo là 3227.

Nhân viên thu ngân không giao cho người không có trách nhiệm xem sổ order hoặc tùy tiện mang đi nơi khác. Trong trường hợp phải rời khỏi vị trí thì phải cho tất cả các chứng từ, sổ sách vào trong tủ và khoá lại.

4.      Giảm giá:

Hóa đơn giảm giá phải có chữ ký của người có thẩm quyền hoặc quẹt thẻ (quẹt thẻ theo mã số). Đối với các thẻ giảm giá của công ty, nhân viên thu ngân phải thu lại phiếu giảm giá,  gạch chéo và bấm vào cùng với bill và order sử dụng cho bàn đó.

5.      Sử dụng hệ thống bill dự phòng:

Trường hợp nếu máy tính, máy in bị hỏng phải sử dụng hệ thống dự phòng hoặc viết tay thì bắt buộc phải có chữ ký xác nhận của quản lý nhà hàng vào bill.

6.      Quản lý bill, order:

Trước khi nhận bill, nhân viên thu ngân phải kiểm tra lại xem bill được kẹp kèm theo các order đã có chữ ký và họ tên của nhân viên phục vụ phụ trách bàn đó chưa. Mọi trường hợp xảy ra do không có đủ chữ ký, họ tên thì thu ngân sẽ phải chịu trách nhiệm.

Phải yêu cầu nhân viên phục vụ chuyển bill sau khi đã thanh toán cho khách ngay trong ca làm, không để sang ca khách. Nếu như nhân viên bàn không chuyển, nhân viên thu ngân phải có nghĩa vụ báo cáo ngay cho quản lý nhà hàng ngay trong ca làm việc đó.

Nhân viên thu ngân phải giao toàn bộ các bill và các order kèm theo cho thủ quỹ vào sáng ngày hôm sau, kể cả phiếu check order (nếu đã check xong).

Ms. Smile