Kids Policy là gì? Kids Policy trong lưu trú và những điều khách sạn cần nắm rõ

Trong kinh doanh dịch vụ lưu trú, ngoài việc xây dựng chính sách giá phòng, giờ nhận - trả phòng, phụ thu…, thì Kids Policy là một phần cực kỳ quan trọng nhưng nhiều khách sạn vẫn còn áp dụng chưa thống nhất gây nên các hệ luỵ không mong muốn về quyền lợi các bên, phàn nàn từ khách…

Vậy Kids Policy là gì? Bao gồm những quy định nào? Tại sao khách sạn cần có Kids Policy chuẩn ngay từ đầu? Cùng Hoteljob.vn tìm hiểu chi tiết dưới đây.

Kids Policy là gì?

Kids Policy là chính sách dành cho trẻ em khi lưu trú tại khách sạn, bao gồm các quy định liên quan đến:

• Độ tuổi trẻ em

• Chính sách ngủ chung – ngủ riêng

• Phụ thu trẻ em

• Sử dụng tiện ích (ăn sáng, hồ bơi, khu vui chơi…)

• Số lượng trẻ tối đa được phép ở trong phòng

Mỗi khách sạn sẽ có Kids Policy riêng tùy theo tiêu chuẩn sao, loại phòng, mô hình kinh doanh và phân khúc khách.

Vì sao Kids Policy quan trọng trong kinh doanh lưu trú?

Việc xây dựng Kids Policy chuẩn và triển khai áp dụng vào thực tế kinh doanh vận hành mang đến nhiều ích lợi cho cơ sở lưu trú. Cụ thể:

+ Hạn chế tranh cãi và phàn nàn từ khách

Một trong những lý do khiến khách bức xúc tại quầy lễ tân là phụ thu trẻ em, “con tôi mới 6 tuổi sao tính thêm tiền?”, “website nói miễn phí sao giờ tính phí?”…

Kids Policy rõ ràng giúp lễ tân xử lý nhanh, không mâu thuẫn.

+ Dễ dàng tư vấn – báo giá

Reservation, Sales, Lễ tân chỉ cần dựa theo policy để báo giá chính xác, nhất quán, tránh sai sót.

+ Kiểm soát số lượng khách trong phòng

Trẻ em tuy nhỏ tuổi nhưng vẫn là một đơn vị lưu trú. Policy rõ ràng giúp tránh tình trạng vượt công suất, gây quá tải phòng, ảnh hưởng PCCC.

+ Tối ưu doanh thu

Trẻ em vẫn sử dụng dịch vụ: ăn sáng, giường phụ, hồ bơi… Việc xây dựng phụ thu hợp lý giúp khách sạn gia tăng doanh thu mà vẫn đảm bảo hài hòa trải nghiệm.

+ Nâng cao trải nghiệm khách gia đình

Gia đình là nhóm khách có xu hướng quay lại cao. Kids Policy rõ ràng giúp khách an tâm lựa chọn và đánh giá tốt hơn.

Kids Policy trong khách sạn thường bao gồm những gì?

Dưới đây là những mục phổ biến nhất:

#1. Quy định độ tuổi trẻ em

Hầu hết khách sạn chia trẻ em thành các nhóm:

• 0 – dưới 5 tuổi: miễn phí

• 5 – dưới 12 tuổi: tính phụ thu theo mức riêng

• Từ 12 tuổi trở lên: tính như người lớn

Một số resort cao cấp có thêm nhóm: 0–3, 3–6, 6–12…

#2. Chính sách ngủ chung – ngủ riêng

Phổ biến:

• Trẻ dưới 5–6 tuổi: ngủ chung giường có thể miễn phí

• Trẻ trên 6 tuổi: tính phụ thu ngủ chung hoặc yêu cầu extra bed

#3. Phụ thu trẻ em

Phụ thu thường tính theo:

• Phụ thu ăn sáng

• Phụ thu ngủ chung

• Phụ thu giường phụ

• Combo trẻ em (ăn sáng + tiện ích)

Các khách sạn 4–5 sao thường có mức phụ thu trẻ em rõ ràng theo từng độ tuổi.

#4. Quy định về số lượng trẻ em tối đa

Để tránh quá tải phòng:

• Mỗi phòng chỉ cho phép 1–2 trẻ

• Phòng tiêu chuẩn chỉ chứa tối đa 2 người lớn + 1 trẻ

• Phòng Family hoặc Suite có thể linh hoạt hơn

#5. Chính sách sử dụng tiện ích của trẻ em

Một số tiện ích cần quy định rõ:

a/ Ăn sáng

Rất nhiều khách sạn áp dụng:

• Trẻ dưới 5 tuổi: miễn phí

• Trẻ 5–11 tuổi: 50% giá người lớn

• Trẻ từ 12 tuổi: như người lớn

b/ Hồ bơi – Fitness

Có nơi quy định:

• Trẻ dưới 12 tuổi phải có người lớn đi kèm

• Không cho trẻ dưới 6 tuổi vào sauna/steam

c/ Kids Club

• Miễn phí hoặc có phí theo giờ

• Quy định độ tuổi trẻ được vào

Đọc thêm: Khách sạn nên cung cấp dịch vụ gì cho khách hàng nhí?

Các mô hình Kids Policy phổ biến trong khách sạn tại Việt Nam

#1. Mô hình “miễn phí tối đa” (Các khách sạn hướng gia đình)

• Trẻ < 6 tuổi: miễn phí cả ngủ – ăn sáng

• Trẻ 6–12: phụ thu thấp

• Khuyến khích gia đình vì giữ chân tập khách hàng quay lại

#2. Mô hình “phụ thu theo độ tuổi”

Phổ biến nhất trong hệ thống 3–5 sao. Minh bạch, dễ quản lý, tối ưu doanh thu.

#3. Mô hình “tính theo chiều cao” (áp dụng nhiều ở khu buffet)

• <1m: miễn phí

• 1m–1m3: 50%

• 1m3: tính như người lớn

Dễ áp dụng, ít tranh cãi.

Những lưu ý khi thiết lập Kids Policy tại khách sạn

+ Nhất quán trên tất cả kênh OTA và Website

(Booking, Agoda, Traveloka...) Tránh tình trạng một nơi ghi miễn phí – nơi khác ghi phụ thu → khách phàn nàn.

+ Reservation – Sales – FO phải thống nhất 100%

Không được báo giá theo “ý mỗi người”.

+ Đào tạo lễ tân xử lý tình huống

Ví dụ: khách mang theo 2 trẻ nhưng phòng chỉ được 1 → upsell lên hạng phòng cao hơn.

+ Luôn thông báo trước khi nhận phòng

Gửi Kids Policy trong email xác nhận booking.

+ Không nên thay đổi liên tục

Gây rối quy trình nội bộ và dễ sai sót.

Ví dụ Kids Policy mẫu cho khách sạn 4 sao

- Trẻ em 0–5 tuổi: miễn phí ngủ chung, miễn phí ăn sáng

- Trẻ em 6–11 tuổi: phụ thu 150.000đ/bé (ngủ chung) + 100.000đ ăn sáng

- Từ 12 tuổi: tính như người lớn

- Giường phụ: 450.000đ/đêm

- Mỗi phòng tối đa: 2 người lớn + 1 trẻ; hoặc 2 người lớn + 2 trẻ (dưới 6 tuổi)

Tóm lại thì - Kids Policy là một phần quan trọng trong kinh doanh lưu trú, ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng và hiệu quả vận hành. Một chính sách trẻ em rõ ràng – minh bạch – nhất quán giúp:

- Hạn chế tranh cãi tại quầy lễ tân

- Dễ báo giá – nhận booking

- Kiểm soát công suất phòng

- Tối ưu doanh thu

- Nâng cao trải nghiệm của khách gia đình

Khách sạn nên xây dựng Kids Policy ngay từ đầu, cập nhật trên mọi kênh bán, đào tạo nhân viên áp dụng thống nhất để mang lại dịch vụ chuyên nghiệp nhất.

Ms. Smile