Physical Inventory được hiểu là hoạt động kiểm kê thực tế hàng hóa, vật tư, thiết bị hoặc các tài sản thuộc phạm vi quản lý của khách sạn. Quá trình này bao gồm việc xác định số lượng thực tế, ghi nhận kết quả và đối chiếu với dữ liệu trên sổ sách hoặc hệ thống quản lý để phát hiện những chênh lệch nếu có. Trong môi trường khách sạn, Physical Inventory có thể được thực hiện đối với thực phẩm, đồ uống, vật tư buồng phòng, đồ vải, dụng cụ nhà hàng, hóa chất vệ sinh và nhiều loại tài sản khác. Phạm vi kiểm kê phụ thuộc vào đặc điểm hoạt động, quy định quản lý và yêu cầu kiểm soát của từng khách sạn.

Trong tiếng Anh, Inventory thường được hiểu là hàng tồn kho hoặc danh mục tài sản, hàng hóa được quản lý. Tuy nhiên, trong hoạt động kinh doanh khách sạn, đặc biệt là quản lý doanh thu phòng, thuật ngữ này thường được dùng để chỉ quỹ phòng hoặc nguồn cung phòng được khách sạn quản lý, phân bổ và đưa vào kinh doanh. Một khách sạn có thể sở hữu hàng trăm phòng nhưng không phải tất cả đều có thể bán tại cùng một thời điểm. Một số phòng đang có khách lưu trú, một số phòng tạm ngừng khai thác để bảo trì, trong khi những phòng khác có thể đã được giữ chỗ cho đoàn khách hoặc được phân bổ theo chính sách bán hàng.

Hàng tồn kho của nhà hàng là toàn bộ những nguyên vật liệu, các loại hàng hóa, công cụ dụng cụ, máy móc thiết bị liên quan được nhập/ mua về dự trữ trong kho, sẵn sàng xuất kho để bán cho khách hàng hoặc để sử dụng - phục vụ cho công việc của nhân viên và phục vụ khách, chế biến món ăn, đồ uống khách order…

Linen trong khách sạn được hiểu là tất cả các loại đồ vải được sử dụng trong quá trình phục vụ khách hàng, chủ yếu trong phòng ngủ, phòng tắm và nhà hàng. Đây là nhóm vật dụng đóng vai trò thiết yếu trong việc đảm bảo vệ sinh – độ thoải mái – tính thẩm mỹ cho khách lưu trú.

Just-in-time (JIT) là một phương pháp quản lý vận hành theo nguyên lý: “đúng số lượng – đúng nơi – đúng thời điểm”. Thay vì dự trữ hàng hóa hay nguyên vật liệu quá nhiều, doanh nghiệp chỉ nhập hoặc sản xuất đúng lượng cần thiết vào đúng lúc cần dùng đến. Mục tiêu của JIT là giảm thiểu lãng phí, tiết kiệm chi phí lưu kho và tối ưu hoá hiệu quả vận hành.