Briefing là gì? Vì sao khách sạn - nhà hàng chuyên nghiệp luôn briefing mỗi ca?

Trong ngành khách sạn - nhà hàng, có một việc gần như lặp lại mỗi ngày ở mọi bộ phận: briefing đầu ca hoặc cuối ca. Chỉ vài phút ngắn ngủi trước giờ vận hành, nhưng đây lại là khoảng thời gian cực kỳ quan trọng để cả đội ngũ cập nhật thông tin, bàn giao công việc, chỉnh lại tác phong và chuẩn bị tinh thần phục vụ khách hàng.

Vậy briefing là gì? Vì sao những môi trường chuyên nghiệp luôn duy trì briefing thường xuyê? Và một buổi briefing hiệu quả thực sự mang lại điều gì cho vận hành khách sạn - nhà hàng? Cùng Hoteljob.vn tìm hiểu chi tiết nhé!

Briefing là gì?

Cuối ca làm việc, khi khách đã thưa dần, tiếng máy in bill cũng im hẳn, nhiều quản lý vẫn giữ nhân viên lại thêm khoảng 5 – 10 phút để briefing cuối ngày. Với người ngoài nghề, đó có thể chỉ là một cuộc họp ngắn. Nhưng với những ai đã làm lâu trong ngành khách sạn - nhà hàng, briefing gần như là một phần không thể thiếu trong guồng vận hành mỗi ngày.

Vậy Briefing là gì?

Briefing là buổi trao đổi ngắn giữa quản lý và nhân viên trước hoặc sau ca làm việc nhằm cập nhật tình hình vận hành, phân công công việc, nhắc nhở tiêu chuẩn dịch vụ và xử lý các vấn đề phát sinh trong ca.

Trong khách sạn, briefing diễn ra ở hầu hết mọi bộ phận. Lễ tân briefing để nắm tình hình khách check-in, check-out và khách VIP. Nhà hàng briefing để cập nhật số lượng khách, tiệc, menu đặc biệt hoặc những lưu ý về phục vụ. Bộ phận buồng phòng briefing để bàn giao tình trạng phòng và ưu tiên dọn dẹp. Ngay cả bếp, bar hay bảo vệ cũng đều có briefing riêng trước giờ vận hành.

Có nơi briefing chỉ vài phút. Có nơi làm rất kỹ trước mỗi ca. Nhưng điểm chung là những môi trường chuyên nghiệp gần như không bỏ qua hoạt động này.

Vì sao briefing lại quan trọng trong ngành dịch vụ?

Ngành khách sạn - nhà hàng khác nhiều ngành nghề khác ở chỗ mọi thứ thay đổi liên tục theo từng giờ. Một yêu cầu mới từ khách, một bàn tiệc phát sinh, một phòng check-in sớm hay chỉ một thông tin bị truyền sai cũng có thể khiến cả ca làm rối lên ngay lập tức.

Vì vậy, briefing không đơn thuần là “họp đầu giờ”. Nó là cách để cả đội ngũ cùng đứng lại vài phút trước khi vận hành, để chắc rằng tất cả đều đang nhìn về cùng một hướng.

Nhiều nhân viên mới thường thắc mắc vì sao phải briefing mỗi ngày, thậm chí mỗi đầu và cuối ca. Bởi ở những nơi làm dịch vụ chuyên nghiệp, người ta không để sai sót tồn tại quá lâu. Một lỗi xảy ra hôm nay cần được nhắc ngay hôm nay. Một vấn đề phát sinh trong ca phải được xử lý ngay trước khi chuyển sang ca khác. Nếu đợi đến cuối tuần hay cuối tháng mới họp rút kinh nghiệm thì rất nhiều chuyện đã lặp lại không biết bao nhiêu lần.

Đó cũng là lý do briefing được xem như “nhịp thở” của vận hành khách sạn - nhà hàng.

Một buổi briefing thường có những nội dung gì?

Dù mỗi bộ phận có cách briefing khác nhau, nhưng nhìn chung, nội dung thường xoay quanh việc cập nhật thông tin vận hành trong ngày.

Quản lý sẽ thông báo tình hình khách lưu trú, khách VIP, khách đoàn hoặc những sự kiện đặc biệt sắp diễn ra. Với nhà hàng, đó có thể là số lượng booking, bàn tiệc lớn, món đặc biệt trong ngày hay những lưu ý liên quan đến thực đơn. Với lễ tân, đó có thể là các yêu cầu đặc biệt từ khách hoặc tình trạng phòng cần ưu tiên.

Sau phần cập nhật thông tin là phân công công việc cho từng nhân sự. Trong giờ cao điểm, việc chia khu vực phục vụ, giao trách nhiệm cụ thể hay điều phối hỗ trợ giữa các nhân viên là cực kỳ quan trọng. Một ca làm vận hành mượt hay không đôi khi chỉ nằm ở việc briefing đầu ca có rõ ràng hay không.

Ngoài giao việc, briefing cũng là lúc quản lý nhắc lại các tiêu chuẩn dịch vụ. Từ cách giao tiếp với khách, tốc độ xử lý công việc cho đến thái độ phục vụ đều có thể được lưu ý nhanh trước giờ vào ca.

Ở nhiều khách sạn, briefing còn đi kèm việc kiểm tra đồng phục và tác phong. Nhân viên phải đảm bảo tóc tai gọn gàng, bảng tên đầy đủ, giày dép đúng quy định và diện mạo chỉn chu trước khi xuất hiện trước khách hàng. Trong ngành dịch vụ, hình ảnh cá nhân không chỉ đại diện cho bản thân nhân viên mà còn đại diện cho cả thương hiệu khách sạn hay nhà hàng đó.

Nếu là briefing cuối ca, nội dung thường tập trung vào việc nhìn lại những gì đã xảy ra trong ngày. Những vấn đề chưa tốt sẽ được nhắc lại để rút kinh nghiệm ngay lập tức. Không phải để chỉ trích ai, mà để cả đội cùng hiểu chuyện gì cần làm tốt hơn ở ca sau.

Briefing đầu ca giúp cả đội vận hành trơn tru hơn thế nào?

Có một thực tế rất dễ thấy trong ngành dịch vụ này là: ca làm càng đông khách, briefing càng quan trọng.

Những ngày lễ, cuối tuần hoặc có tiệc lớn, chỉ cần thiếu một thông tin nhỏ là mọi thứ có thể rối ngay lập tức. Phục vụ không nắm sơ đồ bàn, bếp không biết khách dị ứng món gì, lễ tân không cập nhật phòng ưu tiên… tất cả đều có thể ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng.

Một buổi briefing đầu ca tốt giúp mọi người chuẩn bị tâm thế rõ ràng hơn trước khi bước vào giờ cao điểm. Ai phụ trách việc gì, hôm nay cần lưu ý điều gì, khu vực nào đông khách, bộ phận nào đang thiếu người… tất cả đều được thống nhất từ đầu.

Đó cũng là lý do nhiều quản lý lâu năm luôn rất kỹ trong phần briefing đầu ca. Họ hiểu rằng vài phút chuẩn bị kỹ có thể giúp cả ca làm nhẹ hơn rất nhiều.

Vì sao briefing cuối ca cũng quan trọng không kém?

Nếu briefing đầu ca là để chuẩn bị cho vận hành, thì briefing cuối ca là để nhìn lại những gì vừa diễn ra.

Trong ngành dịch vụ, áp lực công việc thường rất nhanh và liên tục. Có những lỗi nhỏ xảy ra giữa giờ đông khách mà lúc đó chưa thể ngồi lại phân tích ngay. Vì vậy, cuối ca chính là thời điểm thích hợp để cả đội cùng rà soát lại.

Một món ăn ra chậm. Một complaint xử lý chưa khéo. Một bàn khách chờ quá lâu. Một thông tin bàn giao chưa đầy đủ. Tất cả đều cần được nhắc lại ngay khi mọi người vẫn còn nhớ rõ tình huống.

Nhiều nơi mắc sai lầm khi chỉ họp định kỳ theo tuần hoặc theo tháng. Nhưng thực tế, chất lượng dịch vụ không được cải thiện từ những cuộc họp lớn kéo dài hàng tiếng đồng hồ. Nó đến từ việc sửa những điều nhỏ nhất ngay sau mỗi ca làm việc.

Những đội ngũ mạnh trong ngành khách sạn thường không phải là đội ngũ chưa từng sai. Họ chỉ đơn giản là sửa sai nhanh hơn người khác.

Briefing tốt không phải để tạo áp lực

Không ít nhân viên từng sợ briefing vì nghĩ đó là lúc quản lý “soi lỗi” hoặc phê bình tập thể. Nhưng briefing hiệu quả thật sự không nên mang cảm giác nặng nề như vậy.

Một người quản lý giỏi sẽ biết cách biến briefing thành khoảng thời gian kết nối đội ngũ thay vì tạo áp lực. Họ nhắc lỗi nhưng vẫn giữ sự tôn trọng cho nhân viên. Họ khen đúng lúc, góp ý đúng trọng tâm và luôn hướng mọi người đến giải pháp thay vì chỉ tập trung vào vấn đề.

Thực tế, nhiều nhân viên gắn bó lâu với nghề thường nhớ rất rõ những buổi briefing truyền động lực trước giờ cao điểm, hơn là những lần bị nhắc lỗi. Bởi đôi khi, chỉ vài câu nói đúng lúc trước ca làm cũng đủ giúp cả đội bước vào công việc với tinh thần khác hẳn.

Tóm lại thì - Trong ngành khách sạn - nhà hàng, briefing chưa bao giờ là một thủ tục cho có. Đó là khoảng thời gian ngắn nhưng cực kỳ quan trọng để cả đội ngũ đồng bộ thông tin, chỉnh lại tác phong, rà soát vận hành và chuẩn bị tốt hơn cho từng ca làm việc.

Dù bạn là nhân viên phục vụ, lễ tân, bartender, buồng phòng hay quản lý, briefing vẫn luôn là một phần rất đặc trưng của nghề dịch vụ. Bởi sự chuyên nghiệp trong khách sạn không được tạo nên từ những điều quá lớn lao. Nó đến từ việc cả đội ngũ cùng chỉnh mình tốt hơn sau mỗi ngày làm việc.

Khách sạn bạn đang làm việc có briefing mỗi ca không? Bạn nhận lại được gì sau mỗi buổi briefing ngắn ngủi đó?

Ms. Smile