November 20, 2017 7274 bientap

Nhân viên đặt phòng khách sạn không chỉ tiếp nhận các yêu cầu đặt phòng từ khách hàng qua điện thoại mà còn qua cả hệ thống văn bản như: fax, email… Vậy quy trình nhận – sửa đổi và hủy đặt phòng bằng văn bản được thực hiện như thế nào? Hãy tìm hiểu cùng Hoteljob.vn.

Tìm hiểu 3 quy trình nhận – sửa đổi và hủy đặt phòng khách sạn bằng văn bản

Ảnh nguồn Internet

► Quy trình nhận đặt phòng bằng văn bản

♦ Bước 1: Phân loại email hoặc fax đặt phòng, ưu tiên giải quyết những yêu cầu đặt buồng khẩn hoặc trong cùng 1 ngày.

♦ Bước 2: Tiếp nhận thông tin đặt phòng

Đọc kỹ các văn bản yêu cầu đặt phòng, xác định rõ các yếu tố sau:

Nguồn khách
Số lượng phòng
Loại phòng
Số lượng khách
Thời gian đặt phòng và lưu trú
Yêu cầu về dịch vụ
Giá và các yêu cầu đặc biệt khác.

♦ Bước 3: Kiểm tra khả năng đáp ứng

Kiểm tra trên hệ thống khả năng đáp ứng các yêu cầu của khách và thực hiện việc giữ phòng cho khách.

♦ Bước 4: Ghi thông tin xác nhận lên văn bản đặt phòng

Ngày xác nhận đặt phòng
Những điều đã thống nhất và chưa thống nhất
Ký tên, đóng dấu…

♦ Bước 5: Kết thúc và lưu thông tin đặt phòng

Đóng dấu đã gửi đi (Fax out)
Thực hiện việc gửi văn bản đặt phòng lại cho khách
Lưu hồ sơ đặt phòng

Bạn muốn xem thêm: Những câu hỏi thường gặp khi phỏng vấn vị trí nhân viên đặt phòng

► Quy trình sửa đổi đặt phòng bằng văn bản

Trong trường hợp, khách muốn sửa đổi đặt phòng qua văn bản thì nhân viên thực hiện quy trình sau:

♦ Bước 1: Xác định yêu cầu sửa đổi đặt phòng

♦ Bước 2: Kiểm tra khả năng đáp ứng của khách sạn

♦ Bước 3: Làm văn bản xác nhận yêu cầu sửa đổi đặt phòng

Nội dung sửa đổi: chấp nhận yêu cầu hoặc gợi ý những giải pháp thay thế tốt cho khách.
Tên người nhận sửa đổi
Ngày thực hiện sửa đổi

♦ Bước 4: Gửi văn bản đã sửa đổi đặt phòng cho khách.

♦ Bước 5: Thực hiện sửa đổi đặt phòng

Thay đổi thông tin trên hệ thống hoặc phiếu đặt phòng
Cập nhật và lưu đầy đủ các thông tin sau: Tên người yêu cầu sửa đổi đặt phòng, Ngày – tháng – năm thực hiện sửa đổi đặt phòng, tên nhân viên nhận và thực hiện sửa đổi.
Cập nhật tình trạng đặt phòng
Lưu hồ sơ sửa đổi đặt phòng

► Quy trình hủy đặt phòng bằng văn bản

♦ Bước 1: Xác định yêu cầu hủy đặt phòng

♦ Bước 2: Làm văn bản xác nhận yêu cầu hủy đặt phòng và gửi cho khách (nếu khách yêu cầu)

Nội dung hủy: chấp nhận hoặc gợi ý giải pháp thay thế
Tên người nhận hủy
Ngày thực hiện hủy

♦ Bước 3: Thực hiện sửa đổi đặt phòng

Thay đổi thông tin đặt phòng trên hệ thống hoặc phiếu đặt phòng
Cập nhật và lưu đầy đủ các thông tin sau: Tên người yêu cầu hủy đặt phòng, ngày – tháng – năm thực hiện hủy đặt phòng, tên nhân viên nhận và thực hiện hủy.
Cập nhật tình trạng đặt phòng
Lưu hồ sơ hủy đặt phòng